Образец служебного задания на командировку

Служебное задание (форма Т-10а)

Служебное задание – это документ, в котором содержатся основные данные о командировке и который является основанием для издания приказа о направлении работника в командировку.

Назначение этого документа – это отчет о результате командировки, выполнено задание или нет.

Для составления служебного задания используется унифицированная форма Т-10а.

Обязательно ли использовать эту форму?

Служебное задание не обязательно составлять в унифицированной форме, организация/ИП может самостоятельно разработать свой бланк и утвердить его приказом по организации.

Более того, в настоящее время нет обязательного требования – использовать служебное задание какой бы то ни было формы в кадровом делопроизводстве.

Но работодатель может оставить этот документ и закрепить его использование в учетной политике или другом локально-нормативном документе.

Основания для оформления служебного задания

Основанием для заполнения служебного задания могут служить следующие документы:

1. Служебная записка;
2. Распоряжение руководителя организации/самого ИП;
3. Распоряжение вышестоящей организации.

Точного документа не определено и в некоторых компаниях само служебное задание служит первичным документом, то есть заполняется по устному распоряжению руководителя.

По правилам делопроизводства служебное задание должно заполняться в первую очередь непосредственным руководителем работника или секретарем, а затем отправляться в отдел кадров для издания приказа.

На практике получается иначе: сначала издается приказ, а затем распечатывается служебное задание и командировочное удостоверение, особенно если приказы издаются в специализированной программе.

Инструкция по заполнению формы Т-10а

Шапочная часть

Сюда оно должно быть внесено полностью, без сокращений. Такой порядок установлен Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст. Также в нем сделано уточнение, что если в учредительных документах есть сокращенное название компании, то оно может быть указано ниже полного наименования (или рядом в скобках).

Вышеуказанный документ действует только до 01.07.2018 года, а затем в действие вступит ГОСТ Р 7.0.97-2016, но и в нем относительно наименования, как реквизита документа, содержится то же требование.

Все приведенные правила в полной мере относятся и к индивидуальным предпринимателям.

Рядом с наименованием есть небольшое поле, отведенное под ОКПО, данные для его заполнения берутся из перечня кодов, выданных органами статистики при регистрации компании. Но оставление данного поля пустым не будет являться грубой ошибкой.

Дата ставится текущая, когда заполняется задание. Номер документа должен совпадать с номером командировочного удостоверения, поскольку эти оба документа составляются индивидуально на каждого работника, выбывающего в командировку.

Это индивидуальный код работника в данной организации, который присваивается при приеме на работу. Поскольку обязательное присвоение табельных номеров действующим законодательством не предусмотрено, то данная строка заполняется только при его наличии.

Табличная часть

1. Структурное подразделение – ставится при его наличии;
2. Должность – заносится полностью в соответствии со штатным расписанием и трудовым договором;
3. Страна и город, куда направляется сотрудник;
4. Наименование организации, куда командируется работник;
5. Дата начала командировки – это день отъезда работника независимо от того, во сколько отбывает транспорт (даже если по окончании рабочего дня);
6. Дата окончания командировки – это день приезда работника независимо от времени прибытия;
7. Срок командировки – проставляются дни, рассчитанные от даты отъезда, до даты приезда;
8. Срок командировки, не считая времени в пути, – этот период рассчитывается по отметкам, проставленным в командировочном удостоверении работника в каждой организации, где он побывает во время командировки;
9. Организация-плательщик – наименование организации, за чей счет работник отправляется в командировку;
10. Основание для заполнения служебного задания.
11. Содержание задания, то есть цель командировки – кратко излагается причина направления сотрудника в командировку;
12. Краткий отчет о выполнении – кратко излагается перечень проведенных работ или мероприятий. Заполняется работником.

Далее идут подписи под документом:

• Под 11 столбцом расписываются руководитель структурного подразделения, где трудится работник (либо его непосредственный начальник), и руководитель организации. Подписи ставятся при составлении служебного задания до отъезда работника в командировку.
• Под 12 столбцом расписывается сам работник. Руководитель подразделения на основании отчета работника пишет заключение о проделанной работе и тоже ставит свою подпись и дату. Это сторона заполняется после возвращения работника из командировки.

Срок и место хранения служебного задания

После возвращения из командировки работник сдает служебное задание вместе с авансовым отчетом в числе других «оправдательных» документов.

Срок хранения служебного задания документально не установлен, но изучив Перечень документов, образующихся в ходе хозяйственной деятельности, можно сделать следующие выводы:

Служебное задание на командировку

Служебное задание на командировку — это внутренний документ компании, в котором работодатель указывает цель, место и сроки рабочей поездки своего сотрудника. Он не является обязательным, однако работодатель может его использовать в своем документообороте. Узнать, как он оформляется, и скачать бланк служебного задания на командировку вы сможете в материале ниже.

Образец задания на командировку

Стоит отметить два момента:

1. Командировки делятся на два типа: запланированные и внеплановые. Образец командировочного задания, о котором идет речь, подготавливается непосредственным руководителем работника, которого направляют в командировку на основании плана.
2. В данный момент Положение, утвержденное Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (в редакции от 29.12.2014), не содержит требований об обязательности оформления этого документа. Тем не менее, для издания приказа требуется основание. Таким основанием становится служебная, докладная записка или унифицированная форма Т-10а, служебное задание, образец заполнения которого представлен ниже.

Общие сведения о том, как заполняется служебное задание

Служебное задание оформляется по унифицированной форме Т-10а и заполняется в два этапа:

1. Шапка, столбцы 1-11. Бланк заполняется до издания приказа о направлении работника в рабочую поездку (как правило, этим занимается сам работник);
2. Столбец 12. Форма заполняется после возвращения сотрудника (на этом этапе форму заполняет, как правило, руководитель).

Образец служебного задания на командировку

Рассмотрим поэтапно заполнение этого документа.

Первый этап. Создание служебного задания

Заполняем шапку. Вписываем в документ полное наименование организации и восьмизначный код по ОКПО.

После этого присваиваем документу порядковый номер. Проставляется текущая дата.

Здесь требуется сделать небольшое отступление и пояснение. Дело в том, что в различных организациях способы нумерации различаются. Но мы рекомендуем придерживаться правила: у служебного задания и приказа о командировании реквизиты должны быть одинаковыми. Во-первых, это позволит избежать путаницы и лишней работы. А во-вторых, они неразрывно связаны между собой, одного без другого не бывает, и в этом плане такая нумерация обоснованна.

Записываем фамилию, имя и отчество направляемого в командировку сотрудника и его табельный номер.

Теперь переходим к заполнению основных столбцов.

В первый столбец вписывается наименование структурного подразделения командируемого работника.

Во второй вписывается должность этого сотрудника.

В третий заносится наименование страны и города назначения.

В четвертый — краткое наименование организации, в которую мы отправляем нашего работника.

В пятый заносим сведения о дате, когда сотрудник уезжает в командировку.

В шестой заносится дата окончания деловой поездки.

В седьмом ставим общее количество дней поездки.

В восьмом столбце указываем количество дней поездки без учета времени в пути (если сотрудник отправляется из Санкт-Петербурга в солнечный Сыктывкар на поезде, время, которое он проведет в пути, следуя туда и обратно, составит пять дней, если на самолете, то по 2 часа туда и обратно).

В девятый записываем сведения об организации, которая оплачивает командировку.

В десятый — сведения о документах, послуживших основанием для командирования (план или докладная записка).

В одиннадцатый столбец кратко, но емко записываем цель деловой поездки.

После заполнения указанных столбцов руководитель подписывает документ, знакомит с ним сотрудника и направляет в кадровое подразделение для подготовки проекта приказа о командировании. Кадровики готовят приказ и подписывают у руководителя организации оба документа.

Вот так выглядит образец заполнения служебного задания для направления в командировку, по возвращению из которой наступает второй этап заполнения.

Алгоритм второго этапа

После возвращения работника из служебной поездки руководитель выясняет, удалось ли достичь целей командировки.

Вопрос, кто заполняет 12-й столбец, решается по согласованию с начальником. Работник может сам написать, выполнена ли поставленная задача, как и в каком объеме. Все отметки заносятся в бланк командировочного задания.

Начальник в соответствующей графе документа делает заключение о результатах поездки, подписывает и сдает отчет в кадры, после чего планирует новые перспективные цели и задачи либо формулирует объяснения причин неудачной командировки вышестоящему начальству.

Унифицированная форма № Т-10 – бланк и образец

Унифицированная форма Т-10 может использоваться организациями в случае направления своих сотрудников в командировку. Как оформить удостоверение на командировку и правильно заполнить этот бланк, вы узнаете из нашей статьи.

Правила оформления сотрудника в командировку: формы Т-10 и Т-10а

С 2015 года применение командировочных удостоверений и служебных заданий не является обязательным (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595). Достаточными будут действия по оформлению распоряжения (приказа) руководителя о направлении в служебную поездку и предоставлению работником авансового отчета о командировке, которым будут подтверждены даты фактического пребывания в ней.

Однако организация вправе оформлять командировочное удостоверение и служебное задание, если считает это нужным.

Эксперты КонсультантПлюс подготовили пошаговую инструкцию по оформлению командировки:

Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Путеводитель по кадровым вопросам.

Рассмотрим алгоритм действий по оформлению полного пакета документов на командировку на примере.

Менеджера отдела закупок ООО «Виват» Сафонова К. Е. (компания находится в Тамбове) требуется отправить в командировку в Курск в ООО «Яров» для обсуждения сделки по закупке необходимых для производства материалов. На месте он должен познакомиться с поставщиком, оценить его возможности и мощности, чтобы в дальнейшем была обеспечена бесперебойная поставка нужного сырья. Задание на командировку также оформляют в виде документа — для этого можно воспользоваться унифицированной формой Т-10а.

Оформлением командировки обычно занимается кадровая служба (или сотрудник, отвечающий за кадровые вопросы). Делает она это на основании приказа о направлении в командировку. В качестве бланка удостоверения на командировку используется форма Т-10. Кадровик заполняет лицевую сторону формы, где указывает Ф. И. О. командируемого, его должность, место командировки и документ-основание (приказ) для оформления командировочного удостоверения.

Оформленное удостоверение на командировку нужно передать менеджеру Сафонову К. Е. и сделать на оборотной стороне бланка отметку о дате его выбытия из компании ООО «Виват». Отметка о выбытии заверяется штампом (печатью).

Что касается оборотной стороны бланка, то она будет заполняться уже в ходе командировки. По прибытии в ООО «Яров» нужно будет сделать отметку: принимающая сторона укажет дату прибытия и поставит штамп (печать). По окончании командировки на оборотной стороне формы там же сделают еще одну отметку, где приведут дату убытия из ООО «Яров», и эта отметка также будет заверена штампом (печатью).

Если в удостоверении на командировку у сотрудника стоит задача посетить несколько организаций, то отметка о прибытии и выбытии делается в каждой из них.

По возвращении из командировки менеджер Сафонов К. Е. сдаст в бухгалтерскую службу удостоверение на командировку, заполненный бланк служебного задания с отметкой руководителя подразделения о его выполнении и авансовый отчет со всеми документами, подтверждающими произведенные им расходы.

Само командировочное удостоверение подтверждением расходов не будет. Подробнее об этом читайте в материале «Расходы на проезд в командировку нельзя подтвердить командировочным удостоверением».

Где скачать бланк удостоверения на командировку

Бланк удостоверения на командировку имеет унифицированную форму Т-10, которая утверждена постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации» от 05.01.2004 № 1. Скачать этот бланк можно на нашем ресурсе.

Поскольку форма командировочного удостоверения не является обязательной к применению, ее на усмотрение организации можно дополнять теми реквизитами, которые она сочтет нужными для этого документа.

О том, могут ли иметь место такие расходы, как суточные, при однодневных командировках, читайте в статье «При однодневных командировках не выплачивайте суточные» .

Также на нашем сайте можно скачать образец заполнения формы Т-10 и использовать его в качестве шаблона для оформления собственных документов.

Итоги

С 2015 года командировочное удостоверение перестало быть обязательным атрибутом служебной поездки. Но многие работодатели предпочитают его оформлять, продолжая использовать для этого унифицированную форму Т-10.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Особенности составления служебного задания на командировку

Служебные командировки — отвлечение сотрудников от постоянного места работы, поездки для выполнения задания руководства — должны быть надлежащим образом оформлены. Раньше служебное задание оформлялось вместе с командировочным удостоверением и приказом по организации. Какую роль играет служебное задание при отправке в командировку в настоящее время, как оформить документ и каковы правила документооборота по нему – обо всём далее.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

• Бланк и образец
• Онлайн просмотр
• Бесплатная загрузка
• Безопасно

Образец и бланк документа актуален для 2022 и 2022 годов.

Какие документы нужны командированному

К оформлению документов направляемому в командировку сотруднику предъявляются серьезные требования — бумаги подтверждают затраты компании, контролируемые фискальными органами.

Действующая редакция правительственного Постановления №749 от 13/10/08 г. говорит о необходимости:

• письменного распоряжения администрации об отправке в командировку;
• авансового отчета о служебных расходах.

Все записи в авансовом отчете подтверждаются первичными документами (на проезд, о затратах на проживание и др.). Письменное распоряжение оформляется в виде приказа о командировке, в котором кратко описывается в том числе и ее цель.

Несмотря на сокращение документации по командировкам на законодательном уровне, многие кадровики продолжают оформлять и командировочное удостоверение, и служебное задание на командировку, полагая, что обязательных, указанных в законодательстве документов, недостаточно для полного учета командировки.

И в приказе, и в служебном задании отражаются цели, поставленные руководством перед сотрудником. Служебное задание при этом имеет ряд особенностей.

Обязательно ли служебное задание

Постановление №749 такой вид документа не упоминает, в связи с чем считается, оформлять его у организации обязанности нет. Если командировка срочная, проще обойтись и письменным приказом по организации, нарушением это считаться не будет. Однако, если предстоит серьезная длительная поездка, задание сотруднику все же стоит изложить в наиболее ясной, подробной форме, отдельным документом. Обычно составляется служебная записка или, более привычное работнику и руководству, служебное задание.

В нем не только указывается цель поездки, как в приказе, но и дается более развернутый перечень задач, которые обязан выполнить командированный сотрудник для ее достижения. Такая подробная форма изложения задания удобна: она дает возможность избежать недоразумений и неточностей при выполнении служебного поручения работнику и легко проконтролировать исполнение администрации.

Командировочное задание считается внутренним документом, его применение должно быть отражено в локальных актах, касающихся командировок (ст. 8 ТК РФ).

На заметку! В приказе №558 Минкульта от 25/08/10 г. о перечне управленческой документации и сроках хранения документов под №669 указаны документы о командировании сотрудников, в том числе и служебные задания. Срок их хранения – 5 лет, и 10 лет – для командировок за рубеж.

Кем оформляется служебное задание и кто должен его подписывать

Оформление служебного задания командированному сотруднику может быть поручено его непосредственному начальнику, например, главному инженеру, если командируется рядовой инженер. Достаточно часто оформлением занимается работник кадровой службы на основании докладной записки руководителя подразделения, утвержденной руководителем фирмы.

Оформленное письменно задание на командировку подписывают:

• руководитель фирмы;
• руководитель структурного подразделения;
• сам работник.

Число экземпляров документа оговаривается в ЛНА. Чаще всего ограничиваются одним экземпляром. Задание выдается каждому сотруднику отдельно, даже если они направлены в командировку как группа, согласно приказу.

Руководитель фирмы, отправляясь в командировку, оформляет служебное задание себе как работнику и сам ставит подпись под ним.

В документе предусмотрено не только задание как таковое, но и отчет по возвращении из служебной поездки о его исполнении. Он должен предоставляться руководству независимо от того, используется ли утвержденная форма Т-10а либо свободная, принятая фирмой и закрепленная в локальном акте.

После окончания поездки задание сдается вместе с авансовым отчетом и подтверждающими расходы документами к нему. Если документооборотом организации предусмотрено командировочное удостоверение, оно также прилагается к пакету.

На заметку! Если использование служебного задания прописано в ЛНА, сотрудник обязан письменно отчитаться об исполнении, иначе он будет наказан по ТК РФ, ст. 192.

Состав документа

Служебное задание командированному сотруднику, составленное любым законным способом (на унифицированном бланке или без него) содержит определенные реквизиты:

1. Шапка документа. Состоит из наименования документа, номера, даты, наименования фирмы, отправившей сотрудника в служебную поездку.
2. Данные о командированном сотруднике. ФИО, должность, табельный номер, подразделение, к которому он относится.
3. Данные о командировке. Сюда войдет наименование принимающей стороны, место командировки, даты ее предполагаемого начала и завершения. Указывают число дней командировки, в том числе без нахождения в пути. В бланке Т-10а предусмотрено наименование организации, которая оплачивает служебную поездку. Обычно это та же фирма, в которой работает командированный. Если документ составляется в свободной форме, по правилам внутренних ЛНА, этот пункт может опускаться, иметься в виду по умолчанию.
4. Основание. Здесь указываются реквизиты документа-основания. Чаще всего это приказ о командировке, но может быть и другой документ, например, план дистанционных работ, если в командировку отправляется технический специалист.
5. Задание. Вписывается цель командировки, по пунктам.
6. Отчет о выполнении задания. Заполнение этого пункта происходит после возвращения сотрудника либо им самим, либо непосредственным руководителем, способным объективно оценить, выполнил ли подчиненный поставленное задание.
7. Подписи. Расписываются руководитель фирмы, подразделения и сам работник. Отдельным пунктом выносится резолюция о выполнении задания и подпись руководителя подразделения под ней (во второй раз, по возвращении сотрудника).

Во многих случаях бланк Т-10а не используется, поскольку имеет ограниченные формой поля для заполнения. Если содержание служебного задания объемное, заполнять такой документ неудобно. Тогда применяется свободная форма с включением в нее вышеназванных данных.

Образец

Возьмем для образца условный пример, в котором заместитель директора Иванов Василий Петрович направляется в командировку для выполнения ряда поручений. После возвращения он сам заполняет отчет об исполнении задания. Служебное задание по письменному распоряжению директора оформил сотрудник кадровой службы. Директор является непосредственным руководителем работника. Унифицированный бланк, согласно ЛНА, фирмой не используется.

Служебное задание
для направления в командировку и отчет о его выполнении

от 10.10.19 года
Иванова Василия Петровича
таб. №5

Подразделение – АУП,
должность – заместитель директора.

Направлен в ООО «Стимул», г. Рязань, в командировку на период 10-17 октября 2019 года, сроком на 8 календарных дней, из них в пути 2 дня. Основание: приказ №65-к от 9.10.19 г. о направлении в командировку Иванова В.П.

Содержание служебного задания:

1. Заключение контракта на поставку винограда.
2. Сверка взаиморасчетов за 1-3 квартал 2019 года.

Директор ООО «Агат» Матросов Н.Н.

С заданием ознакомлен: зам. директора Иванов В.П.

Отчет о выполнении (заполнено работником):
1. Заключен контракт на поставку винограда от 12.10.19 г.
2. Проведена поквартальная и общая сверка взаиморасчетов с ООО «Стимул» за 1-3 квартал 2019 года.

18.10.19 г.
Зам. директора Иванов В.П.

Заключение о выполнении задания: выполнено полностью (заполнено директором).

Директор Матросов Н.Н.

Как правильно считать дни

Предварительный расчет дней отсутствия сотрудника делается до отправки и вносится в текст задания. Срок командировки фактический определяется прежде всего по документам на проезд. Начальной точкой считается дата отправления транспорта от места, где член рабочего коллектива трудится постоянно.

В случае утери проездных документов:

• используют подтверждающие наем жилья сотрудником в поездке (гостиничная квитанция, любые иные документы, указывающие на временное проживание);
• документы на проживание и проезд у работника отсутствуют — он составляет служебную записку (или любой иной документ), в которой указывает реальный срок своего нахождения в командировке, а принимающая сторона подтверждает его подписями своих ответственных лиц.

Если работник вместо общественного пользовался транспортом фирмы или личным либо привлек к перевозке третьих лиц, он составляет служебную записку с приложением любых задокументированных данных о том, что проезд осуществлялся по нужному маршруту (путевой лист, кассовые чеки АЗС и др.).

При исчислении дней командировки, отражаемых в приказе, в служебном задании и в отчете по его исполнению, следует учитывать, что:

Инструкция: составляем служебное задание на командировку

Образец командировочного задания — это документ, в котором фиксируется вся ключевая информация о деловой поездке. Требование формировать такой документ часто предусмотрено в локальных нормативных актах. Расскажем, как правильно его составить. В статье можно скачать бланк служебного задания на командировку и заполненный образец.

Трудовое законодательство и положение, которое регулирует правила отправки работников в служебные поездки (Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749), не обязывают формировать задачу для командировочного в письменной форме. Но следует принимать во внимание, что ч. 1 ст. 8, абз. 7 ч. 1 ст. 22 ТК РФ дают право издать локальный распорядительный акт, который сделает обязательным формирование служебного задания, а также установить образец и порядок его оформления. Особенно широко это распространено в бюджетных учреждениях.

Однако для того чтобы оформить подобный документ, можно использовать не только установленный нанимателем бланк командировочного задания в свободной форме, но и формуляр, утвержденный Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 — унифицированная форма т-10а, служебное задание, образец заполнения которой мы и рассмотрим в статье.

Бланк формы т-10а

Инструкция: до начала командировки

Итак, рассмотрим по шагам заполнение документа для направления в командировку на примере унифицированной формы Т-10а. Установленный Госкомстатом или нанимателем бланк оформляется в целях правильного учета и оплаты командировочных расходов.

Шаг 1. Заполняем шапку

Начинаем заполнять образец задания на командировку с внесения информации общего характера:

• название учреждения;
• номера форм по ОКУД и ОКПО;
• номер по порядку;
• дата формирования.

Шаг 2. Заполняем персональные данные работника

Образец служебного задания на командировку (скачать бланк служебного задания форма т-10а вы смогли выше) содержит информацию личного индивидуального характера:

• Ф.И.О. сотрудника должны быть указаны в центре формы;
• номер по табелю фиксируется в этой же части.

Шаг 3. Заполняем таблицу

Бланк «Служебное задание на командировку в 2019 году», образец которого можно изучить далее, содержит таблицу, состоящую из 12 граф, первые 11 из которых заполняются по порядку информацией следующего характера:

1. Фиксация структурного подразделения, где трудится человек.
2. Название должности в соответствии с формулировкой в штатном расписании учреждения.
3. Название местности, куда необходимо направить работника.
4. Полное наименование учреждения, куда сотрудник едет.
5. День начала поездки.
6. День завершения поездки.
7. Общая длительность нахождения в поездке.
8. Длительность, за исключением времени нахождения в дороге.
9. Указание на учреждение, оплачивающее командировочные расходы (как правило, то, которое направляет сотрудника, иногда — приглашающая сторона).
10. Информация из распорядительного документа, по которому сотрудник направляется в путь.
11. Описание целей направления сотрудника.

Заполнив первые 11 граф, оформление можно прервать до момента, когда работник возвратится из поездки.

Шаг 4. Подписываем

Процесс следует завершить, обеспечив подпись начальника структурного подразделения, где трудится уезжающий. В целом документ нужно утвердить у руководителя учреждения (уполномоченного руководителем лица).

Инструкция: по окончании служебной командировки

По возвращении из поездки следует завершить заполнение документа. Сделать это можно следующим образом.

Шаг 1. Заполняем отчет

Вернувшись из поездки, сотрудник (графа 12) вносит информацию по ее итогам, то есть дает в краткой форме отчет по выполнению служебных поручений.

Шаг 2. Подписываем

• подпись вернувшегося из поездки сотрудника;
• оценка начальником подразделения результативности поездки в строке, предусмотренной для дачи заключения по командировке;
• подпись руководителя подразделения, дата отчета.

Шаг 3. Сдаем

Оформленный надлежащим образом документ следует сдать в бухгалтерию учреждения.

Обязательно ли заполнять

Документ фактически включает два раздела: поручения начальника и отчет о результатах исполнения. С 2015 года его применение прекратило носить обязательный характер: составлять его нужно в том случае, когда данная процедура установлена локальным нормативным актом учреждения.

Образец

Образец заполнения служебного задания для направления в командировку.

В 1996 г. закончила СГПИ по специальности преподаватель английского и русского языков. В 2003 г. закончила Московскую Академию права и управления по специальности юрист. В 2007 г.закончила РАНХиГС по специальности менеджмент в управлении

Как правильно оформить командировку

Работодатель вправе направлять работников в командировки как по России, так и за рубеж, при этом загранкомандировка оформляется в общем порядке.

Принятие решения о направлении работника в командировку и проверка возможности ее оформления

Прежде чем оформить направление работника в командировку, необходимо проверить, не относится ли он к категории работников, которых работодатель не вправе направлять в командировку или которые могут отказаться от нее. Работодатель вправе направлять в командировку только работников, состоящих в трудовых отношениях с работодателем (в т. ч. совместителей, иностранных работников), за исключением отдельных категорий граждан. Если в отношении работника законодательством установлен запрет на направление в командировку, работодатель не вправе командировать его даже при наличии его согласия.

Подтверждение: ст. 166, ч. 2 ст. 287, ч. 8 ст. 11 Трудового кодекса РФ, п. 2 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письмо Минфина России № 03-03-04/1/844 от 19 декабря 2006 г.

Работодатель вправе в определенных случаях привлекать работника к дисциплинарной ответственности за отказ ехать в командировку.

Следует иметь в виду, что служебные поездки работников, постоянная работа которых проходит в пути или имеет разъездной характер, не признаются командировками.

Подтверждение: ч. 1 ст. 166 Трудового кодекса РФ, абз. 3 п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.

Работники направляются в командировку на основании письменного решения работодателя (абз. 2 п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.), которое, как правило, оформляется в виде приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку.

Оформление документов для направления работника в командировку и выдача (перечисление) денежных средств на командировочные расходы

При направлении работника, с которым заключен трудовой договор, в командировку нужно оформить приказ (распоряжение) руководителя о направлении работника в командировку.

С 8 января 2015 года работодатели не обязаны оформлять служебное задание и командировочное удостоверение работникам, которые направляются в командировку, поскольку требование об оформлении указанных документов отменено (п. 2 Постановления Правительства РФ № 1595 от 29 декабря 2014 г.). Вместе с тем работодатели могут продолжать оформление служебных заданий и командировочных удостоверений (см. образцы в конце статьи) работникам (например, по унифицированным формам), если приняли решение и далее использовать эти формы, что отражено в учетной политике организации.

С 8 августа 2015 года работодатели также не обязаны вести журналы учета командированных работников, поскольку отменена норма, согласно которой на Минтруд России возлагалась обязанность по утверждению форм этих журналов и порядка и их заполнения (п. 3 Изменений, утв. Постановлением Правительства РФ № 771 от 29 июля 2015 г.). Сами формы указанных журналов и порядок их оформления, утвержденные Приказом Минздравсоцразвития России № 739н от 11 сентября 2009 г., отменены с 19 октября 2015 года (Приказ Минтруда России № 646н от 17 сентября 2015 г.).

Вместе с тем работодатели могут продолжать вести журналы учета работников, прибывающих и выбывающих в командировку, если приняли соответствующее решение. Если работодатель принял решение вести такие журналы, можно сделать их в свободной (самостоятельно утвержденной) форме.

Следует учесть, что при направлении работника в командировку в Республику Крым в период, когда изменилась его административно-территориальная принадлежность, не нужно переоформлять командировочные документы, поскольку для командировок по России и странам СНГ (в т. ч. по Украине) оформляется одинаковый пакет документов.

Вывод: изменение административно-территориального статуса территории командирования в данном случае не является основанием для внесения в документы каких-либо изменений.

Период нахождения работника в командировке необходимо отметить в табеле учета рабочего времени.

Подтверждение: ч. 4 ст. 91, ст. 166 Трудового кодекса РФ, п. 3, 7, 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.

Работнику, который направлен в командировку, предоставляются предусмотренные трудовым законодательством гарантии, а именно:

• сохранение места работы (должности);
• сохранение среднего заработка на время нахождения в командировке;
• возмещение расходов, связанных с командировкой (расходов по проезду, найму жилья, суточных и др.).

Указанные гарантии распространяются и на совместителей (как внутренних, так и внешних). При этом совместителю средний заработок за время нахождения его в командировке нужно сохранять только у того работодателя, который направил его в командировку. Если же работник направлен в командировку одновременно как по основному месту работы, так и по совместительству, средний заработок нужно сохранять у обоих работодателей. Возмещение расходов по командировке в этом случае распределяется между работодателями по соглашению между ними.

Подтверждение: ч. 1 ст. 168, ч. 2 ст. 287 Трудового кодекса РФ, п. 9 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.

Срок командировки

Срок командировки работодатель определяет самостоятельно с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.).

Предварительный (расчетный) срок, на который работник направляется в командировку, нужно указать в приказе о направлении работника в командировку, который подписывает руководитель организации (или уполномоченное им на это лицо) или индивидуальный предприниматель.

Максимальный срок нахождения работника в командировке (как по России, так и в загранкомандировке) законодательством не установлен. Исключение – иностранные работники. В отношении них определение максимального срока нахождения в командировке имеет свои особенности (п. 6 ст. 13 Федерального закона № 115-ФЗ от 25 июля 2002 г., приложение к Приказу Минздравсоцразвития России № 564н от 28 июля 2010 г.).

Подтверждение: п. 1, 4 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письмо Минфина России № 03-03-06/1/304 от 28 апреля 2010 г.

При этом трудовое законодательство не предусматривает какого-либо разделения командировок на краткосрочные и длительные (письмо Минздравсоцразвития России № 924-12 от 16 марта 2010 г.). Однако работодатель в своем локальном нормативном акте (например, в Положении о служебных командировках) может определить продолжительность краткосрочных и длительных командировок, в частности, в целях установления сроков хранения командировочных документов (ч. 2 ст. 5, ст. 8 Трудового кодекса РФ).

При необходимости можно изменить срок командировки работника (сократить или продлить первоначально установленный ее срок). Трудовое законодательство не регулирует вопрос изменения срока командировки, однако и не содержит каких-либо запретов или ограничений на такие действия работодателя.

Подтверждение: ст. 166 Трудового кодекса РФ, Положение, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письма Минфина России № 03-04-06/4-5 от 14 января 2013 г., № 03-04-06-01/244 от 22 сентября 2009 г.

Сокращение срока командировки

• работник досрочно выполнил служебное поручение;
• работодателю требуется немедленное присутствие работника на работе по производственной необходимости (отзыв из командировки);
• возникли семейные обстоятельства или иные уважительные причины, по которым требуется немедленное возвращение работника (например, в связи со смертью близкого родственника).

• фамилию, имя, отчество командированного работника;
• должность (профессию), структурное подразделение (при наличии), в котором работает командированный работник;
• реквизиты приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку;
• причину изменения срока командировки;
• новый срок командировки (количество дней, на которое она сокращается);
• поручение бухгалтеру (иному уполномоченному работнику) о перерасчете расходов на командировку и среднего заработка, сохраняемого за работником за дни пребывания в командировке (ст. 167-168 Трудового кодекса РФ).

По причине отсутствия работника на работе договоренность с ним об отзыве из командировки достигается устно (например, по телефону, электронной почте). В момент издания приказа об изменении срока командировки работник находится в командировке, поэтому он знакомится с приказом под подпись по возвращении на работу.

Продление срока командировки

• невозможность выполнения служебного поручения в установленные сроки (в силу форс-мажорных обстоятельств, когда для выполнения задания требуется дополнительное время, и др.);
• выполнение работником дополнительного служебного поручения;
• временная нетрудоспособность работника в период командировки;
• вынужденная остановка (задержка) в пути (например, по метеоусловиям, из-за поломки транспортного средства, сбоя в движении транспортных средств и т.п.);
• невозможность выезда из места командирования в связи с отсутствием билетов.

Для продления срока командировки работника нужно издать соответствующий приказ. Поскольку унифицированная форма такого приказа не утверждена, он составляется в свободной форме. В приказе необходимо указать:

• фамилию, имя, отчество командированного работника;
• должность (профессию), структурное подразделение (при наличии), в котором работает командированный работник;
• реквизиты приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку;
• причину продления командировки;
• новый срок командировки (количество дней, на которое она продлевается);
• поручение бухгалтеру (иному уполномоченному работнику) о перерасчете расходов на командировку и среднего заработка, сохраняемого за работником за дни пребывания в командировке (ст. 167-168 Трудового кодекса РФ).

По причине отсутствия работника на работе договоренность с ним о продлении срока командировки достигается устно (например, по телефону, электронной почте). В момент издания приказа о продлении срока командировки работник находится в командировке, поэтому он знакомится с приказом под подпись по возвращении на работу. Следует учесть, что если работник относится к категориям, которые можно направлять в командировку только с их письменного согласия, при необходимости продления командировки до издания приказа нужно повторно запросить согласие работника на командировку. Если невозможно сразу оформить согласие письменно, оно оформляется по возвращении работника из командировки.

Поскольку об изменении (продлении, сокращении) срока командировки издается отдельный приказ, в котором учитываются все нюансы такого продления (сокращения), нет необходимости вносить изменения (исправления) в ранее составленные командировочные документы (приказ о направлении работника в командировку и т.д.).

Подтверждение: ч. 2 ст. 5, ч. 1 ст. 8 Трудового кодекса РФ.

Также при необходимости работодатель может:

• отозвать работника из командировки (сократить ее срок, установленный первоначально);
• отменить командировку работника (отказаться от направления работника в командировку) в ситуации, когда она документально оформлена, но работник еще не выехал к месту командирования.

Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, которые представляет работник после возвращения из командировки.

Если работник едет к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном или личном транспорте (в т. ч. по доверенности), то фактический срок пребывания в командировке указывается в служебной записке. Служебная записка оформляется на основании и с приложением оправдательных документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевого листа, маршрутного листа, счетов, квитанций, кассовых чеков и т.п.). Ее работник представляет работодателю после возвращения из командировки. Данные правила применяются и в ситуации, когда работник добирается к месту командирования транспортом лица, которое оказывает автотранспортные услуги на основании соответствующего договора, но не оформляет проездные документы (билеты).

В случае отсутствия проездных документов фактический срок своего пребывания в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения в месте командирования. Например, при проживании в гостинице указанный срок пребывания подтверждается договором об оказании гостиничных услуг, оформленным в соответствии с Правилами, утв. Постановлением Правительства РФ № 1085 от 9 октября 2015 г.

Если у работника нет ни проездных документов, ни документов по проживанию, то фактический срок пребывания в месте командирования он подтверждает иными документами, содержащими подтверждение принимающей стороной (организацией либо должностным лицом) срока прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командирования). Например, это может быть служебная записка и (или) письмо принимающей стороны. В служебной записке о сроке пребывания в месте командирования должностное лицо организации, куда был направлен работник, должно поставить отметку и свою подпись, которые подтвердят даты прибытия работника в место командирования и убытия из него.

Подтверждение: п. 7 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письма ФНС России № СД-4-3/20427 от 24 ноября 2015 г., Роструда № 2450-6-1 от 19 октября 2015 г.

Окончательный расчет с работником по возвращении его из командировки

При возвращении из командировки нужно произвести окончательный расчет с работником по оформленному авансовому отчету.

Дооформлять командировочное удостоверение и отчет о выполненной в командировке работе (оборотную сторону служебного задания) не нужно, поскольку требование об оформлении указанных документов отменено (п. 2 Постановления Правительства РФ № 1595 от 29 декабря 2014 г.).

К авансовому отчету работника потребуется приложить документы, подтверждающие командировочные расходы, которые заявлены в авансовом отчете (например, документы, подтверждающие расходы на проезд, наем жилья и др.).

Если документы, подтверждающие расходы, составлены на иностранном языке, организация должна обеспечить их построчный перевод на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности). Сделать это может как сторонний профессиональный переводчик, так и специалист организации, на которого возложена обязанность по переводу (даже при отсутствии у него специального образования (диплома)) (письма Минфина России № 03-03-06/1/202 от 20 апреля 2012 г., № 03-03-06/1/725 от 3 ноября 2009 г.).

При этом допускается не переводить слова, которые являются зарегистрированным товарным знаком. Например, это может быть наименование авиакомпании (ст. 6 Конвенции об охране промышленной собственности от 20 марта 1883 г.). Кроме того, можно оставить без перевода слова, которые не имеют существенного значения (например, правила авиаперевозки) (письма Минфина России № 03-03-07/6 от 24 марта 2010 г., № 03-03-05/57 от 22 марта 2010 г.).

При переводе на русский язык реквизитов электронного билета также существуют свои особенности.

Авансовый отчет вместе со всеми подтверждающими документами работник должен представить работодателю в течение трех рабочих дней по возвращении из командировки. Указанный срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки. При этом если работник вернулся из командировки в выходной (праздничный) день, то трехдневный срок нужно отсчитывать с первого рабочего дня, следующего за днем возвращения.

Подтверждение: п. 6.3 Указания о порядке ведения кассовых операций, п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., Указания по применению и заполнению формы № АО-1, утв. Постановлением Госкомстата России № 55 от 1 августа 2001 г., Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (№ Т-10, № Т-10а), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (образец формы Т-10а)

Командировочное удостоверение (образец формы Т-10)

Привет, Гость! У «Клерка» новый курс!

(ФСБУ 5/2019, ФСБУ 25/2018, ФСБУ 26/2020, ФСБУ 6/2020, ФСБУ 27/2021.)

Успейте записаться, пока есть места! Обучение онлайн 1 месяц. Старт курса уже 15 февраля, программа здесь.