Уничтожение трудовой книжки

Путеводитель по кадровому делу: Трудовые книжки. Хранение и уничтожение бланка трудовой книжки (подготовлен экспертами компании “Гарант”)

3. Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 31 октября 2016 г. N 589н “Об утверждении разъяснения по некоторым вопросам применения Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 “О трудовых книжках”

4. Положение об организации работы с персональными данными федерального государственного гражданского служащего центрального аппарата Федерального агентства по поставкам вооружения, военной, специальной техники и материальных средств и ведении его личного дела (утв. Приказом Федерального агентства по поставкам вооружения, военной, специальной техники и материальных средств от 22 апреля 2011 г. N 116)

5. Положение о защите персональных данных государственного гражданского служащего Федерального агентства по печати и массовым коммуникациям и ведении его личного дела (утв. Приказом Федерального агентства по печати и массовым коммуникациям от 1 декабря 2010 г. N 584)

6. Инструкция по кадровому делопроизводству в Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору (утв. Приказом Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору от 30 мая 2008 г. N 372)

7. Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558 “Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения”

8. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете (Утверждено Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105 по согласованию с ЦСУ СССР)

1. Распоряжение об организации хранения трудовых книжек служащих (утв. Указанием оперативного характера ЦБР от 22 января 2004 г. N 8-Т)

2. Образец приказа о возложении обязанностей по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек (книга Карсетской Е.В.)

3. Заявка на выдачу бланков трудовых книжек (“Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение”)

4. Отчет об использовании бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (“Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение”)

5. Приказ о назначении ответственного за ведение и хранение трудовых книжек (“Руководитель бюджетной организации”)

6. Образец акта об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек (“Отдел кадров коммерческой организации”)

7. Образец акта об уничтожении бланка трудовой книжки (“Кадровая служба и управление персоналом предприятия”)

8. Акт об уничтожении испорченного бланка трудовой книжки (“Кадровик.ру”)

9. Примерная форма акта списания трудовых книжек (подготовлено экспертами компании “Гарант”)

Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 18 марта 2008 г. N 656-6-0 (об ответственности за сохранность трудовой книжки)

2. Хранение невостребованных трудовых книжек по правилам (журнал “Кадровая служба и управление персоналом предприятия”, N 2, февраль 2017 г.)

3. Трудовая книжка: учет и хранение (журнал “Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение”, N 8, август 2016 г.)

6. Правила хранения кадровых и бухгалтерских документов (журнал “Учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение”, N 6, июнь 2015 г.)

7. Актуальные вопросы работы с трудовыми книжками (“Упрощенная система налогообложения: бухгалтерский учет и налогообложение”, N 10, октябрь 2014 г.)

READ
Пишем жалобу в УК на отсутствие отопления

8. Трудовые книжки в аптеке: организуем учет и хранение правильно (“Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение”, N 9, сентябрь 2014 г.)

9. Покупка, учет и хранение трудовых книжек (“Кадровая служба и управление персоналом предприятия”, N 1, январь 2014 г.)

10. Ведение и хранение трудовых книжек (“Кадровый вопрос”, N 1, январь 2014 г.)

11. Все о трудовой книжке (Л.В. Куревина, “Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения”, N 4, 5, апрель, май 2013 г.)

Решения практических ситуаций

Ситуация 1: В организации имеются две сотрудницы с одинаковыми именем и фамилией. Одна вышла замуж, и по ошибке инспектор отдела кадров зачеркнул на титульном листе трудовой книжки фамилию и написал новую не той сотруднице. Запись на внутренней стороне обложки трудовой книжки не произведена. Можно ли исправить эту ошибку, или нужно ликвидировать трудовую книжку? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, январь 2016 г.)

Ситуация 2: Организация планирует осуществлять кадровый аутсорсинг – ведение кадровой документации юридического лица сторонней организацией, в частности, заполнение, хранение трудовых книжек. Каким образом организация должна осуществлять хранение трудовых книжек сотрудников сторонних организаций? Существуют ли законодательные требования или ограничения на осуществление такой деятельности по договору аутсорсинга, в частности, в связи с хранением трудовых книжек по месту нахождения организации – исполнителя услуг? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, январь 2014 г.)

Ситуация 3: Уволившийся сотрудник за трудовой книжкой не пришел, согласия на пересылку трудовой книжки почтой не давал. Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой ему было направлено дважды и оба раза было возвращено по истечению срока хранения на почте. Какие действия следует предпринять работодателю в данной ситуации? Нужно ли продолжать направлять уведомления? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, май 2013 г.)

Ситуация 4: Кто в организации должен нести ответственность за хранение трудовых книжек? (информационный портал Роструда “Онлайнинспекция.РФ”, июль 2016 г.)

Ситуация 5: При заполнении трудовой книжки работника сотрудник кадровой службы допустил ошибку на титульном листе. У работника данная компания первое место работы. Как правильно оформить работнику новую трудовую книжку? Нужно ли писать на ней, что это дубликат? И какой датой оформлять: датой приема или обнаружения ошибки? (информационный портал Роструда “Онлайнинспекция.РФ”, июль 2016 г.)

Ситуация 6: Кто в организации должен нести ответственность за хранение трудовых книжек? (информационный портал Роструда “Онлайнинспекция.РФ”, декабрь 2015 г.)

Ситуация 7: При оформлении пенсий инспекторы в отделениях Пенсионного фонда просят принести оригинал трудовой книжки. Мы отвечаем за хранение трудовых книжек и просто так трудовые на руки никому не выдаем. Как лучше поступить в данной ситуации? (информационный портал Роструда “Онлайнинспекция.РФ”, декабрь 2015 г.)

Ситуация 8: Работодатель утверждает, что мы должны сами хранить свои трудовые книжки. Когда необходимо сделать в них запись, он забирает книжку на пару часов и возвращает ее обратно. Законно ли это? Разве не должны наши трудовые храниться в отделе кадров? (информационный портал Роструда “Онлайнинспекция.РФ”, декабрь 2015 г.)

Ситуация 9: Работодатель рассматривает вариант передачи трудовых книжек работников и других кадровых документов сторонней организации, которая может предоставить все условия для хранения вышеупомянутых документов. Правомерно ли хранение данных документов у сторонней организации? Насколько я понимаю в соответствии с трудовым законодательством организация работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек возложена на работодателя (ч. 2 ст. 66 ТК РФ, п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек) и работодатель не имеет права возложить данную обязанность на другое юридическое лицо (информационный портал Роструда “Онлайнинспекция.РФ”, ноябрь 2015 г.)

READ
Рефинансирование ипотеки в Юникредит банке

Ситуация 10: Нужно ли приказ о назначении ответственного за ведение и хранение трудовых книжек переиздавать каждый год или достаточно одного? (“Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения”, N 2, февраль 2015 г.)

Ситуация 11: Можем ли мы назначить ответственным лицом за работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек бухгалтера? Если да, как оформить передачу ему трудовых книжек и ключей от сейфа, где они хранятся? (“Отдел кадров коммерческой организации”, N 3, март 2014 г.)

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Путеводитель по кадровому делу

Подготовлен экспертами компании “Гарант”

Путеводитель по кадровому делу включает тематические подборки правовых норм, судебной практики, разъяснений государственных органов власти, аналитических материалов, практических ситуаций, а также форм документов и образцов их заполнения.

Быстро разобраться с кадровым вопросом Вам помогут:

– одновременное наличие различных видов информации по интересующей проблеме,

Инструкция: оформляем акт об уничтожении испорченной трудовой книжки

Трудовые книжки, как документы строгой отчетности, хранятся у работодателя весь период трудоустройства работника. Работодатель обязан заботиться об их сохранности, их правильном ведении и своевременном заполнении. Порядок работы с рабочими документами сотрудников описан в правилах, утвержденных постановлением правительства № 225 от 16.04.2003.

Учету подлежат не только бумаги действующих сотрудников, но и пустые бланки и вкладыши к ним, которые имеются в компании.

Рабочие документы сотрудников и неиспользованные бланки уничтожаются работодателем в таких случаях:

  • испорченные при заполнении бланки трудовых книжек подлежат утилизации в соответствии с п. 42 правил;
  • утилизируются сильно поврежденные стихийными бедствиями и чрезвычайными ситуациями бумаги;
  • невостребованные документы бывших сотрудников утилизируются по истечении срока их хранения. В соответствии с п. 449 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236, такие документы хранятся 50 лет, если они закончены делопроизводством после 01.01.2003, и 75 лет — если до этой даты.

Как списать

Прежде чем утилизировать рабочие документы, их необходимо надлежащим образом списать. Для этого составляется акт о списании трудовых книжек. Издавать его необходимо после проведения инвентаризации всех хранящихся в компании бумаг сотрудников.

Иногда возникает необходимость уничтожить не сам документ, а вкладыш к нему, например, испорченный неправильным заполнением. Вкладыш является бумагой строгой отчетности, поэтому прежде чем его уничтожить, необходимо составить акт об уничтожении вкладыша в трудовую книжку — форма и содержание этого документа такие же.

READ
Повестка, для прохождения военной службы

Кто составляет акт о списании

Составляет и подписывает бумагу специально создаваемая комиссия. В ее состав входят не менее трех человек из числа сотрудников организации, как правило, это работники кадровой службы и бухгалтерии. В обязанности комиссии входит:

  • выявить подлежащие уничтожению бумаги;
  • убедиться, что их необходимо утилизировать, в том числе: проверить срок хранения, если уничтожается невостребованная бумага, убедиться в наличии ошибок, поскольку дальнейшее заполнение трудовой книжки при испорченном бланке не допускается, или в непригодности документа для дальнейшего использования;
  • составить акт и подписать его;
  • осуществить самостоятельно или лично проконтролировать процесс физического уничтожения.

акт об уничтожении бланка трудовой книжки

Составляем акт о списании

У акта об уничтожении бланка трудовой книжки или о списании другого документа нет утвержденного унифицированного бланка. Каждая организация разрабатывает его в удобной ей форме. В тексте следует указать:

  • наименование организации, в которой происходит списание и уничтожение;
  • наименование документа;
  • реквизиты: дата и место издания;
  • перечень членов комиссии с указанием Ф.И.О. и должностей каждого;
  • Ф.И.О. и должность председателя комиссии;
  • перечень документов, подлежащих уничтожению, с указанием их серии и номера формуляра. Из каждой уничтоженной единицы вырезается серия и номер и вклеивается в акт;
  • причину уничтожения каждой единицы;
  • период, в течение которого произошла порча;
  • дату и способ уничтожения.

В заключении все члены подписывают акт, утверждая тем самым подлинность сведений, изложенных в тексте.

Об уничтожении испорченных

бланков трудовых книжек и вкладышей в них

26 февраля 2020 года г. Санкт-Петербург

Комиссия в составе:

  • председателя комиссии — начальника отдела кадров Петровой П.П.;
  • членов комиссии: специалиста отдела кадров Сидоровой С.С., бухгалтера Спиридоновой С.С.

Составила настоящий акт о том, что в период с 27.01.2020 по 26.02.2020 в Федеральном государственном бюджетном учреждении «Аллюр» были испорчены следующие бланки:

  • трудовой книжки — 1 (один) бланк (серия ТК-III № 123456), причина порчи — неправильное заполнение;
  • вкладыша в трудовую книжку — 1 (один) бланк (серия ВТ № 789098), причина порчи — неправильное заполнение.

В связи с чем 26.02.2020 указанные бланки были уничтожены путем измельчения с помощью шредера.
Комиссией подтверждена непригодность указанных бланков, вследствие чего было принято решение об их уничтожении.

Как происходит утилизация

Утилизация производится способом, не позволяющим в дальнейшем восстановить содержание бумаги. Способов два:

  • сжигание в закрытой печи, такой способ позволит не допустить оставления несгоревших фрагментов, в отличие от открытого уличного огня;
  • шредирование — измельчение в специальном приборе. Не все компании имеют в своем распоряжении такую технику, поэтому для утилизации таким способом привлекают специализированные организации.

В 2011 году окончила УрГЮА (ИПиП), в 2013 — РАНХиГС по программе «Управление государственными и муниципальными закупками». С 2013 по 2018 года занималась юридическим сопровождением закупок бюджетных учреждений федерального и регионального уровней.

Акт об уничтожении бланка трудовой книжки

Акт о списании трудовых книжек – документ, подтверждающий уничтожение и снятие с учета бланка строгой отчетности. Он является основным этапом процедуры избавления от испорченного формуляра.

Когда списать

Трудовые книжки и вкладыши к ним являются документами строгой отчетности — порядок учета, хранения, заполнения и списание их регламентированы законодательством. В частности, п. 42 Постановления Правительства №225 от 16.04.2003 гласит, что испорченные при заполнении бланки трудовых книжек подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Такая необходимость возникает в следующих случаях:

  1. Внесены недостоверные сведения на титульном листе при первичном заполнении. Текущий порядок позволяет дополнять или изменять сведения о фамилии, имени, отчестве, профессии, образовании владельца ТК, но на основании подтверждающих документов (свидетельство о браке, о перемене имени, диплом и т. п.). Если же при первичном заполнении ТК или вкладыша в личных данных допущена ошибка, ее не исправляют, а бланк списывают как испорченный и потом уничтожают.
  2. Документы физически пострадали в результате чрезвычайных ситуаций, стихийных бедствий, противоправных действий третьих лиц или просто небрежности кадровика. Естественно, залитые, обугленные, обгрызенные, с отсутствующими страницами бланки использовать нельзя, необходимо закупить новые. Более того, если пострадали уже заполненные формуляры, их списывают и уничтожают, а сотрудникам заводят дубликаты в предусмотренном законодательством порядке.
  3. Документы рассыпаются в руках от ветхости (редко, но все-таки случается и так). Порядок действий кадровика при таких случаях не регламентирован, но наиболее логичным представляется завести дубликат (при наличии у работника подтверждающих стаж документов).
  4. Изменилась форма или способ ведения ТК. С внедрением ЭТК проблема уничтожения и списания неиспользованных, но закупленных бланков встанет перед всеми работодателями.
READ
Перепланировка в панельном доме

Как списать

Просто выкинуть негодные документы не получится — они номерные, подотчетные, да и содержат персональные данные работников. Заполнение трудовой книжки при испорченном бланке тоже недопустимо. Значит, их необходимо списывать и уничтожать, но соблюдая определенный алгоритм.

Оцениваем ситуацию

Перед тем, как списать испорченную трудовую книжку, собирается специальная комиссия, не менее чем из трех членов. Обычно в нее включается директор или его заместитель, главный бухгалтер и специалист по кадрам или другое лицо, в чьи обязанности входит ведение ТК. Основная задача комиссии — провести инвентаризацию бланков, оценить целесообразность и правомерность списания и наблюдать за правильностью уничтожения. Периодичность сбора комиссии устанавливается в зависимости от специфики деятельности каждого предприятия и наличия документов для списания и уничтожения.

Составляем акт

По результатам работы комиссии составляется специальный акт, в котором обязательно отражаются следующие моменты:

  • реквизиты организации;
  • состав комиссии;
  • количество, серии и номера бланков на списание и уничтожение и причины их изъятия;
  • подписи всех членов комиссии.

Унифицированной формы такого документа не существует, поэтому организация вправе вносить в него и другие сведения.

Общество с ограниченной ответственностью

о списании бланков трудовых книжек

г. Новосибирск 12 марта 2020 г.

Нами, генеральным директором Синицыным М.М., главным бухгалтером Птичкиной А.А., специалистом по кадрам Воробьевой Ж.С., составлен настоящий акт о нижеследующем:

1. За период с 01 января 2020 по 12 марта 2020 г. специалистом по кадрам Воробьевой Ж. С. испорчены вследствие совершения большого количества ошибок при заполнении следующие бланки трудовых книжек:

  1. ТК серия АТ-II №123456 — 1 шт.
  2. ТК серия АТ-II №123457 — 1 шт.
  3. ТК серия АТ-II №123458 — 1 шт.
  4. ТК серия АТ-II №123459 — 1 шт.

2. Балансовая стоимость вышеозначенных бланков составляет 320 руб за 1 шт. Итого – 1280 руб.

Комиссией определена непригодность бланков к дальнейшему использованию и предложено списать их с баланса ООО «Дельта» с последующим уничтожением путем измельчения в бумагорезательной машине.

Подписи членов комиссии

Проводим списание

Так как бланки ТК являются материальной ценностью, все действия с ними отражаются в бухгалтерском учете. Минфин рекомендует предприятиям учитывать их как бланки строгой отчетности на забалансовом счете 006. Используются следующие проводки:

READ
Какое наказание грозит за рецидив по ч 2 ст 158 УК РФ?
Проводка Содержание
Дт 006 Поступившие формуляры трудовых книжек учтены в качестве БСО
Дт 91 Кт 60 Стоимость БСО отнесена на расходы работодателя
ДТ 19 Кт 60 Отражен НДС, предъявленный специализированным продавцом формуляров ТК
Кт 006 Списан с учета каждый формуляр трудовой книжки, оформленной сотрудникам
Дт 73 Кт 91 Возмещаемая сотрудником стоимость формуляра трудовой книжки учтена в доходах при увольнении сотрудника и выдаче ему на руки трудовой книжки
Дт 91 Кт 68 При выдаче увольняющемуся сотруднику трудовой книжки со стоимости формуляра начислен НДС
Дт 50 Кт 73 Задолженность за формуляр трудовой книжки погашена сотрудником

Уничтожаем

Помимо списания формуляров ТК, следует и физически их уничтожить. Как и любые важные документы, они уничтожаются несколькими способами:

  • сжигаются (в настоящее время, в связи с ужесточением правил пожарной безопасности на предприятиях, этот способ уходит в прошлое);
  • измельчаются в шредере либо ножницами — резать их необходимо на кусочки такого размера, чтобы прочтение и восстановление документа было невозможным;
  • передаются для уничтожения в специализированные организации.

При использовании любого из способов уничтожения оформляется документ, в котором отражают: кем, как, когда и в каком количестве были ликвидированы ненужные бланки. Выглядит он так:

Общество с ограниченной ответственностью

об уничтожении бланка трудовой книжки

г. Новосибирск 12 марта 2020 г.

Нами, генеральным директором Синицыным М.М., главным бухгалтером Птичкиной А.А., специалистом по кадрам Воробьевой Ж.С., составлен настоящий акт о нижеследующем:

12 марта 2020 г. в помещении отдела кадров ООО «Дельта» были уничтожены путем измельчения в специальном устройстве (бумагорезательной машине) следующие испорченные специалистом по кадрам Воробьевой Ж.С. бланки трудовых книжек:

  1. ТК серия АТ-II №123456 — 1 шт.
  2. ТК серия АТ-II №123457 — 1 шт.
  3. ТК серия АТ-II №123458 — 1 шт.
  4. ТК серия АТ-II №123459 — 1 шт.

Всего уничтожены 4 (четыре) бланка.

Подписи членов комиссии

Заметим, что вкладыши учитываются, как и сами ТК, поэтому и акт об уничтожении вкладыша в трудовую книжку составляется аналогичным образом.

Общество с ограниченной ответственностью

об уничтожении бланка вкладыша в трудовую книжку

г. Новосибирск 12 марта 2020 г.

Нами, генеральным директором Синицыным М.М., главным бухгалтером Птичкиной А.А., специалистом по кадрам Воробьевой Ж.С., составлен настоящий акт о нижеследующем:

12 марта 2020 г. в помещении отдела кадров ООО «Дельта» были уничтожены путем измельчения в специальном устройстве (бумагорезательной машине) следующие испорченные специалистом по кадрам Воробьевой Ж.С. бланки вкладышей в трудовую книжку:

  1. Вкладыш серия ВТ-I №123456 — 1 шт.
  2. Вкладыш серия ВТ-I №123457 — 1 шт.
READ
Справка бти для наследства образец

Всего уничтожены 2 (два) бланка.

Подписи членов комиссии

После измельчения или уничтожения формуляров иным способом соответствующая запись вносится и в приходно-расходную книгу учета бланков трудовых книжек.

Исправим ошибки в трудовой книжке работника

До конца 2019 года трудовая книжка является основным и единственным документом, который подтверждает стаж работника, необходимый для назначения страховой пенсии.

С 2020 года таким документом станут еще и сведения о трудовой деятельности.

Однако бумажные трудовые книжки мы будем продолжать вести:

• в 2020 году — на всех работников;

• с 2021 года — только на тех работников, которые до 01.01.2021 подадут об этом письменное заявление.

Поэтому нюансы ведения трудовых книжек остаются очень важными, и ошибки в этих документах недопустимы. А если они обнаруживаются, то их необходимо исправить: ошибки в трудовых книжках могут повлечь за собой не только жалобы в ГИТ или прокуратуру, но и судебные споры.

Чаще всего работники указывают в исковом заявлении проблемы при дальнейшем трудоустройстве, которые у них возникают вследствие некорректной формулировки причин увольнения и невозможности подтвердить свою работу на конкретной должности. Также им приходится доказывать свой трудовой стаж при оформлении пенсии, устанавливая свои права через суд.

В трудовых книжках обнаруживаются записи, которые не должны быть внесены, либо ошибки в заполнении вкладышей и самих трудовых книжек. Для работодателя и лиц, ответственных за ведение трудовых книжек, такая халатность может обернуться административной, дисциплинарной и материальной ответственностью.

Ошибки в заполнении трудовой книжки необходимо исправлять, руководствуясь Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (в ред. от 31.10.2016; далее — Инструкция № 69), и Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 (в ред. от 25.03.2013; далее — Правила № 225).

КАК ОШИБАЮТСЯ ПРИ ПЕРВИЧНОМ ОФОРМЛЕНИИ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

Самыми распространенными и частыми ошибками при первичном оформлении трудовой книжки являются:

• неправильное внесение имени, фамилии, отчества;

• отсутствие данных на титульном листе об изменении фамилии, имени, отчества;

• неверные даты рождения;

• орфографические ошибки в фамилии, имени, отчестве;

• отсутствие подписи уполномоченного лица;

• отсутствие печати организации, которая оформила работнику трудовую книжку впервые;

• неуказание на титульном листе сведений об образовании владельца трудовой книжки.

Если при первичном заполнении трудовой книжки специалист допустил ошибку в имени, фамилии или отчестве работника, то испорченный бланк необходимо списать, далее его необходимо уничтожить[1], а работнику завести новую трудовую книжку.

Как списать и уничтожить бланк трудовой книжки

Списать бланк трудовой книжки, как документ строгой отчетности, нужно с составлением соответствующего акта (пример 1), для чего приказом по основной деятельности необходимо создать специальную комиссию. Членами комиссии могут быть любые работники организации в составе трех человек.

Организация может самостоятельно уничтожить бланки трудовых книжек (вкладышей в них), либо обратиться в специализированную организацию за определенное вознаграждение. В обоих случаях при ликвидационном процессе обязаны присутствовать работники, ответственные за списание бланков трудовых книжек (вкладышей в них).

READ
Жалоба на прокурора вышестоящему прокурору на бездействие

Чтобы уничтожить испорченные трудовые книжки, обычно используют уничтожитель для бумаги — так называемый шредер. При его отсутствии можно воспользоваться другими вариантами, например, измельчить их ножницами вручную.

Ошибка на титульном листе трудовой книжки обнаружена позже

Если ошибка на титульном листе трудовой книжки обнаружена позже, то ошибочную запись необходимо зачеркнуть одной линией так, чтобы ее можно было прочесть, рядом написать правильно, а на внутренней стороне обложки сделать соответствующую запись об исправлении, заверенною подписью уполномоченного лица с расшифровкой, а также печатью организации (при ее наличии)[2].

Орфографические ошибки

Что касается орфографических ошибок, то при их наличии, по мнению суда[3], запись считается неправильной или неточной и также подлежит исправлению в соответствии с пунктом 27 Правил № 225.

СТОИТ ЛИ ВНОСИТЬ ЗАПИСИ О НЕПОЛНОМ ОБРАЗОВАНИИ

Полагаем, что записи о неполном или неоконченном образовании на титульный лист лучше не вносить, так как это будет лишняя запись, хотя п. 2.1 Инструкции № 69 предусматривает такую возможность. Лучше оставить строку «Образование» пустой и заполнить ее, когда работник завершит обучение и получит диплом.

Если запись о неполном или неоконченном образовании внесена при первичном оформлении, то впоследствии согласно п. 2.4 Инструкции № 69 через запятую необходимо внести правильные сведения. При этом предыдущая запись не зачеркивается (пример 2).

[1] Пункт 42 Правил № 225.

[2] Пункт 2.3 Инструкции № 69.

[3] Определение Мосгорсуда от 29.06.2010 по делу № 33-15887.

И. И. Наделяева,
заместитель директора по управлению персоналом

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 11, 2019.

Как правильно списать и ликвидировать трудовую книжку?

Трудовая книжка уже не первый десяток лет признается важнейшим документом для человека, осуществляющего трудовую функцию.

Трудовые книжки хранят информация о местах вашей работы, о награждениях или порицаниях, о ваших увольнениях и прочих жизненных моментах.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону 8 (800) 302-76-94 . Это быстро и бесплатно !

Общая информация

Наши трудовые книжки как зеницу ока хранят в отделе кадров каждой организации, в которой мы осуществляем трудовую деятельность. Посмотрите свою трудовую книжку – видите, как аккуратно в ней сделаны записи, различные подписи и пометки.

Многие законодательные акты требуют аккуратного обращения сотрудником кадровиков к трудовым книжкам. По сути, это своеобразное лицо организации, которое уволившийся работник понесет показывать в новое место.

Но иногда от кадровиков не зависит правильность и аккуратность ведения и хранения трудовых книг.

Различные природные явления, старость и иные факторы беспощадны к клочкам бумаги и иногда, некоторые трудовые, которые даже не подлежат восстановлению отправляются в мусорный бак.

READ
Досрочная пенсия пред пенсионерам безработным с 2022 года

Почему так происходит, а даже если и происходит, то в каком порядке, мы рассмотрим в нашем материале.

В каких случаях можно списать?

Практика ведения трудовых книжек знает множество случаев в соответствии с которыми трудовые просто напросто списывались с учета.

Различные природные явления могут внести свою лепту.

Наводнения, землетрясения, пожары…

Все это не самым лучшим образом влияет на бумагу, а значит, возможно списание документов, пострадавших в результате природных катастроф.

Но помимо природных катастроф существуют также катастрофы техногенные. В результате столкновения с ними человек рискует остаться и вовсе без упоминания о том, где работал. Техногенные катастрофы включают в себя ядерные взрывы и иные аварийные ситуации.

Несмотря на то, что современная трудовая книжка получила свой обыкновенный вид еще в 2004 году, у многих сохранились трудовые старого образца. Например, работник с трудовой книжкой конца девяностых наверняка не может обеспечить документу должный вид. С годами бумага треплется и приходит в негодность, а такие трудовые книжки подлежат также списанию.

Помимо старости основанием для списания является и иная порча документов – сырость в помещении, неаккуратное обращение – все это свидетельствует о том, что судьба трудовой книжки решена – она подлежит только списанию.

Неаккуратное заполнение трудовой книжки сотрудником отдела кадров также является основанием для списания.

Как видите, множество случаев могут повлиять на судьбу вашего трудового документа.

Как списать испорченный бланк?

Как списать испорченную трудовую книжку? Для того, чтобы сделать это по всем правилам, установленным в законодательстве, а именно в постановлении правительства о хранении и ведении трудовых книжек, необходимо выполнить ряд поэтапных действий.

Все они требуют участия сразу нескольких сотрудников отдела кадров, а также самого непосредственно работодателя.

Каждое действие нужно осуществлять в четкое время, следуя изложенному плану, только тогда грамотность проведенной вами работы будет на высшем уровне.

Для того, чтобы списать испорченный бланк, по организации должен быть издан соответствующий приказ, который бы разрешал создание комиссий и проведение списания.

Только после этого можно начинать действовать.

Первым делом вам необходимо провести переучет трудовых книжек. Осмотрите все хранящиеся у вас документы. Экземпляры, которые имеют презентабельный внешний вид трогать не нужно, отложите их в сторону.

А вот устаревшие трудовые книжки, потрепанные, испачканные или перечеркнутые внутри должны быть отправлены на осмотр.

Глава отдела кадров из своих подчиненных должен создать специализированную комиссию. Законодатель диктует нам следующее название – инвентаризационная комиссия. Данной комиссией пересматриваются оставленные для списания экземпляры и еще раз утверждаются на списание.

Теперь необходимо составить соответствующий акт о списании. О том, как правильно составить этот документ поговорим в следующем пункте.

Состоит данная комиссия из тех же членов, что и предыдущая, но оформляется факт ее создания отдельным приказом.

К составленному акту комиссия прикрепляет все бланки трудовых, которые не были по какой либо причине использованы.

Далее документы уничтожаются. Сделать это нужно так, чтобы ни одна трудовая книжка не уцелела и у кого-то не появилось два документа о труде.

READ
Жалоба на прокурора вышестоящему прокурору на бездействие

Акт списания

Акт на списание трудовой книжки – документ чрезвычайно важный, правда в законодательстве нет ни одного упоминания о том, как на самом деле он должен выглядеть.

Все составляют данный акт от руки и произвольно.

Мы вывели лишь ряд правил, которые должны быть присущи данному документу:

  • в нем должно содержаться полное название организации;
  • в центре должно крупными буквами быть написано название самого акта;
  • также не забываем вписать саму дату, когда акт был написан;
  • в акте должен быть кратко изложен весь процесс, касающийся списания трудовых;
  • обозначается количество списанных документов, а также причины списания каждого;
  • не забудьте перечислить состав комиссий по инвентаризации и ликвидации;
  • заканчиваться документ должен постановкой печати и подписями всех участников списания трудовых книжек.

Стоит заметить что данный акт составляется на листах А4, в двойном экземпляре. Пишется черной или синей ручкой при отсутствии бланка.

Как происходит уничтожение?

Сегодня в крупных городах существует множество служб, которые за деньги готовы помочь вам избавиться от документов.

Делается это не бесплатно, но быстро и качественно.

Если у вас нет желания платить за работу, которую без труда можно сделать самим – то дерзайте.

Избавиться от трудовых можно двумя способами. Во-первых, такие документы без труда можно порвать на кусочки и поджечь.

Как правило, делают подобное действо на территории предприятия, чтобы каждый желающий мог убедиться в том, что документы уничтожены.

Второй способ – это шредировнаие. Специальная машина измельчает бумагу до состояния, когда просто невозможно прочитать содержимое в ней.

Что делать, если работник не явился за трудовой?

В случае, если работник не явился за трудовой книжкой и в ваших архивах завалялся трудовой документ – не спешите от него избавляться. Трудовой кодекс предлагает отправить трудовую по почте по указанному в ней адресу заказным письмом. Если подобное действие не представляется возможным, найдите способ связаться с обладателем трудовой или его родственниками.

Если связь потеряна, не спешите расставаться с документом. По положениям трудовых нормативных актов, книжка должна оставаться на предприятии до момента, пока за ней не явится либо сам бывший работник, либо кто-то из его родственников или представителей.

Заключение

Избавиться от трудовых книжек правильно – тоже искусство. Проводить подобные мероприятия нужно как можно чаще. Время не жалеет бумагу, главное, чтобы остались намного более ценные вещи – забота о сотрудниках организации в лице кадровиков и тщательное выполнение своих трудовых обязанностей.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

Учет, хранение и уничтожение трудовых книжек

Обязанности работодателя по учету, порядку приобретения и выдачи, хранению и уничтожению трудовых книжек строго регламентированы действующим законодательством. Какие нормы и правила предусмотрены законом? Каков порядок приобретения и выдачи бланков трудовой? Как долго ее необходимо хранить? Кто должен нести ответственность за ведение, учет, выдачу «трудовых» в организации? Как списать и уничтожить испорченные бланки? Как организовать учет трудовых книжек, как заполнить необходимые документы? На эти и другие вопросы вы найдете ответ в нашей статье.

READ
Какое наказание грозит за рецидив по ч 2 ст 158 УК РФ?

Обязанности работодателя по учету, порядку приобретения и выдачи, хранению и уничтожению трудовых книжек – основного документа о трудовой деятельности и трудовом стаже работника – столь же строго регламентированы действующим законодательством, как и обязанности по их правильному ведению и заполнению.

Бланки трудовых книжек

Экскурс в историю

В первые трудовые книжки появились в нашей стране в 1919 г. в Москве и Петрограде. Между тем уже в 1923 году они были заменены на удостоверения личности, а чуть позже в действие были введены «Трудовые списки». И, наконец, 15 января 1939 г. для всех рабочих и служащих была введена трудовая книжка единого образца.

В прошлом веке в ходу были трудовая книжка колхозника и трудовая книжка старателя, кроме того, существовали 15 разновидностей трудовых книжек на языках союзных республик. Причем с 1974 года трудовая книжка стала печататься исключительно на Гознаке.

Отметим, что с 2004 г. в России действуют новые бланки трудовых книжек и вкладышей в нее, образцы которых утверждены приказом Минфина РФ от 22.12.2003 г. № 117н «О трудовых книжках». В настоящее время это документ, изготовленный в соответствии со стандартами защищенной полиграфии. Защитный комплекс включает двухтоновой водяной знак, защитные волокна, бумага имеет две химических защиты – от вытравливания и для идентификации подлинности, на листы книжки нанесена гильоширная сетка, присутствует ирисный переход и микротекст, на документ нанесена невидимая уф-краска, номер документа имеет магнитные свойства, сшита книжка специальной нитью «биколор».

Работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

Порядок приобретения трудовых книжек

Работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями), ведет трудовые книжки на каждого сотрудника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда данная работа является для гражданина основной (ст. 66 ТК РФ). При этом оформление трудовой книжки лицу, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем не позднее недельного срока со дня приема на работу (п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 (далее – Правила). Поэтому на предприятии всегда следует иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (п. 44 Правил). Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша утвержден приказом Минфина от 22.12.2003 г. № 117н «О трудовых книжках» (далее – Порядок).

Изготовлением бланков трудовой книжки и вкладыша, как мы уже упоминали, занимается Объединение государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков – Объединение «ГОЗНАК» Минфина РФ (п. 2 Порядка). Распространением указанных бланков занимаются, в свою очередь, юридические лица и индивидуальные предприниматели, отвечающие требованиям, установленным изготовителем (п. 3 Порядка). Данные требования предусматривают организованные охрану, транспортировку, учет и складирование бланков.

Ссылка на основную публикацию