Описание и нумерация приказов о приеме и увольнении

Нумерация приказов о приеме и увольнении: требования и правила

Официальных правил того, какой должна быть нумерация приказов о приеме и увольнении с работы, в законодательных актах нет. Вместе с тем, для обеспечения их упорядоченного хранения и быстрого последующего поиска нужного документа, присвоение номеров обязательно. Хотя каждая компания самостоятельно разрабатывает систему регистрации кадровых приказов, на практике сложились определенные требования к процедуре присвоения номеров приказам об увольнении и приеме, о чём приводим пример.

• Каким должен быть приказ об увольнении: реквизиты
• Как правильно делать кадровые записи об увольнении

Зачем нужны номера приказов

Законодательных норм, утверждающих правила, по которым нужно проводить нумерацию кадровых приказов на прием и увольнение, в настоящее время нет. Каждая компания самостоятельно утверждает требования к этой процедуре исходя из своих размеров, численного и структурного состава.

Необходимость присвоения номеров приказов при их регистрации обусловлена целым рядом причин:

• обеспечение сохранности документов в течение положенного срока;
• упрощение идентификации документов при последующем поиске;
• разграничение различных видов распоряжений в зависимости от их назначения.

Обычно нумерацию проводят в хронологическом сплошном порядке в пределах каждого отдельного календарного года.

Правила закрепляют в локальных актах компании. Например, положении по кадровому делопроизводству или учетной политике. Все работники, ответственные за составление и регистрацию распорядительной документации, должны быть ознакомлены с ними под роспись.

Что нужно учесть при присвоении номеров приказов

При разработке методики, по которой будет сделана нумерация приказов о приеме и увольнении, нужно учитывать несколько важных моментов, связанных с особенностями их хранения. Необходимо принять во внимание следующее:

1. Приказы по личному составу обязательно регистрируют отдельно от приказов по основной деятельности. В будущем это облегчит их поиск и идентификацию. Для этого их группируют в отдельные дела, которые хранят в зависимости от назначения распорядительного документа.
2. При нумерации необходимо учитывать сроки хранения документов: для приказов о приеме и увольнении установлены сроки – в 75 лет по изданным до 2003 года и 50 лет по оформленным с 1 января 2003. В связи с этим, их целесообразно регистрировать и нумеровать отдельно.

Как нумеровать приказы о приеме и увольнении: пример

Для присвоения номеров приказам на прием и увольнение, как правило, используют сочетание цифр и буквенных индексов. При этом:

• числами обозначают порядковый номер документа в течение года;
• буквенным (иногда буквенно-цифровым) индексом отражают другие характеристики приказа, необходимые для его лучшей идентификации и поиска.
• между номером и индексами ставят дефис или косую черту.

Вот пример номера приказа об увольнении:

В примере индексами указана категория приказа «ЛС» – по личному составу, вид приказ «У» – увольнение, цифрой “50” – обозначен срок хранения, а также дана ссылка на год его формирования. Таким образом, кадровый работник подшивает их в отдельную папку с распоряжениями об увольнении за 2022 год и устанавливает срок хранения документа в 50 лет.

В компаниях с небольшой численностью допустимо не делить кадровые приказы по видам и проводить их сплошную нумерацию. Однако обязательно проводить их разделение по срокам хранения.

Правильная нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве — важный вопрос для любой компании вне зависимости от ее величины и структуры. Как правильно организовать этот процесс, расскажем в нашей статье.

Для чего применяется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Ни одна компания не может обойтись без кадрового делопроизводства. Под ним подразумевается совокупность действий работников кадровой службы или иных специалистов:

• по оформлению личных дел сотрудников;
• внесению записей в трудовые книжки;
• формированию должностных инструкций;
• подготовке приказов по личному составу (увольнению, приему, перемещению сотрудников и т. д.);
• разработке документации организационного характера (графика отпусков, штатного расписания и др.);
• работе над содержанием трудового договора (конкретизации текста, внесению дополнений и изменений) и др.

Знакомьтесь с кадровым делопроизводством с помощью материалов нашего сайта:

При этом из всей совокупности оформляемых кадровиками документов особое внимание уделяется процессу нумерации приказов. Связано это с тем, что кадровая служба оформляет только часть из общего комплекта приказов компании — те, которые связаны с личным составом. Их необходимо разграничивать с 2 другими издаваемыми в компании группами приказов (по основной деятельности и административно-хозяйственного характера). Регистрировать их необходимо в разных журналах. Например, в журнале регистрации приказов по личному составу и журнале регистрации приказов по отпускам.

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы ведете эти журналы и нумеруете приказы. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

Что значит присвоить номер приказу

Присвоить номер приказу — значит:

• упорядочить процесс регистрации кадровой документации;
• ускорить процедуру распознавания приказа при необходимости отыскать его в общем объеме кадровых бумаг;
• облегчить классификацию приказов при оформлении документов на хранение.

Специфика нумерации приказов в кадровом делопроизводстве заключается в следующем:

• в необходимости разграничения документов с длительным (75 или 50 лет) и кратковременным (от 1 года до 5 лет) сроком хранения;
• в вынужденности присвоения сложносоставных порядковых приказных номеров при большом разнообразии приказов.

Единственным объединяющим признаком нумерации приказов в кадровом делопроизводстве является ежегодное обновление порядка исчисления. Это означает, что с первого рабочего дня каждого календарного года нумерация приказов начинается с цифры 1.

Как присвоить номер приказу

Компании с небольшой численностью персонала могут применять простейшую нумерацию — цифровой код и через разделительный знак буквенный шифр.

Расшифровка номера приказа следующая:

• цифровой код присваивается по порядку всем приказам с начала календарного года независимо от их вида;
• буквенный шифр выступает приставкой к цифре, позволяющей идентифицировать видовую принадлежность приказа.

В качестве разделительного знака может выступать тире, дробь, точка и др. Либо номер и шифр могут проставляться сплошным способом — без специальных разделительных знаков, с применением пробела (или без него).

Например, приказы по личному составу в небольшой компании могут выглядеть следующим образом: приказ № 1/к и приказ № 2 л/с, символизируя 2 группы приказов, отличающихся сроком хранения.

Крупной компании с большим количеством работников и видовым многообразием приказов придется разработать специальную систему нумерации, закрепив ее во внутрифирменном локальном акте.

ВАЖНО! Ознакомить с таким документом необходимо всех причастных к оформлению приказов сотрудников. Только при таком условии нумерация приказов будет понятной и упорядоченной.

К примеру, приказы о дисциплинарных взысканиях можно дополнять буквенным индексом «дв», об увольнении — индексом «у» и т. д.

Поскольку законодательно процесс присвоения номеров приказам в кадровом делопроизводстве не регламентирован, сочетание цифры и буквы может заменяться любой другой комбинацией (цифра — цифра, буква — цифра — буква и др.).

Итоги

Нумерация приказов помогает упорядочить процесс регистрации и учета документации в кадровом делопроизводстве. Способ нумерации определяется компанией самостоятельно.

Еще много полезных статей по кадровому делопроизводству вы найдете в рубрике нашего сайта «Кадровые документы и образцы».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Нумерация кадровых приказов

Приказы по личному составу играют важную роль в жизни организации. Их издают, чтобы зафиксировать прием работников на работу, перевод и увольнение, условия работы и оплаты, факты предоставления отпусков, поощрения и взыскания. Поэтому кадровики должны знать правила оформления и порядок нумерации этих документов.

Для чего нужно нумеровать кадровые приказы, каковы правила нумерации и как поступить, если эти правила были нарушены, рассмотрим в статье.

Обязательно ли нумеровать кадровые приказы?

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016) регистрационный номер документа – один из ключевых реквизитов для организационно-распорядительных документов. И хотя соблюдение требований национальных стандартов — дело добровольное [1] , контролирующие инстанции, скорее всего, с недоверием отнесутся к приказу, у которого нет номера. Этот реквизит имеет большое правовое значение, поскольку неразрывно связан с датой подписания приказа. В Таблице разместим государственные стандарты (и методические рекомендации к ним), которые содержат информацию о нумерации документов.

Ни один федеральный закон не содержит прямого требования нумеровать кадровые документы и не описывает правила такой нумерации. О том, что у приказов должны быть номера, сказано в некоторых подзаконных и нормативных правовых актах (далее – НПА):

1. Инструкция по заполнению трудовых книжек[4] предписывает в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о поощрениях» указывать не только дату приказа, но и его номер:

2. Указание на номер приказа фигурирует в формах сообщений, разработанных Генштабом Вооруженных Сил Российской Федерации для работодателей[5].

3. В унифицированных формах приказов по личному составу также предусмотрено проставлять номера. Эти формы не являются обязательными, но многие организации продолжают их использовать, сохранив прежние реквизиты, в том числе регистрационный номер документа.

4. В п. 3.21 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях[6] предписано обязательно регистрировать приказы.

Вывод. Отсутствие номера не делает приказ недействительным при условии, что другие реквизиты оформлены правильно и документ подписан уполномоченным лицом. Однако во избежание различных проблем нумеровать приказы нужно.

Пять правил нумерации кадровых приказов

Ни один НПА не устанавливает порядок присвоения номеров внутренним документам работодателя. Однако есть базовые правила, которые обусловлены целями нумерации и основываются на положениях архивного законодательства. Перечислим основные моменты.

Правило 1. Приказы с разными сроками хранения должны иметь отдельную нумерацию

Это правило вытекает из п. 4.20 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях[7] (далее – Правила 2015). Документ является НПА и обязателен для всех организаций.

Документы с разными сроками хранения группируются в разные дела (папки, базы), а внутри каждого дела – своя нумерация. Следовательно, приказы с разными сроками хранения имеют отдельную нумерацию.

Чтобы определить сроки хранения приказов по личному составу, надо воспользоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения[8] (далее – Перечень 2019).

[1] Статьей 4 Федерального закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» (в ред. от 03.07.2016) установлен принцип добровольности применения стандартов.

[3] Здесь и далее – ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

[4] Утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (в ред. от 31.10.2016).м Росархива от 11.04.2018 № 44.

[5] См. Приложение № 9 к Методическим рекомендациям по ведению воинского учета в организациях (утв. Генштабом Вооруженных Сил Российской Федерации 11.07.2017).

[6] Утв. Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44.

[7] Утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

[8] Утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

А.Н. Славинская, специалист по кадрам

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 2, 2022.

Нумерация приказов об увольнении

Подборка наиболее важных документов по запросу Нумерация приказов об увольнении (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Судебная практика: Нумерация приказов об увольнении

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Интересная цитата из судебного решения: Направление в дальнейшем ответчиком истцу требований о представлении письменных объяснений причин отсутствия на рабочем месте не свидетельствует об отсутствии приказа об увольнении “. Кроме того, факт издания приказа об увольнении истца 29.03.2018 г. подтвержден в суде допрошенными свидетелями, а сведения об издании приказа об увольнении истца внесены в книгу регистрации приказов, в которой последовательность и нумерация приказов не нарушена. При этом направление в дальнейшем ответчиком истцу требований о представлении письменных объяснений причин отсутствия на рабочем месте, не свидетельствует об отсутствии приказа об увольнении на 29.03.2018 г.”

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Определение Седьмого кассационного суда общей юрисдикции от 17.08.2022 по делу N 88-11342/2021
Категория спора: Пенсионное обеспечение.
Требования заявителя: 1) О признании недействительным решения об отказе в назначении пенсии; 2) О возложении обязанности назначить пенсию; 3) О включении периода работы в трудовой стаж.
Обстоятельства: Истица обратилась к ответчику с заявлением о назначении досрочной страховой пенсии по старости в связи с наличием страхового стажа, решением ответчика в назначении пенсии было отказано ввиду отсутствия необходимого страхового стажа, ответчиком не был в полном объеме включен в страховой стаж период работы истицы.
Решение: 1) Удовлетворено; 2) Удовлетворено; 3) Удовлетворено. Из материалов дела следует, что регистрация Л. в системе пенсионного страхования произведена 22 апреля 1998 года, в этой связи судами принята в качестве основного доказательства подтверждения страхового стажа истца ее трудовая книжка АТ-111 N 6748003 от 29 сентября 1983 года, в которой содержатся следующие записи: 13 января 1988 года принята секретарем-машинистом в колхоз “Победа” Байкаловского района (трудовое соглашение от 13 января 1988 года) запись N 7; 18 марта 1991 года уволена по собственному желанию (решение заседания правления от 28 февраля 1991 года) запись N 8. Судами принята трудовая книжка истца, поскольку записи в ней о трудовой деятельности истца являются последовательными, записаны, пронумерованы, хронологически верно, отражают последовательно все календарные периоды работы, содержат реквизиты приказов работодателей (трудовые соглашения) о приеме и увольнении с работы, заверены подписью уполномоченного лица – председателем колхоза “Победа”, печатью предприятия.

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Нумерация приказов об увольнении

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Статья: Как правильно оформить приказ об увольнении
(Сивцова Е.)
(“Практическая бухгалтерия”, 2022, N 2) При подписании проекта приказа руководителем он регистрируется, то есть на нем проставляются дата издания и номер. Приказы нумеруются в валовом порядке в пределах календарного года и своих документопотоков. Как минимум стоит отдельно регистрировать (и нумеровать) приказы по основной деятельности и по личному составу. Крайне желательно еще и разграничивать кадровые приказы с разными сроками хранения, чтобы подшивать их в разные дела. Приказы об увольнении работников хранятся:

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Вопрос: Как правильно нумеровать кадровые приказы?
(Консультация эксперта, 2022) Кадровые приказы (в частности, о приеме, переводе, увольнении), отражаемые в четвертой графе трудовой книжки работника (п. п. 9, 10, 15 Порядка, утв. Приказом Минтруда России от 19.05.2022 N 320н, п. 3 Постановления Правительства РФ от 24.07.2022 N 1250), а также указанные в абз. 6 пп. 2 п. 2.1 ст. 6, п. 2.4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ “Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования”, имеют нормативный срок хранения 50/75 лет и могут быть разграничены с приказами об отпусках и о командировках работников с обычными условиями труда, по которым срок хранения составляет 5 лет.

Нормативные акты: Нумерация приказов об увольнении

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Решение Коллегии Евразийской экономической комиссии от 05.05.2015 N 46
(ред. от 19.11.2019)
“О Правилах внутреннего документооборота в Евразийской экономической комиссии” 193. Приказы по оперативным вопросам, приказы о приеме (увольнении), командировании и отпуске формируются отдельно в пределах календарного года и имеют отдельную нумерацию.

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
“Инструкция по делопроизводству в государственной корпорации “Агентство по страхованию вкладов”
(утв. решением Правления ГК “Агентство по страхованию вкладов” от 30.08.2018, протокол N 100, раздел XIV)
(ред. от 17.06.2019) 4) указываются год (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве (дата дела); для дел, содержащих распорядительные документы, а также состоящих из нескольких томов (частей), датой дела являются даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело; крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено; число и год в дате дела обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами; даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, т.к. они отражаются в заголовках дел;

Приказы по личному составу 2022: виды, образец заполнения

Приказы и распоряжения по личному составу – это документы, которые регулируют трудовые отношения и отражают действия и события, связанные с сотрудниками компании.

Поговорим о том, когда нужны такие приказы, как их заполняют и хранят. А также расскажем про правила оформления приказов и дадим пример заполнения.

Какие приказы относятся к личному составу?

Это приказы, которые касаются режима и условий работы сотрудников, оплаты труда и т.д.

• о приеме на работу;
• об увольнении;
• о предоставлении очередного или другого вида отпуска;
• о переводе на другую должность или в другое подразделение;
• о замещении отсутствующего сотрудника;
• о выплате вознаграждений;
• о привлечении к работе сверхурочно;
• о дисциплинарном взыскании;
• о направлении в командировку.

Каждый такой приказ – официальное основание для действия в отношении работника: внесения записи в трудовую книжку, выплаты отпускных или командировочных, лишения премии и т.д.

Порядок составления и оформления приказов по личному составу

Для любого приказа по личному составу должно быть основание.

Например, если сотрудник уходит в отпуск, основанием будет его заявление. Если нужно наказать за опоздание или прогул – докладная записка руководителя структурного подразделения, акт отсутствия на рабочем месте, объяснительная записка сотрудника.

Раньше работодатели должны были использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004. Теперь такого требования нет, но многие по-прежнему пользуются готовыми формами из этого приказа, т.к. это удобно.

В то же время, никто не запрещает работодателям разрабатывать свои формы приказов. Главное, чтобы в них были обязательные элементы:

• наименование документа;
• номер;
• дата;
• название организации;
• смысловая часть;
• Ф.И.О. сотрудника, которого касается приказ;
• основание;
• отметка об ознакомлении сотрудника с документом;
• подпись руководителя организации либо другого уполномоченного лица.

При этом нужно помнить, что многие приказы по личному составу относятся к первичным документам, т.к. служат основанием для оплаты. Поэтому, они должны содержать обязательные для «первички» реквизиты: наименование, дату составления, название компании, суть хозяйственной операции и др.

Можно оформить сводный приказ на группу сотрудников, перечислив Ф.И.О. каждого.

Важно!

Если компания использует не унифицированные приказы, а самостоятельно разработанные бланки или видоизмененные унифицированные, нужно утвердить их руководителем и закрепить в ЛНА компании. Например, в инструкции по кадровому делопроизводству. Документы, которые служат основанием для выплат и являются «первичкой», должны быть закреплены в учетной политике.

Образец приказа по личному составу:

Следите, чтобы формулировки совпадали с формулировками ТК РФ. Так, некоторые работодатели по привычке продолжают применять такое дисциплинарное взыскание как строгий выговор. Но в действующей редакции Трудового кодекса есть только замечание и выговор. За неверную формулировку можно получить штраф при проверке трудинспекции. К тому же такой приказ не может быть основанием для увольнения.

Вот почему важно, чтобы кадровыми документами занимались специалисты, подкованные в вопросах трудового законодательства, а не случайные работники в качестве дополнительной нагрузки (бухгалтеры, секретари, и т.д.).

Учет приказов по личному составу

Кадровые приказы нужно регистрировать в отдельном журнале. Строго установленной формы журнала нет Образец записи в едином журнале регистрации без классификации по видам – см. ниже).

В зависимости от размеров компании и количества приказов можно вести как один перечень приказов по личному составу, так и отдельные – по ситуациям:

• приему на работу;
• увольнениям;
• отпускам;
• командировкам и т.д.

Журнал регистрации приказов по личному составу выглядит так:

Форму журнала нужно закрепить в локальном нормативном акте.

Хранение приказов по личному составу

Сколько хранить все эти документы – написано в специальном перечне Минкультуры (утв. приказом от 25.08.2010 № 558).

Согласно документу, приказы по личному составу хранят:

• приказы о приеме на работу, переводам, увольнениям, изменения оплаты труда и различных выплат, отпусков и командировок работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, длительных командировок и др. – 75 лет (для документов, созданных до 1 января 2003 года);
• те же документы, но оформленные после 1 января 2003 года – 50 лет;
• приказы по наказаниям, отпускам, коротким командировкам – 5 лет.

Журналы учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников хранят 75 (или 50) лет, а журналы учета отпусков – 3 года (статья 695 того же Перечня).

Если в организации не все кадровые процедуры оформлялись приказами, их нужно оформить хотя бы задним числом во избежание штрафов от трудовой инспекции и споров с сотрудниками. То же самое касается ЛНА по кадровым вопросам.

Чтобы убедиться, все ли у вас в порядке с кадровым учетом, и готовы ли вы к проверке, закажите кадровый аудит в 1С-WiseAdvice. Мы проверим соответствие кадрового делопроизводства федеральным стандартам и требованиям ТК РФ, выявим слабые места и дадим рекомендации по восстановлению кадрового учета.

Мы всегда работаем командой: кадровик, юрист по трудовому праву, бухгалтер по расчету зарплаты, налоговый консультант, поэтому выявляем проблемы и по смежным направлениям (зарплата и налоги).

Навсегда избавиться от проблем, связанных с кадровой документацией, вам поможет аутсорсинг кадрового делопроизводства от 1С-WiseAdvice. Мы гарантируем компенсацию всех штрафов, если нарушения допущены по нашей вине.

Приказы по кадрам и основной деятельности в компании

Приказ — в административном праве вид акта управления, волевое властное официальное распоряжение руководителя, отданное в пределах его должностных полномочий и обязательное для исполнения подчиненными.

В государственных компаниях правильность ведения документации (в том числе и приказов по кадрам и основной деятельности) регламентируется следующими документами:

— ГОСТ Р 7.0.8.-2013 “Делопроизводство и архивные дело”
— Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст “О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации” (вместе с “ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”)
— Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 “Об утверждении “Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения”
— Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”

В коммерческих организациях все немного проще. Согласно Федеральному закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» , начиная с 1 января 2013 года, каждая компания вправе самостоятельно разрабатывать любые документы. При этом совершенно не важно, внесены ли они в альбом унифицированных форм документов или нет. Важным условием является присутствие в бланке обязательных реквизитов, таких, как: название документа, название компании, вид документа, дата его составления, описание производимой кадровой операции с указанием величины ее измерения (денежное или натуральное выражение). Также, согласно п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ , в обязательном порядке указываются ответственные лица, их место в организации, подписи, сопровождаемые расшифровкой инициалов и фамилии. За исключением уточнения подписи, правила оформления первичных документов практически не изменились.

В каждой компании есть распоряжения руководителя, связанные с деятельностью компании и требующие официального оформления. Как правило, их ведет секретарь компании. Но когда к нам приходят проверяющие органы, они запрашивают определенные приказы, которые являются обязательными в компании. И вот тут кроется большой риск для компании. Все мы знаем, что часто руководитель издает приказы, которые идут вразрез с действующим законодательством.
Например: как руководитель я была обязана выходить на работу в праздничные дни по графику и это не оплачивалось. Это называлось «дежурство». Но, как мы знаем, эти дни должны быть оплачены в двойном размере, что не происходило. Увидев такой приказ, сотрудник трудовой инспекции обязательно проверит в бухгалтерии начисления за эти дни.

Кроме того, мы подписываем у руководителя приказ о введении в действие штатного расписания, и копия этого приказа должна остаться у секретаря (если приказы лежат в секретариате). Это прямое нарушение Закона о персональных данных.
Хочу заострить ваше внимание на том, что приказы на подпись генеральному директору (руководителю) мы с вами носим лично (или начальник отдела кадров). Никогда не оставляйте папку с приказами в секретариате «на подпись». Всегда дожидайтесь окончания визирования документов руководителем и забирайте их лично.
Я рекомендую в отделе кадров (в отделе персонала) завести отдельные папки: для приказов по кадрам, для приказов по отпускам, для приказов по командировкам и приказы по основной деятельности. Последняя папка как раз будет содержать приказы руководителя, касающиеся работников, и обязательные приказы.

Какие папки приказов будем формировать?

1. Приказы по личному составу (по кадрам):
– о приеме на работу,
– о переводе на другую работу (перемещении)
– об увольнении
2. Приказы о командировках.
3. Приказы о предоставлении отпуска
4. Приказы по основной деятельности компании
– о дисциплинарных взысканиях,
– о совмещении,
– о поощрении,
– об установлении надбавки к окладу,
– об изменении персональных данных работника,
– о присвоении разрядов, классности,
– об изменении условий труда,
– обязательные приказы.

Приказы формируются по срокам хранения. Приказы по кадрам (прием, перевод, увольнение) хранятся в компании 50 или 75 лет, приказы по отпускам и командировкам – 5 лет. Затем, составляется акт и приказы уничтожаются.
Приказы по кадрам, как мы уже говорили ранее, могут вестись в свободной форме (с учетом обязательных реквизитов) или в формах, утвержденных Госкомстатом. На мой взгляд эти приказы достаточно удобны и не требуют изменений.
Обязательные приказы по основной деятельности я бы хотела рассмотреть подробнее. Кстати, эти приказы запрашиваются при проведении любых проверок, поэтому, я рекомендую их издать и сделать копию, положив в отдельную папку, чтоб не запрашивать при необходимости из архива.

Какие же это приказы?

1. Приказ об утверждении используемых форм документов. Образец этого приказа можно посмотреть ниже.

Даже если вы в работе используете унифицированные формы документов, необходимо это зафиксировать в приказе. К этому приказу необходимо приложить образцы всех форм, о которых идет речь. Или образцы форм, разработанных в компании. Кстати, этим же приказом можно утвердить и форму трудового договора компании.

На наших занятиях студенты часто задают вопрос: изучив материал курса, поняли, что договор требует доработки. Можно ли переподписать договоры с работниками заново?

Нет. Договор заключается один раз. Необходимые дополнения вносим дополнительным соглашением, а вот с вновь принятыми работниками можно заключить уже новые формы трудовых договоров с внесенными поправками и утвержденные приказом.

2. Приказ о введении в действие Локально-Нормативных актов.

Этот приказ издается в первый день создания компании. Но до сих пор встречаются фирмы, в которых Локально-Нормативные акты не разработаны.

Тогда алгоритм действий будет таким:

1. Приказ о том, что через 2 месяца (а если есть профсоюзная компания, то через 3 месяца) вступят в действие следующие Локально-Нормативные акты:
– Правила внутреннего трудового распорядка
– Положение о защите персональных данных
– Положение о заработной плате и премировании.

Список актов можно продолжить, добавив при необходимости Положение о командировках (Положение об аттестации), т. е. те, которые необходимы для нормальной деятельности компании.
2. Знакомим с этим приказом под роспись всех сотрудников компании и обеспечиваем возможность ознакомления с Актами.
3. Через 2 месяца издаем приказ о вступлении в действие этих Локально-Нормативных актов и вновь собираем подписи об ознакомлении всех работников с этим приказом и отдельно с Актами.

Если возникла необходимость внесения изменений в эти регламентирующие документы, то порядок действий будет таким же. Не забывайте, что если Акты вводились в действие Приказом, то изменения должны вводиться Приказом, а не Распоряжением.
Сейчас малым предприятиям дано право не разрабатывать данные Положения, а их содержание включить в Трудовой договор. На мой взгляд удобнее работать с Актами, т. к. численность компании может измениться и вам все равно придется их вводить.

3. Приказ о введении в действие (об утверждении) Штатного расписания.

Тут все просто. Скорее всего, вы уже делали этот приказ. Он очень короткий по содержанию и многие начинающие кадровики начинают «для солидности» добавлять туда пункты об отмене предыдущего Штатного расписания, пункт о периоде действия и так далее. Как мы уже говорили на наших занятиях по кадровому делопроизводству, обязанности вводить Штатное расписание с какой-то периодичностью у работодателя нет. Утверждаем по мере необходимости. Приложение к Приказу — Штатное расписание.

4. Приказ об утверждении графика отпусков.

Напомню, что приказ издается не позднее, чем за 2 недели до нового календарного года.

Если в компанию трудоустраиваются работники после утверждения графика, то можно периодически делать Приказы об утверждении дополнения к графику отпусков. Этот документ носит плановый характер, не является Локально-Нормативным актом и обязанности у работодателя знакомить работников с графиком отпусков нет.

5. Приказ о назначении лица, ответственного за учет, ведение и выдачу трудовых книжек.

Часто в компании игнорируют этот приказ и по умолчанию ответственным является генеральный директор. Он же подписывает трудовые книжки. При увольнении работника делается запись в трудовую книжку и заверяет ее именно ответственное лицо, назначенное приказом. Самая распространенная ошибка в этом приказе: не оговаривается, кто исполняет эти функции в случае отсутствия менеджера по персоналу в офисе.

6. Приказ о назначении ответственного за обработку и хранение персональных данных работников.

Этот приказ необходим в компании, так как, согласно нашему законодательству, все персональные данные сотрудников должны быть строго учтены и невозможны для доступа случайных лиц.
Помните знаменитый фильм «Место встречи изменить нельзя»? Там был замечательный диалог между Жигловым и Шараповым, в котором Жиглов рассказывал, что все документы лежат у него на столе в перевернутом виде. Увы, не все, кто приходит к нам в отдел персонала, приходят по делу. Некоторые приходят «за новостями».
Все документы в отделе кадров (персонала) лежат в закрытых шкафах или сейфах.

7. Из предыдущего приказа вытекает следующий обязательный Приказ об организации работы по защите персональных данных работников.

Казалось, зачем издавать отдельный приказ, когда и так понятно, что документы разбрасывать нельзя? Однако, в своей практике я столкнулась с таким случаем, когда менеджер по продажам, идя по офису и разговаривая по телефону, попросил секретаря черновик, на котором сделал необходимые пометки. Затем он направился в кабинет генерального директора, где они продолжили обсуждение условий сделки, и в один момент листок перевернули. Это была испорченная ксерокопия паспорта генерального директора. Как вы понимаете, что такая халатность со стороны секретаря просто недопустима.

8. Приказ о назначении ответственного за ведение воинского учета.

Согласно нашему закону, мы обязаны вести учет военнообязаных граждан. Это большая и серьезная работа. Учет может вести отдельный человек, а может быть сотрудник отдела кадров, на которого возложены данные обязанности. Отсюда вытекает необходимость приказа.

Согласно нашему законодательству, все приказы, которые мы ведем, должны быть зарегистрированы. Форма регистрационного журнала может быть произвольной. Но нужно соблюсти обязательные разделы, а именно: номер по порядку, номер самого приказа, дату издания, краткое название приказа. Я бы еще предусмотрела раздел «Примечание». Для того, чтобы была возможность уточнить о каком человеке идет речь (для быстрого поиска). Если мы ведем делопроизводство в программе (например, 1С), то все приказы (кроме основной деятельности) нумеруются автоматически и можно распечатать Журнал приказов из программы.

Бывает, что вы приходите на новую работу, а до вас кадровое делопроизводство велось от случая к случаю, и вы получаете «в наследство» приказы с номерами 1,2,6,8,15 и так далее. Пропущенных приказов нет и возможности восстановить их тоже нет. Как быть?

В журнале регистрации приказов так и пишем «Приказы с № 3 по № 5 — отсутствуют».
А как быть, если издали два приказа за одним номером? Можно поставить дробь с дополнительным номером, но эти ситуации очень привлекают внимание проверяющих органов.
Какие еще приказы по основной деятельности мы оформляем в процессе работы?
— Если на сотрудника возлагают дополнительные обязательства по совмещению профессий или расширению зон обслуживания, то это требует оформления, с указанием причин такой необходимости, согласия работника и перечнем дел для исполнения;
— Приказы по дисциплинарным взысканиям. Самая частая ошибка в этих приказах – денежный штраф, накладываемый на работника. Это категорически запрещено законом. Как это оформить правильно? Приходите на мой курс – разберем подробно;
— Приказы о начислении премий сотрудникам;
— Приказы о работе в выходные и праздничные дни и так далее.

Существуют обязательные приказы по основной деятельности, регламентирующие охрану труда, но это тема отдельной статьи.
Общее правило для всех приказов: печать на внутренние документы компании не ставится!
Еще очень важный момент: приказ подписывает руководитель или лицо, уполномоченное доверенностью. Факсимильная подпись на приказы не ставят!

Вы прочитали статью и поняли, что некоторых приказов в компании нет. Что делать? Издавать и подписывать задним числом? Точный ответ на этот вопрос не существует.
Я бы никакие документы задним числом в компании не оформляла. Вы можете упустить незначительные (на ваш взгляд) нюансы, которые могут перерасти в большие проблемы. Я считаю, что нужно делать документы с того момента, как вы обнаружили их отсутствие. В случае проверки вы будете говорить, что действительно, документы должны были сделаны ранее, но мы исправились и сделали их позднее. Это гораздо лучше, чем их отсутствие или при проверке всплывет поддельная подпись работника.