Как правильно подписывать книгу учета движения трудовых книжек

Основные правила заполнения журнала движения трудовых книжек

Журнал движения трудовых книжек и вкладышей к ним – документ, в котором осуществляются самые значимые для трудовой деятельности работника, данные.

Они оформляются в каждой из организаций и имеют беспрецедентную важность. По этим записям можно отследить подлинность сведений в книжке её владельца, а также – восстановить картину его деятельности или трудовой стаж в случае утери трудовой.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-59-47 . Это быстро и бесплатно !

Как правильно вести?

Ведение журнала осуществляется по определённому стандарту, регламентированному Трудовым кодексом, а также другими нормативными документами, к числу которых относятся Правила ведения обозначенной Книги, утверждённое правительством РФ от 16 апреля 2003 года, за № 225.

Прежде чем начать вносить записи в Книгу, она должна быть надлежаще подготовлена:

В ней должны регистрироваться трудовые книжки при приёме и увольнении, то есть когда ответственное лицо получает их на хранение и передаёт владельцу по окончании этого периода. Кроме этого учёту в журнале подлежат книжки, оформленные непосредственно на предприятии на чистом бланке. Они заводятся работникам, которые приступают к трудовым обязанностям впервые.

Каждая запись о приёме ТК всегда вносится под соответствующим порядковым номером. Для того, чтобы её оформить, нужно заполнить 11 граф, каждая из которых содержит совокупность сведений о трудовой владельца и об основаниях её принятия на хранение, которыми являются приказы о приёме на работу. Две последние графы – 12 и 13 оформляются при увольнении.

Правила заполнения и ведения

Он оформляет приказом уполномоченное лицо, которое разделяет с ним эту ответственность. Выбор уполномоченного зависит:

  1. От масштабности предприятия, на котором производится учёт и хранение ТК.
  2. От наличия на предприятии штатных кадровиков.
  3. От личных предпочтений руководителя, который выбирает ответственного за ведение журнала на основании различных подходов к вопросу.

Книга заполняется аккуратно, без помарок, шариковой ручкой или чернилами синего, фиолетового или чёрного цвета.

Каждая запись наделена собственным уникальным номером, под которым вносятся сведения о движении ТК.

Как заполнять?

В Книгу вписываются сведения о книжках, передаваемых на хранение работодателю при поступлении на работу. Впоследствии, по увольнении с работы, трудовые выдаются на руки владельцам, о чём в соответствующих графах № 12 и 13 вносятся необходимые записи.

Момент заполнения последней колонки у многих неопытных кадровиков вызывает вопросы, которые необходимо рассмотреть отдельно. Казалось бы, нет ничего проще проставленной в 13 графе подписи при получении трудовой. Однако в случае неявки за ней работника лично, возникают сомнения в том – кто может поставить подпись.

Правила и инструкции, на основании которых производится учёт и ведение трудовых книжек, нигде прямо не отвечают на этот вопрос. Кроме этого, внимательно изучив нормативные документы – невозможно найти какого либо запрета на подпись в журнале лица, который забирает трудовую работника:

  • по доверенности;
  • в случае смерти.

То же касается кадровика, пересылающего трудовую книжку почтой. При оформлении её на хранение (в случае неполучения работником) уполномоченный так же окажется в затруднительном положении.

Он может посчитать возможным выходом – внесение собственной подписи. Но подобное окажется нарушением нормативов, в которых указано, что подпись за получение трудовой работник ставит лично. Из этого положения следует недопустимость проставления в журнале чужой подписи. Однако в перечисленных случаях в последней графе необходимо сделать пометку со ссылкой на документ:

  • номер почтовой квитанции;
  • номер доверенности.

Как подписывать титульный лист?

Прежде чем заполнить его, необходимо, чтобы книга соответствовала предъявляемым к ней требованиям, с нумерацией страниц и опломбировкой.

После этого уполномоченный на заполнение специалист может приступить к заполнению титульного листа. Записи должны вноситься аккуратно и без помарок – эти требования предъявляются ко всем без исключения записям, вносимым в журнал.

Наименование предприятия, на котором осуществляется учёт ТК должно вноситься правильно и в соответствии с правоустанавливающими документами предприятия, то есть должно полностью совпадать с наименованием в учредительном документе. Также нужно указать форму и тип собственности предприятия.

Если титульный лист оформляется индивидуальным предпринимателем собственноручно, по причине отсутствия специалистов, ответственных за делопроизводство, ему необходимо прописать форму собственности ИП, а далее внести свои личные данные полностью, в качестве наименования предприятия.

Эти данные полностью должны совпадать со сведениями, используемыми при регистрации ИП, а также – с паспортными данными.

Затруднение в некоторых случаях вызывает дата хранения, где необходимо указать срок, в течение которого журнал будет находиться в организации. Этот срок устанавливается локальным актом (приказом) и составляет от 50 до 75 лет. При внесении записи необходимо поставить дату заполнения титульного листа в качестве отправной точки начала ведения и учёта ТК, а далее через тире поставить аналогичное число, а год – на 50 или 75 лет больше, в зависимости от решения руководителя.

Исправления

Учитывая наличие человеческого фактора, сложно полностью застраховаться от ошибок. Несмотря на то, что Правила прописывают заполнять журнал без помарок и ошибок, предусмотрено, что ошибки всё равно могут быть допущены.

Журнал – документ строжайшего учёта и контроля, исправления в котором аналогичны подделке документов. Некомпетентный работник, внёсший непосредственное исправление в Книгу учёта может значительно пострадать от своей недальновидности.

Наличие пломб, печатей и нумерации листов обозначает, что никакое неправомерное вторжение в записи производиться не может. Не являются исключением и неправомерные исправления.

При допущении ошибки нельзя:

  • пользоваться штрихом;
  • ластиком;
  • зачёркивать букву или номер и исправлять их в тексте.

Однако в нормативных документах, в том числе – в Трудовом кодексе или Правилах (№ 225) не указываются способы исправления ошибок, которые допускаются законодательно.

Поэтому будет не лишним издать приказ или другой нормативный акт локального происхождения, который позволит кадровику исправлять ошибки по стандарту, установленному для конкретного журнала учёта.

Можно составить памятку исправления ошибок, которой пользуются некоторые кадровики, понимая, что кадровый работник или лицо, уполномоченное за ведение журнала, может перемениться и начать исправление ошибок по собственному усмотрению. Желательно этого избегать, как собственно – стремиться избегать допуска ошибок в принципе.

Оба из них можно использовать при работе с Книгой учёта:

  1. Неверная запись полностью зачёркивается одной линией полностью, рядом делается надлежащая запись и делается приписка: «исправленному верить». Обязательно проставляется должность лица, исправившего ошибку, с указанием фамилии и инициалов.
  2. Следом за неверной записью или опиской, следует внести: «запись за номером (указать) считать недействительной» или «запись в колонке (указать) считать недействительной». После этого необходимо внести верную запись.

По правовому статусу оба способа равнозначны. Однако для ведения одного журнала желательно избрать определённый способ исправления ошибок, утвердить его локальными инструкциями по ведению журнала и использовать законно.

Замена книги учёта движения трудовых книжек

Законодательство не предусматривает определённого алгоритма замены журнала, в котором учитывались трудовые.

Однако пользование этими документами происходит на протяжении 10 лет, что допускает их замену. Естественно, что на многих предприятиях за этот период журналы заканчивались. В обиходе сложились правила, которые распространяются повсеместно и принимают форму установленных норм.

В первом случае, по окончании Книги учёта, заводится новый экземпляр. Последняя заполненная страница завершается записью, что журнал окончен. Он сдаётся в архив, а на новом бланке оформляется новый журнал. То есть вновь образованная Книга учёта оформляется в качестве самостоятельного документа, с новым перечнем порядковых номеров. Она утрачивает логическую и правовую связь с предшествующим журналом.

Во втором случае, последняя страница в журнале не знаменует завершения Книги учёта, а продолжает её на следующем бланке, который оформлен надлежащим образом, но учитывается в качестве единой книги, то есть продолжения первой.

Здесь могут повторяться регистрационные номера книги, а также могут использоваться те же идентификаторы при её опломбировании. Этот экземпляр нумеруется по принципу продолжения порядковых номеров. То есть последний номер в старой Книге является предшествующим для первого (следующего по порядку) номера в новом экземпляре.

Оба правила правомерны и могут использоваться с равным успехом. Самое главное – надлежащее оформление, которое требуется по нормативам.

Что делать если книга учёта движения трудовых книжек не велась?

При первой же проверке трудовых инспекторов и обнаружении столь серьёзного недочёта в работе, будут вменяться штрафные санкции. Если руководитель предприятия, который отвечает за организацию кадрового делопроизводства, обнаружил эту проблему, ему необходимо срочно принять меры по её исправлению.

Обычно отсутствие журнала наблюдается у индивидуальных предпринимателей, которым до недавнего времени не разрешалось вести ТК.

Соответственно, в таких условиях не были заведены и Книги их учёта. В настоящее время нужно завести журнал, внеся в него все имеющиеся в наличии трудовые работников, работающих у юридического лица.

Для этого нужно подготовить журнал по всем правилам, заполнить титульный лист, а далее – вписать в хронологическом порядке все имеющиеся трудовые работников. То есть под номером 1 должен быть вписан тот, кто устроился на работу ранее всех, а далее – книжки тех, кто устроился позже (поочерёдно). Ничего страшного в том, что дата заполнения журнала и дата приёма на работу сотрудника различаются. Главное, чтобы документ был оформлен надлежащим образом.

Образец титульного листа книги учёта трудовых книжек и вкладышей к ним

Полезное видео по теме

Заключение.

При работе с документами учёта трудовых книжек, к которым относится соответствующий журнал, могут возникнуть вопросы, которые придётся решать незамедлительно. Для этого Книгу учёта с самого начала нужно вести ответственно и аккуратно, не допуская грубых нарушений. По окончании свободных страниц в документе – его нужно незамедлительно заменить. А если обнаружено его отсутствие – срочно завести.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-59-47 (Москва)
+7 (812) 467-40-53 (Санкт-Петербург)

Как правильно подписывать книгу учета движения трудовых книжек (журнал) в 2020 году

Законодательно установлено, что процедура приема на работу возможна только при наличии трудовой книжки. Данный документ должен быть оформлен в соответствии с нормами законодательства.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь к консультанту:

(Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

В противном случае могут возникнуть различного рода вопросы со стороны трудовой инспекции, а также иных контролирующих органов.

Причем требуется не только верно оформить саму такую книжку, но также составить специальный журнал движения всех документов данного типа внутри одной организации.

Существуют определенные правила составления журнала, они действительны для всех без исключения предприятий, вне зависимости от сферы деятельности, иных факторов.

Кадровому работнику стоит заранее ознакомиться со всеми нюансами ведения журнала учета. В противном случае могут быть наложены штрафные санкции со стороны контролирующих органов.

Что нужно знать

Законодательном установлена необходимость ведения не только трудовых книжек, но и специальных учетных листов. Они формируются в специальный журнал.

Он обозначается как журнал учета трудовых. Законодательно установлена необходимость внесения в трудовую книжку определенных записей при заключении трудовых соглашений.

При этом ведение журнала учета рассматриваемого вида строго обязательно. Причем не только для лиц юридических, выступающих в качестве работодателя, но также для индивидуальных предпринимателей.

К основным вопросам, рассмотреть которые нужно заранее, относятся:

  • необходимые термины;
  • назначение документа;
  • законные основания.

Необходимые термины

Все нюансы ведения трудовых и журналов для них устанавливаются законодательно. Потому следует заранее ознакомиться с ними. Это позволит избежать множества самых разных сложностей при осуществлении приема на работу.

Также важно помнить, что сам процесс ознакомления с нормами законодательства невозможно будет осуществить при отсутствии понимания основной терминологии.

К важным терминам, с которыми разобраться требуется заранее, относятся:

  • трудовая книжка;
  • журнал учета трудовых книжек;
  • работник;
  • работодатель;
  • трудовое соглашение.
Трудовая книжка Подразумевается специальный документ, имеющий установленную форму. При этом основным его назначением является именно подтверждение наличия определенного стажа у сотрудника, самого факта ведения трудовой деятельности.
Книжка такого типа Представляет собой официальный документ, имеющий юридическую силу. Потому к заполнению её предъявляются достаточно высокие требования
Журнал учета трудовых книжек Специального формата официальный документ, обязательный для ведения любым работодателем. Утверждена необходимость использования Постановлением Министерства труда и социального развития №69 от 10.10.03 г. В данном документе осуществляется процесс регистрации принятых на хранение от сотрудников трудовых книжек. Данный журнал также обозначается как «книга учета». Используется одновременно для реализации множества различных функций
Работник В данном контексте лицо, которое передает на хранение своему работодателю трудовую
Работодатель Организация, ИП — является второй стороной трудового соглашения
Трудовое соглашение В соответствии с ним осуществляется процесс трудоустройства. Причем во время приема на работу в первую очередь делается соответствующая запись в трудовой. В трудовом соглашении отражается максимально подробно все обязанности и права работника, работодателя

Назначение документа

Рассматриваемого типа документ подразумевает реализацию достаточно широкого перечня самых разных задач. В первую очередь к таковым относятся следующие:

Упорядочивание рабочей документации Непосредственно связанной с устройством на работу конкретного сотрудника
Упрощение процедуры контроля за деятельностью предприятия Соблюдением прав сотрудника
Ведение учета Всех имеющихся в наличии трудовых
Использование для защиты собственных интересов Нередко возникают спорные моменты между работником и работодателем при оформлении процесса увольнения сотрудника

Именно в силу функциональности, разностороннего назначения стоит заранее ознакомиться со всеми нюансами составления данного типа книжки.

Это позволит избежать множества самых разных сложностей. В первую очередь — с трудовой инспекцией. Так как не только отсутствие журнала, но и его неправильное заполнение может стать причиной достаточно серьезных осложнений.

Разобраться, как подписывать книгу учета движения личных трудовых книжек, достаточно просто. Важно лишь помнить о особом регламенте данной процедуры.

Все особенности отражены в законодательных нормах. Бланк журнала учета трудовых книжек можно скачать здесь.

Потому если по какой-то причине опыт составления таких журналов отсутствует, то важно заранее разобраться со всеми НПД. Это позволит не допустить нарушения прав работников, а также проведения судебного разбирательства.

Законные основания

Основополагающим документом, ориентироваться на который требуется в первую очередь, является Постановление Минтруда России №69 от 10.10.03 г.

Данный документ устанавливает базовые правила составления документов рассматриваемого типа. Включает в себя следующие основные разделы:

  • постановление;
  • приложение №1 — является подробной инструкцией по заполнению трудовых:
  1. Основные положения.
  2. Как заполняются основные сведения о работнике.
  3. Какие должны отражаться данные о сотруднике.
  4. Перечень информации о награждениях и поощрениях.
  5. Указывается подробная информация об увольнении сотрудника.
  6. Отражаются основные особенности перевода сотрудника на другую работу, должность.
  7. Как необходимо осуществлять составление дубликата трудовой.
  • приложение №2 — отражается подробный, установленный законодательно формат приходно-расходной книги по учету бланков трудовой, вкладышей;
  • приложение №3 — формат книги учета трудовых, а также вкладышей.

Необходимость составления трудовой, а также наличия определенных документов при приеме на работу имеет свое отражение в ТК РФ.

Важными разделами являются следующие:

ст.№66 Трудовая книжка
ст.№67 Формат трудовой книжки
ст.№68 Как осуществляется процесс оформления на работу

Главной особенностью журнала рассматриваемого типа является важность выполнения всех требований законодательства по поводу формата.

Про порядок увольнения по сокращению штата или численности, читайте здесь.

Не допускается невыполнение каких-либо требований. Грозит штраф не только за полное отсутствие данного документа, но также за наличие каких-либо ошибок.

Образец подписания книги учета движения трудовых книжек

Процесс составления журнала учета движения трудовых достаточно прост. Важно лишь заблаговременно ознакомиться с требованиями к формату документа.

К основным вопросам, предварительное рассмотрение которых поможет избежать нарушений, относятся

  • как оформить титульный лист;
  • как выглядит вкладыш в них;
  • как заверяется;
  • какой предусматривается штраф работодателю.

Как оформить титульный лист

Вопрос как подписывать книгу учета движения трудовых книжек является одним из самых важных и часто задаваемых в среде неопытных кадровых работников.

Требования к оформлению журнала не менее строгие, чем к составлению трудовой книжки, внесению в неё определенных записей.

Видео: как заполнить книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Существует определенный перечень базовых требований, предъявляемых к составлению:

Срок хранения книги составляет не менее 75 лет Потому обязательно требуется использовать только твердую обложку (хранение осуществляется до момента заполнения всех без исключения листов, а не 1 год — как для некоторых других реестров)
Все листы требуется составить В соответствии с Постановлением Минтруда РФ №69 от 10.10.03 г.
Все листы должны быть пронумерованы «Сквозным» способом
Листы в обязательном порядке Прошиваются
Выполнение установленных выше требований Подразумевает возможность изъятия из книги листов или же их добавления в неё
Задняя сторона журнала обязательно должна содержать некоторый перечень конкретных данных наименование;
суммарное количество страниц — проставляется цифрами, а также подписью;
указывается дата начала ведения реестра;
проставляется подпись с расшифровкой фамилии, имени и отчества, а также должности заверяющего лица
Требуется скрепление нитями прошивки При использовании специальной сургучной печати организации

Как выглядит вкладыш в них

Сама же книга представляет собой специальную таблицу, которая включает в себя перечень обязательных граф. На данный момент к таковым относятся следующие:

Книга учета движения трудовых книжек

Документооборот на предприятии любой формы собственности должен вестись согласно определённым правилам и нормам: должны регистрироваться движение документов, приходящих извне и исходящих, обмен бумагами между отделами и департаментами и т. п.

И эти правила касаются не только канцелярских или бухгалтерских отделов, но и HR департамента, или отдела кадров (ОК). Здесь главными объектами, подлежащими взятию на учёт, являются трудовые книжки (вкладыши) сотрудников.

Как только гражданин устроился на работу, на него тут же заводится личное дело с данными и сведениями, касающимися трудового опыта и стажа, тогда как в его трудовую книжку (ТК) заносятся сведения о движении по службе, обучении, наградах и поощрениях. Любой такой документ и вкладыш, прилагаемый к нему, проходят обязательную регистрацию в книге учёта.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-46-83 . Это быстро и бесплатно !

Что собой представляет книга учёта и какие задачи выполняет?

Согласно пункту 40 Правил ведения и хранения ТК, утверждённых Правительством РФ в 2003 г., все бланки, а это, в том числе, заполненные и новые трудовые, а также и вкладыши к ним, должны подлежать строгому учёту.

В настоящее время реестр учёта — это стандартизированная форма для отражения движения трудовых книжек, включающая в себя тринадцать граф на каждом развороте, заполнение которых поручено сотруднику отдела кадров или другому ответственному лицу.

Каждая из граф имеет чёткое назначение, а в целом и общем они отражают процессы приёма, создания, выдачи, пересылки и передачи документов, подтверждающих реальный трудовой стаж гражданина. Регистрация осуществляется при постановке сотрудника на кадровый учёт, и каждая запись, будь то сама книжка (или вкладыш), получает номер в порядке очерёдности поступления.

Приобрести книгу учёта движения ТК можно в тех местах, где обычно продают подобного рода продукцию – различные бланки, журналы и пр., изданные на предприятиях, имеющих отношение к ФГУП «Гознак».

Вкладыши: что это такое?

Вкладыш – это продолжение ТК, в которой заполнены все листы и разделы. Имеет стандартную форму, но меньший размер: 9 разворотов для фиксации сведений о месте работы, 8 – для награждений. Регистрация вкладышей – бланков строгой отчётности – осуществляется точно так же в реестре, но, кроме того, в ТК ставится ещё и штамп о выдаче такого бланка.

Если работник пришёл на предприятие с уже существующим вкладышем, то последний не подлежит регистрации, учётная запись производится только в случае выдачи нового формуляра.

Приходно-расходная книга

Подобного рода реестр ведётся для учёта приобретения бланков и формуляров, т. е. новых ТК и вкладышей, которые были получены от производителей или распространителей, и выдачи их сотрудникам.

Главное назначение приходно-расходного журнала – контроль затрат предприятия на подобного рода продукцию. Приобрести можно там, где распространяется продукция ФГУП «Гознак». Журнал считается действительным, если имеет полный комплект водяных знаков.

Ответственность за внесение записей несёт лицо, определённое руководителем. Реестр должен быть прошит, по месту прошивки на тыльной странице наклеивается лист бумаги, на котором находится заверительная надпись и подпись ответственного лица, как правило, руководителя предприятия.

Шнуровка пломбируется, и номер с отпечатка заносится на титульную страницу книги. Хранится реестр в сейфе, к которому ограничен доступ третьих лиц.

К работе с приходно-расходным журналом имеет допуск ответственное лицо, которое регулярно регистрирует движения формуляров по приходу и по выдаче. Если формуляр был выдан на руки, то в журнале должна присутствовать подпись лица, получившего его. Ответственный ежемесячно отчитывается о расходах средств и остатках в наличии неиспользованных бланков.

Неправильно заполненные или испорченные формуляры подлежат изъятию с составлением акта об уничтожении. Исправления в реестре должны сопровождаться письменными комментариями ответственного лица.

Кто назначает ответственное лицо?

Уполномоченное лицо, несущее ответственность за ведение регистрации в книге учёта движения ТК, назначается руководителем предприятия. Издаётся приказ, где называется имя ответственного, указывается дата, с которой полномочия становятся действительными.

Как правило, таким уполномоченным становится тот человек, который работает с ТК, т. е. работник отдела кадров или HR-департамента. В скромного размера организациях с этой обязанностью справляется бухгалтер или секретарь.

Информация в книгу учёта вносится регулярно, аккуратно. Исправления комментируются ответственным лицом.

В случае смены ответственного лица составляется акт, где фиксируется количество ТК действительно работающих сотрудников, непереданные и невостребованные книжки тех, кто уволился и остаток чистых формуляров.

Форма книги

Форма реестра учёта имеет стандартный вид, который соответствует утверждённому Правительством РФ. Если на предприятии прежде записи осуществлялись в книгу, не соответствующей требованиям, то она должна быть закрыта. Существует прописанная процедура прекращения ведения записей в таком реестре.

Заключается она во внесении итоговой записи, в которой указывается причина закрытия, количество внесённых в реестр записей и зарегистрированных ТК и вкладышей с указанием даты закрытия и подписью уполномоченного лица. В последующем журнал передаётся в архив, где продолжает храниться. Пользоваться реестром разрешено, но запрещено вносить и корректировать какие-либо записи.

Форма действующего в настоящее время журнала учета была утверждена соответствующим Постановлением Мин. труда и Соц. развития № 69 от 10.10.2003 г. До этого действовал образец 1974 года. До сих пор нет никаких препятствий в использовании старого образца, хотя постановление вступило в силу. Допустимо продолжать ведение регистрации в книге старого образца до её окончания.

Регистрация трудовых книжек, а также вкладышей, ведётся в одном журнале до его окончания, а не до истечения календарного года.

В журнале установленной формы содержатся дополнительные справочные материалы в помощь сотруднику, осуществляющему ведение реестра. Это правила, постановления Правительства РФ, приложения, примеры заполнения бланков, формуляров, отчётов, заявок и актов, а также подробная инструкция по внесению записей в журнал.

Как осуществляются записи?

Тринадцать существующих на развороте журнала граф имеют строгое предназначение. Записи вносятся аккуратно шариковой ручкой ответственным лицом. Пробелов в колонках не должно быть: если отсутствует нужная информация, ставится прочерк.

В первой колонке проставляется порядковый номер регистрируемого документа (ТК или нового выданного вкладыша).

В три последующие графы вносится информация о дате принятия на работу, сдачи книжки (вкладыша) в ОК. Между указанными датами может пройти срок в пять, а то и семь дней.

Это связано с тем, что уже существующие документы могут быть переданы в отдел кадров в течение пяти дней с момента занятия должности, а случае заведения новой трудовой – в течение 7 дней, которые нужны для её оформления. Сроки определены соответствующими статьями ТК РФ и положениями Правил ведения и хранения – статья 66 и пункт 8.

Пятая колонка – место для внесения личной информации о владельце трудовой книжки.

В шестой указываются номер и серия ТК, форма которых может отличаться в зависимости от года издания формуляра.

Седьмая графа – указывается должность сотрудника или его функция на предприятии согласно штатному расписанию, а в восьмой – наименование подразделения (отдела, департамента, цеха и т. п.), где осуществляется трудовая деятельность. В девятой прописывается документ, давший основание для приёма на работу.

11 графа – стоимость нового формуляра трудовой или вкладыша, оформляемого впервые. Если работником предоставлена была уже используемая книжка (вкладыш) или бланк был выдан безвозмездно, то в соответствующей графе ставится прочерк.

12 и 13 — заполняются при увольнении: в первой ставится дата получения на руки ТК, во второй – личная подпись за книжку или вкладыш.

Учет бланков трудовых книжек — бланк:

Как вносятся исправления?

При внесении отметок в журнал допускаются ошибки, устраняются они путём проставления пометки «запись недействительна» в той графе, где была есть ошибка, а в следующей строке ставится правильная запись.

Оформление книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Перед тем, как будут внесены первые регистрационные записи в журнал учета движения трудовых книжек, она должна быть оформлена должным образом. Последовательность действий следующая:

  • прошивка. Все листы реестра прошиваются вместе с обложкой суровыми нитками. Кончики пошивки выводятся на тыльную сторону обложки;
  • наклейка бумажной ленты поверх концов шнуровки;
  • пломбирование. Сургучная пломба ставится поверх бумажной ленты, прихватывая кончики прошивки и обложку. Пломба (см. ГОСТ 31282-2004) имеет номер, который фиксируется на титульной странице. Нарушение пломбы свидетельствует о незаконном использовании реестра;
  • нумерование страниц. Страницы нумерует ответственное лицо. Количество страниц записывается на титульной странице;
  • оформление титульного листа происходит после того, как были завершены все вышеозначенные операции. На ней прописывается количество пронумерованных страниц в журнале, фиксируется номер пломбы, ставится заверительная подпись руководителя организации и дата начала использования реестра. Без указания всех данных журнал считается недействительным.

Книга учета движения трудовых книжек — образец заполнения титульного листа:

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них — скачать бланк вы сможете ниже по ссылке. Не должным образом оформленный журнал регистрации или его отсутствие влекут административную ответственность: штраф, налагаемый на руководителя и предприятие. Размер штрафа составляет в первом случае 500-5000 руб., во втором – 30 000 -50 000 руб.

Срок хранения

Согласно положениям Росархива срок хранения журнала учёта ТК должен хранится в течение 50 лет в архиве предприятия. Перед передачей на хранение производится опись объекта.

Ведение книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ним требует соблюдения инструкций. Оформление должно проходить согласно установленной процедуре, а записи должны вноситься корректно и аккуратно. Пробелов в графах журнала не должно быть.

Реестр подлежит хранению в сейфе, к которому имеют доступ руководитель предприятия и ответственное за ведение реестра лицо. По окончанию журнала, он передаётся на хранение в архивный отдел предприятия.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-46-83 (Москва)
+7 (812) 425-67-01 (Санкт-Петербург)

Журнал учета трудовых книжек (образец)

Все работодатели обязаны организовать учет трудовых книжек работников, а также бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Для этого ведется журнал или книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Книга учета движения трудовых книжек

Книга учета движения трудовых книжек (образец)

Книга учета трудовых книжек заполняется кадровой службой или иным подразделением организации, которое оформляет прием или увольнение сотрудников. В книге учета регистрируются все трудовые книжки с указанием серии и номера документа, принятые от работников при поступлении их на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них, выданные работникам впервые. При расторжении трудового договора с сотрудником в книге учета фиксируется выдача ему трудовой книжки: проставляется дата выдачи трудовой книжки и подпись уволенного работника в ее получении на руки (п. 41 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Как вести книгу учета движения трудовых книжек

Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя и скреплена печатью организации (п. 41 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Новую книгу учета начинают оформлять заново только после окончания старой книги. Срок хранения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним составляет 75 лет (п. 695 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Форма книги учета движения трудовых книжек утверждена приложением 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Скачать бланк книги учета трудовых книжек можно по ссылке.

За отсутствие книги учета движения трудовых книжек или за неправильное заполнение книги организации (предпринимателю) может грозить наложение административного штрафа за нарушение трудового законодательства (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ):

  • на должностных лиц в размере от 1 000 рублей до 5 000 рублей;
  • на индивидуального предпринимателя в размере от 1 000 рублей до 5 000 рублей;
  • на юридических лиц в размере от 30 000 рублей до 50 000 рублей.

Образец заполнения книги учета движения трудовых книжек можно бесплатно скачать по ссылке.

Оформление книги учета движения трудовых книжек

Вопрос

Как правильно оформить книгу учета движения трудовых книжек? Следует ли производить нумерацию листов или страниц? Какую при этом следует проставить печать (круглую печать организации либо печать отдела кадров)? Кто должен заверить ее своей подписью (директор или заместитель директора по кадрам)?

Ответ

В книге учета движения трудовых книжек могут быть пронумерованы как листы, так и страницы. Книга учета движения трудовых книжек должна содержать заверительную запись, которая состоит из указания названия книги, количества прошитых, пронумерованных листов (страниц) цифрами и прописью, должности, подписи и расшифровки подписи руководителя организации и даты оформления журнала, а также должна быть удостоверена сургучной печатью организации.

При отсутствии круглой печати организация вправе использовать любую другую печать, содержащую все необходимые сведения об организации и ее месте нахождения.

Обоснование: В соответствии с ч. 2 ст. 66 Трудового кодекса РФ форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются федеральным органом исполнительной власти. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее — Правила N 225).

В соответствии с п. 40 Правил N 225 с целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее у работодателей ведутся:

а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, формы которых утверждены Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Требования по оформлению приходно-расходной книги и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них изложены в п. 41 Правил N 225, где говорится, что вышеперечисленные книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. Порядок ведения книг Правилами N 225 не установлен, что дает право работодателю выбрать удобный для себя порядок.

По нашему мнению, вопрос о том, следует ли нумеровать страницы или листы книги учета движения трудовых книжек, каждый работодатель решает исходя из сложившейся практики и оба варианта будут верны. Любая выбранная работодателем нумерация должна быть направлена на исключение любой возможности вложения каких-либо дополнительных листов либо изъятия из книги.

Исходя из ст. ст. 2 и 6 Федерального закона от 06.04.2015 N 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ» (далее — Закон N 82-ФЗ) организации вправе иметь печать, штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации. Федеральным законом может быть предусмотрена обязанность общества использовать печать. Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества, что дает право организации отказаться от использования круглых печатей.

Обязанность по заверению книги учета движения трудовых книжек предусмотрена только подзаконными актами, хотя и принятыми во исполнение норм трудового законодательства РФ. Однако организации независимо от форм собственности должны использовать печати только в случаях, установленных федеральным законом, и в случае отказа организации от использования печати предполагаем, что можно заверить книгу учета круглой печатью отдела кадров либо любой другой печатью, которая будет содержать все необходимые сведения об организации. Данное мнение отражается и в Письме Роструда от 20.01.2014 N ПГ/13282-6-1, согласно которому можно использовать печати кадровой службы, другую печать работодателя, содержащие информацию о наименовании работодателя (юридического лица) и месте его нахождения.

В другом Письме Роструда от 15.05.2015 N 1168-6-1 высказано мнение, что в связи с изменениями, внесенными Законом N 82-ФЗ, общества с ограниченной ответственностью вправе самостоятельно решать, иметь ли им печать. Обязанность указанных обществ использовать печать может устанавливаться только федеральным законом. Это следует из положений абз. 2 ст. 2, абз. 2 ст. 6, ч. 1 ст. 16 Закона N 82-ФЗ.

Обязанность заверять печатью записи в трудовой книжке предусмотрена подзаконными актами, которые приняты во исполнение требований федерального закона (ч. 2 ст. 66 ТК РФ). Таким образом, по мнению Роструда, требование заверять печатью записи в трудовой книжке следует считать обязательным.

В соответствии с абз. 4 п. 41 Правил N 225 книга заверяется руководителем организации, соответственно, заместитель директора по кадрам неправомочен заверять данную книгу.

Судебные органы также придерживаются мнения, что, если книга учета движения трудовых книжек ведется по неустановленной форме, не пронумерована, не прошнурована, не заверена подписью руководителя организации и не скреплена сургучной печатью или не опломбирована, это нарушает требования ст. 66 ТК РФ, а также не соответствует нормам п. п. 40 , 41 Правил N 225. Таким образом, подобное ведение книги учета движения трудовых книжек образует объективную сторону состава административного правонарушения, предусмотренного ч. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях ( Постановление Московского городского суда от 20.02.2015 N 4а-4207/14, Решение Московского городского суда от 14.11.2014 по делу N 7-4890).

Таким образом, по нашему мнению, учитывая длительный срок хранения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (75 лет) ( ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558), следует предусмотреть при ее оформлении твердую обложку, листы (страницы) должны быть пронумерованы от начала до конца, прошиты, содержать заверительную запись, которая состоит из указания названия книги, количества прошитых, пронумерованных листов (страниц) цифрами и прописью, должности, подписи и расшифровки подписи руководителя организации и даты оформления журнала, а также она должна быть скреплена сургучной печатью организации при ее наличии.

При отсутствии круглой печати организация вправе использовать любую другую печать, содержащую все необходимые сведения об организации и ее месте нахождения.

Как правильно подписывать книгу учета движения трудовых книжек (журнал) в 2020 году

Законодательно установлено, что процедура приема на работу возможна только при наличии трудовой книжки. Данный документ должен быть оформлен в соответствии с нормами законодательства.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь к консультанту:

(Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

В противном случае могут возникнуть различного рода вопросы со стороны трудовой инспекции, а также иных контролирующих органов.

Причем требуется не только верно оформить саму такую книжку, но также составить специальный журнал движения всех документов данного типа внутри одной организации.

Существуют определенные правила составления журнала, они действительны для всех без исключения предприятий, вне зависимости от сферы деятельности, иных факторов.

Кадровому работнику стоит заранее ознакомиться со всеми нюансами ведения журнала учета. В противном случае могут быть наложены штрафные санкции со стороны контролирующих органов.

Что нужно знать

Законодательном установлена необходимость ведения не только трудовых книжек, но и специальных учетных листов. Они формируются в специальный журнал.

Он обозначается как журнал учета трудовых. Законодательно установлена необходимость внесения в трудовую книжку определенных записей при заключении трудовых соглашений.

При этом ведение журнала учета рассматриваемого вида строго обязательно. Причем не только для лиц юридических, выступающих в качестве работодателя, но также для индивидуальных предпринимателей.

К основным вопросам, рассмотреть которые нужно заранее, относятся:

  • необходимые термины;
  • назначение документа;
  • законные основания.

Необходимые термины

Все нюансы ведения трудовых и журналов для них устанавливаются законодательно. Потому следует заранее ознакомиться с ними. Это позволит избежать множества самых разных сложностей при осуществлении приема на работу.

Также важно помнить, что сам процесс ознакомления с нормами законодательства невозможно будет осуществить при отсутствии понимания основной терминологии.

К важным терминам, с которыми разобраться требуется заранее, относятся:

  • трудовая книжка;
  • журнал учета трудовых книжек;
  • работник;
  • работодатель;
  • трудовое соглашение.
Трудовая книжка Подразумевается специальный документ, имеющий установленную форму. При этом основным его назначением является именно подтверждение наличия определенного стажа у сотрудника, самого факта ведения трудовой деятельности.
Книжка такого типа Представляет собой официальный документ, имеющий юридическую силу. Потому к заполнению её предъявляются достаточно высокие требования
Журнал учета трудовых книжек Специального формата официальный документ, обязательный для ведения любым работодателем. Утверждена необходимость использования Постановлением Министерства труда и социального развития №69 от 10.10.03 г. В данном документе осуществляется процесс регистрации принятых на хранение от сотрудников трудовых книжек. Данный журнал также обозначается как «книга учета». Используется одновременно для реализации множества различных функций
Работник В данном контексте лицо, которое передает на хранение своему работодателю трудовую
Работодатель Организация, ИП — является второй стороной трудового соглашения
Трудовое соглашение В соответствии с ним осуществляется процесс трудоустройства. Причем во время приема на работу в первую очередь делается соответствующая запись в трудовой. В трудовом соглашении отражается максимально подробно все обязанности и права работника, работодателя

Назначение документа

Рассматриваемого типа документ подразумевает реализацию достаточно широкого перечня самых разных задач. В первую очередь к таковым относятся следующие:

Упорядочивание рабочей документации Непосредственно связанной с устройством на работу конкретного сотрудника
Упрощение процедуры контроля за деятельностью предприятия Соблюдением прав сотрудника
Ведение учета Всех имеющихся в наличии трудовых
Использование для защиты собственных интересов Нередко возникают спорные моменты между работником и работодателем при оформлении процесса увольнения сотрудника

Именно в силу функциональности, разностороннего назначения стоит заранее ознакомиться со всеми нюансами составления данного типа книжки.

Это позволит избежать множества самых разных сложностей. В первую очередь — с трудовой инспекцией. Так как не только отсутствие журнала, но и его неправильное заполнение может стать причиной достаточно серьезных осложнений.

Разобраться, как подписывать книгу учета движения личных трудовых книжек, достаточно просто. Важно лишь помнить о особом регламенте данной процедуры.

Все особенности отражены в законодательных нормах. Бланк журнала учета трудовых книжек можно скачать здесь.

Потому если по какой-то причине опыт составления таких журналов отсутствует, то важно заранее разобраться со всеми НПД. Это позволит не допустить нарушения прав работников, а также проведения судебного разбирательства.

Законные основания

Основополагающим документом, ориентироваться на который требуется в первую очередь, является Постановление Минтруда России №69 от 10.10.03 г.

Данный документ устанавливает базовые правила составления документов рассматриваемого типа. Включает в себя следующие основные разделы:

  • постановление;
  • приложение №1 — является подробной инструкцией по заполнению трудовых:
  1. Основные положения.
  2. Как заполняются основные сведения о работнике.
  3. Какие должны отражаться данные о сотруднике.
  4. Перечень информации о награждениях и поощрениях.
  5. Указывается подробная информация об увольнении сотрудника.
  6. Отражаются основные особенности перевода сотрудника на другую работу, должность.
  7. Как необходимо осуществлять составление дубликата трудовой.
  • приложение №2 — отражается подробный, установленный законодательно формат приходно-расходной книги по учету бланков трудовой, вкладышей;
  • приложение №3 — формат книги учета трудовых, а также вкладышей.

Необходимость составления трудовой, а также наличия определенных документов при приеме на работу имеет свое отражение в ТК РФ.

Важными разделами являются следующие:

ст.№66 Трудовая книжка
ст.№67 Формат трудовой книжки
ст.№68 Как осуществляется процесс оформления на работу

Главной особенностью журнала рассматриваемого типа является важность выполнения всех требований законодательства по поводу формата.

Про порядок увольнения по сокращению штата или численности, читайте здесь.

Не допускается невыполнение каких-либо требований. Грозит штраф не только за полное отсутствие данного документа, но также за наличие каких-либо ошибок.

Образец подписания книги учета движения трудовых книжек

Процесс составления журнала учета движения трудовых достаточно прост. Важно лишь заблаговременно ознакомиться с требованиями к формату документа.

К основным вопросам, предварительное рассмотрение которых поможет избежать нарушений, относятся

  • как оформить титульный лист;
  • как выглядит вкладыш в них;
  • как заверяется;
  • какой предусматривается штраф работодателю.

Как оформить титульный лист

Вопрос как подписывать книгу учета движения трудовых книжек является одним из самых важных и часто задаваемых в среде неопытных кадровых работников.

Требования к оформлению журнала не менее строгие, чем к составлению трудовой книжки, внесению в неё определенных записей.

Видео: как заполнить книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Существует определенный перечень базовых требований, предъявляемых к составлению:

Срок хранения книги составляет не менее 75 лет Потому обязательно требуется использовать только твердую обложку (хранение осуществляется до момента заполнения всех без исключения листов, а не 1 год — как для некоторых других реестров)
Все листы требуется составить В соответствии с Постановлением Минтруда РФ №69 от 10.10.03 г.
Все листы должны быть пронумерованы «Сквозным» способом
Листы в обязательном порядке Прошиваются
Выполнение установленных выше требований Подразумевает возможность изъятия из книги листов или же их добавления в неё
Задняя сторона журнала обязательно должна содержать некоторый перечень конкретных данных наименование;
суммарное количество страниц — проставляется цифрами, а также подписью;
указывается дата начала ведения реестра;
проставляется подпись с расшифровкой фамилии, имени и отчества, а также должности заверяющего лица
Требуется скрепление нитями прошивки При использовании специальной сургучной печати организации

Как выглядит вкладыш в них

Сама же книга представляет собой специальную таблицу, которая включает в себя перечень обязательных граф. На данный момент к таковым относятся следующие:

Ссылка на основную публикацию