Каковы правила заполнения трудовой книжки

Правила заполнения трудовой книжки

Законодательное регулирование вопроса

Заполнение трудовых книжек в 2020 году регулируется следующими нормативными документами:

При этом следует иметь в виду, что указанная нормативка — это не рекомендации к исполнению, а четко прописанные нормы, которыми утвержден образец трудовой книжки, и неисполнение которых преследуется по статье 5.27 КоАП РФ.

Заполняем титульный лист

Титульный бланк трудовой книжки заполняется в двух случаях:

  • первое трудоустройство;
  • оформление дубликата.

Образец новой трудовой книжки утвержден Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 и с тех пор не менялся.

Вся информация о владельце трудовой вносится чернилами черного, синего или фиолетового цвета. При заполнении необходимо указать:

  • Ф.И.О.;
  • дату рождения (ДД.ММ.ГГГГ);
  • образование и специальность;
  • профессию.

Информация вносится на основании предоставленных работником документов: как там написано, так и пишем. Никакие записи «со слов» работника не пишутся и не вносятся. Текст вписывается аккуратно, разборчивым почерком. Не допускаются помарки и ошибки. Даты вносятся арабскими цифрами. Какие документы работник предоставляет при заключении трудового договора:

  • об образовании (если работа требует специальных знаний, умений и навыков);
  • о воинском учете (если лицо военнообязанное);
  • СНИЛС (если отсутствует — работодатель оформляет этот документ сам);
  • паспорт.

Трудовая в списке не указана, но надо помнить, что это обязательный документ. Образец оформления трудовой книжки 2020 года вы сможете увидеть ниже.

Все, что записано на титульном листе, заверяется подписью специалиста, ответственного за заполнение, ведение и хранение трудовых книжек. В любой организации, вне зависимости от формы собственности и направления деятельности, на одного из работников возлагается ответственность по оформлению и хранению трудовых книжек в рамках организации (пункт 45 правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Кто это — кадровик, бухгалтер, работник другой службы или сам директор — не имеет значения. Важно, чтобы такой человек назначался приказом, который имеет такое же название — об утверждении ответственного лица за заполнение и хранение трудовых книжке и вкладышей к ним. Целесообразнее назначить двух работников на это направление. Если один работник заболел или ушел в отпуск, второй его на это время подстрахует.

Далее ставится печать компании, если она есть. Ее оттиск ставится в специально отведенном месте на бланке. Если печати нет, значит, не ставим.

После того как кадровик внесет необходимые сведения владелец документа в специально отведенной строке расписывается в знак согласия с тем, что все данные внесены верно. Если были допущены ошибки, то такой документ признается недействительным и подлежит уничтожению, а владельцу трудовой книжки выписывается новый бланк (за счет организации).

Заполненный титульный лист трудовой книжки 2020 года

Что делать, когда работник меняет персональные данные? Не выкидывать же книжку. Да, этого делать не нужно, для этого случая законодательством предусмотрена возможность внесения изменений: старые данные работника на титульной странице аккуратно зачеркиваются (речь о Ф.И.О.), а на развороте трудовой вписываются новые сведения. Заверяем эту запись своей подписью с расшифровкой (если есть печать, ее тоже ставим). Более подробно, как заполнять трудовую книжку 2020 году в этом случае, написано в разделе III правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Необходимо иметь в виду и помнить, что исправление записей на титульном листе и в остальных разделах трудовой осуществляется разными способами.

Заполняем раздел «Сведения о работе»

После того как титульный лист заполнен, переходим к разделу «Сведения о работе». Здесь фиксируется:

  • наименование компании;
  • число, месяц, год внесения записей;
  • сам факт приема на работу;
  • передвижения по должностям;
  • переводы (на постоянной основе);
  • совместительство (по желанию работника по основному месту работы);
  • причины расторжения трудового договора.

Записи в трудовой книжке 2020 года вносятся на основании приказа, который издает руководитель организации. Реквизиты документа указываются в отведенной для этого графе. Запись следует внести в течение 7 дней со дня издания распоряжения (при приеме, переводах, повышениях и т. д.), при увольнении записи вносятся в последний рабочий день (пункт 10 Правил, утвержденных Постановлением № 225). Порой специалисты путают сроки пять и семь дней. Пять дней — это срок, по истечению которого работодатель обязан завести на своего работника трудовую книжку (п. 3 Правил). Каждой записи соответствует порядковый номер. Не нумеруются только заголовки в разделе «Сведения о работе».

Образец заполнения трудовой книжки (2019)

Правила заполнения трудовой книжки (2019)

Порядок внесения информации в этот раздел:

  1. В графу «Сведения о работе» вписываются данные о предприятии-работодателе (без сокращений).
  2. В первой графе «№» записи присваивается порядковый номер.
  3. Во второй графе «Дата» (ДД.ММ.ГГГГ) указывается дата (в соответствии с приказом или фактическим допуском к работе).
  4. В третью графу вносятся данные о приеме на работу с указанием должности (как в трудовом договоре).
  5. В четвертом разделе указываются реквизиты приказа или иного нормативного акта о приеме на работу.

Когда приходит время, люди уходят из организации по разным причинам. Сведения о прекращении рабочих отношений заносятся сюда же следующей записью. Образец, как правильно заполнить трудовую книжку в этом случае, смотрите ниже.

Как внести запись об увольнении

Запись в трудовую вносится в соответствии с приказом нанимателя (именно в том виде, который есть в приказе, без сокращений). Указывается основание увольнения ( ст. 77 ТК РФ ), например: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации ». Пример заполнения трудовой книжки по этому основанию представлен чуть ниже.

Если расторжение трудовых отношений имеет иные причины, например утрата доверия, то применяется ссылка на статью, запись такая: «Трудовой договор расторгнут в связи с совершением виновных действий работником, непосредственно обслуживающим товарные ценности, дающих основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя, пункт 7 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации ». Вне зависимости от причины ухода работника знакомят с этой записью и выдают бланк документа на руки.

Запись заверяется подписью руководителя (или уполномоченного лица) с расшифровкой, ставится печать предприятия (при условии, что она есть). В знак ознакомления с записью работник ставит в бланке свою подпись, указывает фамилию и инициалы. Расшифровка подписи — важный момент, так как фамилия должна совпадать с указанными на титульнике данными. После этого работник расписывается в книге (некоторые называют ее журналом) учета движения трудовых и вкладышей к ним.

Правильное заполнение трудовой книжки (2019) исключительно важно, особенно в свете последних реформ пенсионного законодательства. ПФР не примет в работу документы, оформленные неправильно, или просто не зачтет период работы человека, оформленный с ошибками. Когда-нибудь мы все выйдем на пенсию, и не хочется это время тратить на исправление чужих ошибок.

Трудовая книжка, заполнение, не ограничивается заполнением титульного листа и раздела о работе, трудовая содержит еще один раздел — сведения о награждениях и поощрениях.

Вносим запись о поощрении и награждении

В носятся в трудовую книжку и записи о профессиональных заслугах сотрудника, наградах и поощрениях за хороший труд (сведения о взысканиях не заносятся). Все новые данные вписываются на основании приказа работодателя. Алгоритм записей тот же, что и в случае приема на работу, образец и правила заполнения трудовой книжки — выше.

Вкладыш в трудовую книжку

Из важного, что надо знать про вкладыш:

  • он вшивается (прямо нитками, каким образом — неважно, важно прикрепить);
  • при заполнении вкладыша персональные данные в нем должны совпадать с данными, которые указаны на титульнике трудовой;
  • номер вкладыша вписывается в книгу учета движения трудовых;
  • все остальное заполнение идентично трудовой.

Для Республики Крым порядок внесения записей аналогичен, за образец, как заполнить трудовую книжку РК (2019), возьмите приведенные выше примеры.

ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

Какие нормативно-правовые акты регулируют порядок ведения и заполнения трудовых книжек?

Понятие и основные положения о целях и порядке ведения трудовых книжек даны в ст. 66 ТК РФ.

Правительством РФ, Министерством труда РФ и Министерством финансов РФ приняты нормативно-правовые акты, подробно регламентирующие данный правовой институт:

· Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (с изм. от 6 февраля 2004 г.) (далее — Правила);

· Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 (далее — Инструкция) ;

· Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденный приказом Минфина РФ от 22 декабря 2003 г. № 117н.

Дата введения в действие трудовых книжек нового образца, форма которых утверждена постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, — 1 января 2004 г. (п. 2 постановления № 225).

В новом законодательстве о порядке ведения и хранения трудовых книжек прежние положения уточнены и дополнены в связи с принятием ТК РФ. Инструкция повторяет основные моменты Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, введенной постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 г. № 162 (указанное постановление ныне не действует). Это сделано в интересах работников кадровых служб, так как кардинальные изменения могли бы привести к многочисленным ошибкам при заполнении трудовых книжек.

Нужно ли книжки старого образца заменять новыми?

Имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат (абз. 2 п. 2 постановления № 225).

Следует ли заполнять трудовые книжки старого образца по новым правилам?

Трудовые книжки старого образца надо заполнять по новым правилам. Это следует из того положения, что старые законодательные акты отменены и вступили в силу новые.

Вместе с тем остались некоторые вопросы, связанные с таким переходом. Например, если утеряна книжка старого образца, дубликат должен быть нового образца или старого? Если книжка старого образца полностью заполнена, вкладыш должен быть старого или нового образца? Представляется, что и в первом, и во втором случае необходимо заводить документы нового образца, потому, что старые просто не будут официально тиражироваться.

Каковы условия ведения трудовых книжек?

Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней, если работа в этой организации является для работника основной (ст. 66 ТК РФ, п. 3 Правил), т.е. существуют два условия:

1. Данная организация является для работника основным местом работы, а не местом работы по совместительству.

2. Работник проработал в этой организации свыше пяти дней.

В случае если работник заключает не трудовой, а гражданско-правовой договор (договор подряда и т.п.), трудовая книжка на него не заводится, записи в трудовую книжку не производятся.

Имеют ли право вести трудовые книжки работодатели — физические лица, в том числе индивидуальные предприниматели?

Работодатель — физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые (п. 3 Правил). Данная норма соответствует положениям ст. 309 ТК РФ.

Документом, подтверждающим время работы у работодателя — физического лица, является письменный трудовой договор, подлежащий согласно ст. 303 ТК РФ регистрации в соответствующем муниципальном органе.

Трудовой стаж работников, работающих у работодателей — физических лиц, может подтверждаться справками, расчетными книжками, лицевыми счетами и ведомостями на выдачу заработной платы, а также справками об уплате страховых взносов в Пенсионный фонд РФ, выданными соответствующими отделениями Пенсионного фонда РФ. С момента введения в действие Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования» время работы у работодателей — физических лиц может быть также подтверждено документами персонифицированного учета.

Индивидуальные предприниматели и до принятия ТК РФ не имели права вести трудовые книжки лиц, работающих у них по трудовому договору. Разъяснения по данному вопросу давались в ряде официальных актов Министерства труда РФ, например в письме Минтруда РФ от 4 февраля 1997 г. № 28-6.

Каковы основные требования по ведению трудовых книжек?

Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись и на государственном языке этой республики (п. 6 Правил).

Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными) (абз. 1 п. 1.1 Инструкции). Например, если работник принят на работу 5 сентября 2003 г., в трудовой книжке делается запись: «05.09.2003».

Записи производятся аккуратно перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета (абз. 2 п. 1.1 Инструкции).

Записи производятся без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т.п. (п. 11 Правил, абз. 2 п. 1.1 Инструкции).

Все записи в трудовой книжке имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер (п. 11 Правил).

Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) (п. 10 Правил).

Какие сведения содержатся в трудовой книжке?

В трудовую книжку вносятся (п. 4 Правил):

· сведения о работнике;

· сведения о выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора;

· сведения о награждении за успехи в работе.

Как и раньше, сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Как оформить трудовую книжку работнику, принятому на работу впервые?

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу (п. 8 Правил).

В соответствии со ст. 20 ТК РФ работодатель — это организация (юридическое лицо), с которой работник заключает трудовой договор. Понятно, что само юридическое лицо оформить трудовую книжку не может. Оформляет трудовую книжку представитель юридического лица. Представителем юридического лица является его руководитель, как правило, находящийся в должности генерального директора. Оформить трудовую книжку может также уполномоченное руководителем лицо (на основании должностной инструкции или доверенности). При этом ответственность за правильность оформления трудовой книжки все равно несет руководитель юридического лица — работодателя.

Следует обратить внимание на то, что при первичном оформлении трудовой книжки должен присутствовать сам работник.

При первичном оформлении книжки в нее вносятся сведения о работнике.

Как оформить сведения о работнике?

Согласно п. 9 Правил, п. 2 Инструкции сведения о работнике указываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. В трудовую книжку вносятся следующие сведения о работнике:

1. Фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год), образование, профессия, специальность.

Фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.).

2. Образование, профессия, специальность.

Запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.).

Запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.).

Профессия и (или) специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений (абз. 1 п. 2.2 Инструкции).

Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать организации (или печать отдела кадров), где впервые заполнялась трудовая книжка (абз. 2 п. 2.2 Инструкции).

Что означает «надлежаще заверенные» или «надлежаще оформленные» документы?

Сама Инструкция, к сожалению, этого не поясняет, поэтому нужно использовать общие правила. Обычно данные берутся из оригиналов документов. В случае если оригиналы утеряны, можно использовать дубликаты или копии. Дубликаты выдаются, как правило, теми же органами (учреждениями, организациями), которые имеют право выдавать оригиналы документов.

Копии могут быть заверены нотариусом или иным лицом в соответствии с Основами законодательства о нотариате от 11 февраля 1993 г. № 4462-I (в ред. от 23 декабря 2003 г.). Например, в соответствии со ст. 37 Основ законодательства о нотариате в случае отсутствия в населенном пункте нотариуса должностные лица органов исполнительной власти свидетельствуют верность копий документов и выписок из них. В соответствии с п. 2 Инструкции о порядке совершения нотариальных действий должностными лицами органов исполнительной власти, утвержденной Минюстом РФ 19 марта 1996 г., обязанность совершать нотариальные действия возлагается решением органа исполнительной власти (или распоряжением его руководителя) на одно из должностных лиц аппарата органа исполнительной власти. То есть чтобы быть уверенным, могло ли данное должностное лицо органа исполнительной власти засвидетельствовать верность копии, необходимы номер и дата решения (распоряжения) о возложении на него такого права.

В некоторых консультациях предлагается верить и копиям документов, заверенным той организацией, в которую работник представлял подлинники документов. Как нам кажется, такие копии не считаются безукоризненными, поскольку если, например, у работника был оригинал диплома об образовании, он сможет получить его дубликат, более того, он даже заинтересован получить дубликат. Если же он не может получить дубликат в том вузе, где учился, значит, в архиве данные о таком студенте не сохранились. Это означает, что он там не учился.

Если утерян студенческий билет, он студенту восстанавливаться не будет, но вуз выдаст справку о том, что данный гражданин учился в определенный период в данном заведении.

Затруднения могут возникнуть только с восстановлением документов, подтверждающих обучение на непродолжительных курсах (до 72 часов), при которых студент не зачислялся в вуз. Что касается курсов повышения квалификации, связанных с присвоением какого-то разряда или подтверждением квалификации (например, аудиторы должны каждый год повышать квалификацию, чтобы Минфин РФ продлил им аттестат аудитора), то обычно вузы зачисляют данных обучающихся по приказу и сведения об этом сохраняются в делопроизводстве вуза длительное время.

Чтобы избежать различного рода трудностей, лучше сделать нотариально заверенные копии всех важных для вас документов.

При составлении и принятии документов желательно придерживаться требований действующих ГОСТов и технических регламентов, например, ГОСТа Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст). В любом случае из справки (или другого документа) должно быть понятно, какая организация его составила, для кого и для каких целей.

Помимо текста документ должен иметь следующие реквизиты:

· адресные данные организации (почтовый адрес, номера телефонов, факсов, электронной почты);

· наименование вида документа;

· исходящий номер (индекс документа);

· адресат (кому направлен документ);

· подпись должностного лица, подписавшего документ (в состав данного реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка (фамилия и инициалы лица, подписавшего документ));

Заполнение трудовых книжек: основные правила, важные особенности, образцы

Трудовая книжка считается значимым документом для каждого официально работающего человека. В ней фиксируются все места работы, даты увольнения, а также разные награды и другие важные сведения. Поэтому данный документ должен правильно оформляться работодателем. Заполнение трудовых книжек должно осуществляться на основании соответствующих приказов. Если будут нарушены основные требования данного процесса, то это в будущем может стать причиной возникновения разных проблем с оформлением трудовой пенсии или использованием документа для других целей.

Предназначение документа

Трудовые книжки являются обязательными документами для каждого человека, предпочитающего работать на официальной основе. Заполнение трудовых книжек требуется по разным причинам:

  • фиксируются разные изменения в карьере специалиста, например, прием на работу, увольнение с места трудоустройства, перевод на другую должность, разные награждения или получение дополнительного образования, повышение квалификации или другие значимые события;
  • за счет данного документа обеспечивается подтверждение трудового стажа;
  • человек при устройстве на другую работу обязательно представляет данный документ потенциальному работодателю, который может оценить, каков опыт и квалификация гражданина.

Многие молодые люди халатно относятся к этому документу, но буквально через несколько лет они начинают осознавать его ценность. Не рекомендуется заводить при каждом трудоустройстве новую книжку или пользоваться несколькими документами.

Если устраивается на работу гражданин впервые, то работодатель заполняет первую страницу данного документа. Информация, вносимая в книжку, должна проверяться самим гражданином, так как не допускается наличие в ней ошибок.

Законодательное регулирование

Каждый работодатель, вносящий какие-либо сведения в личную документацию работника, должен учитывать разные положения законодательства. Правила заполнения трудовой книжки перечисляются в нескольких нормативных актах:

  • ТК содержит несколько пунктов, имеющих отношение к этому документу, причем здесь прописывается понятие трудовой книжки, правила ее оформления, ведения и хранения на любом предприятии.
  • КоАП включает ответственность руководителей компаний, которая применяется при неправильном ведении или заполнении личной документации работников.
  • ПП № 255 включает образец трудовой книжки, правила ее заполнения и содержание вкладыша, а также прописываются нормы, на основании которых требуется хранить в компании документ.
  • ПП № 69 представляет собой инструкцию для работодателей, которая позволяет грамотно заполнить документ, исправить допущенные ошибки, сделать правильно заверенную копию или выполнить другие действия.

Поэтому каждый работодатель при заполнении документа должен учитывать требования законодательства. Если он не обладает нужными навыками и знаниями, то им может издаваться приказ, на основании которого ответственность по ведению личной документации работников перекладывается на наемного специалиста.

Какие учитываются правила?

При внесении любых сведений в этот документ должны учитываться многочисленные требования законодательства. Наиболее часто требуется заполнение трудовой книжки при приеме на работу или при увольнении. Также нередко необходимо внести сведения о наградах или переводе на новую должность.

Перед внесением сведений рекомендуется первоначально хорошо изучить образец заполнения трудовой книжки при приеме на работу. При заполнении документа учитываются правила:

  • вся информация вносится исключительно на русском языке;
  • выполняется процесс стандартной ручкой, обладающей черным, синим или фиолетовым цветом;
  • не допускается наличие различных сокращений;
  • вписываются только арабские цифры;
  • все записи должны быть пронумерованы, для чего используется сквозной тип, но при этом некоторые сведения являются исключением, например, информация о работодателе не требует нумерации.

При заполнении вкладыша применяются аналогичные правила. Образец заполнения трудовой книжки можно просмотреть далее.

Какие данные вносятся о работнике?

При первоначальном оформлении данного документа вносится многочисленная информация о самом владельце. Заполнение трудовых книжек требует наличия данных:

  • ФИО гражданина, причем данные должны совпадать со сведениями из паспорта;
  • дата рождения;
  • информация об имеющемся образовании, причем переписывается она из аттестата или диплома;
  • указывается специальность гражданина в именительном падеже.

При первоначальном внесении сведений владелец должен убедиться, что все данные являются верными. Он ставит подпись на документе. Должна быть указана дата заполнения документации. Если изменяются личные данные гражданина, например он меняет фамилию, то надо зачеркнуть тонкой линией старый текст, после чего вносятся новые данные сверху.

Какие вносятся сведения о работодателе?

Обязательно должна указываться информация о нанимателе. Только при наличии нужных сведений будет обладать юридической силой трудовая книжка. Образец заполнения приема на работу прост. Сведения о работодателе вносятся в форме заголовка, причем располагаться они должны перед записями о работе гражданина. Этим данным не нужно присваивать порядковый номер.

Вписывать надо как полное, так и сокращенное название предприятия.

Если компания меняет название или же выполняется процедура реорганизации, то соответствующие сведения должны вноситься в трудовые книжки работников. При этом важно ссылаться на официальные бумаги, на основании которых реализуются изменения.

Как создается запись?

Сделать запись на самом деле достаточно просто. Необходимость в этом может возникать по разным основаниям:

  • прием гражданина на работу;
  • заполнение трудовой книжки при увольнении требует ссылку на статью или же указание, что человек самостоятельно захотел сменить место трудоустройства;
  • внесение сведений о военной службе;
  • указывается, что гражданин получил на работе какое-либо вознаграждение;
  • прописываются серьезные дисциплинарные взыскания;
  • должны указываться сведения обо всех изменениях в трудовой деятельности сотрудника предприятия;
  • указываются данные о восстановлении человека в должности;
  • прописываются все периоды, которые не включаются в непрерывный стаж.

Сама запись представлена данными, вносимыми после строки с информацией о работодателе. Довольно легко разобраться в этом процессе, если изучить образец заполнения приема на работу.

При внесении сведений учитываются требования:

  • графа 1 представлена номером записи, причем обязательно используется сквозной порядок;
  • вторая графа предназначена для указания даты, когда вносится запись, для чего требуется пользоваться арабскими цифрами;
  • третья графа представлена информацией о том, что гражданин принят на работу, переведен на другую должность или уволен, причем все сведения должны вписываться без сокращений;
  • графа 4 предназначается для внесения сведений о дате составления текста, а также о номере приказа или распоряжения руководителя, на которое ссылается запись.

Таким образом, если разобраться в том, каково предназначение каждой графы, то не возникнет сложностей с заполнением документации.

Как вносится запись о приеме на работу?

В момент оформления человека в компанию требуется вносить информацию в его трудовую книжку о факте трудоустройства. Образец заполнения трудовой книжки указывает на то, что должна быть ссылка на приказ, на основании которого принимается гражданин в фирму.

Данная запись должна содержать сведения:

  • наименование структурного подразделения компании, куда устраивается специалист;
  • должность, которую он будет занимать;
  • реквизиты приказа, необходимого для трудоустройства.

В качестве основания может выступать не только приказ, но и другой официальный документ. Не требуется вписывать сведения о прохождении испытательного срока или о том, каков характер работы. Если планируется, что новый работник будет работать вахтовым методом, то непременно данный факт прописывается в его трудовой книжке.

Перед внесением записи необходимо убедиться, что имеется запись об увольнении человека с предыдущего места работы. Если работа будет выполняться по совместительству, то этот факт может указываться по желанию работника. При таких условиях рядом со словом «принят» следует прописать, что человек будет работать совместителем.

Если планируется дистанционная работа, то запись является стандартной, поэтому не требуется указывать характер работы специалиста.

Как прописываются изменения в работе?

Непременно фиксируется в документе, если человек переводится на новую должность или в другое структурное подразделение компании. Если меняется должность специалиста в штатном расписании, то изменения придется внести и в трудовую книжку.

Также корректировки требуются, если изменяется квалификация или разряд работника.

Не требуется фиксировать совмещение нескольких должностей или увеличение объема работы.

Как вносится запись о вознаграждениях?

Если сотрудник поощряется на работе с помощью вознаграждения, то это указывается в трудовой книжке. Сюда относится не только получение наград, но и присвоение уникального звания, получение грамоты или нагрудного знака, а также другие награды, которые обычно перечисляются в уставной документации компании.

Пример заполнения трудовой книжки при получении награды приводится ниже.

Как создается запись при увольнении гражданина?

Информация об увольнении человека зависит от причины прекращения трудовой деятельности. Поэтому в разных ситуациях будут значительно отличаться правила заполнения трудовой книжки. По собственному желанию граждане увольняются наиболее часто, что и указывается в документе.

Дополнительно может приводиться информация о том, что уволен гражданин на общих основаниях, по инициативе работодателя, по статье ТК или по иным причинам.

Сведения вносятся только после того, как будет издан соответствующий приказ об увольнении, так как в трудовой книжке должна быть ссылка на этот документ. Дополнительно должны указываться данные из личной карточки работника.

Если увольняется человек с руководящей должности, то дополнительно придется указать ссылку на документ, на основании которого прекращается работа специалиста в качестве руководителя. Выдается трудовая книжка в последний день работы гражданина в компании.

Как фиксируется восстановление в должности?

Нередкими являются ситуации, когда работодатели сами нарушают требования ТК. Они могут уволить человека без веских оснований. При таких условиях специалист может обратиться в трудовую инспекцию с жалобой или в суд с иском. На основании решения суда гражданин может быть восстановлен по месту работы. Данная информация должна указываться в трудовой книжке.

Так как в документе уже имеются сведения об увольнении, то первоначально следует вновь прописать данные о компании, а после этого производится аннулирование записи об увольнении.

Работодатели могут обжаловать решение суда, поэтому вновь увольняют гражданина. При таких условиях стандартно вносятся данные об увольнении специалиста.

Как исправляются ошибки?

Если при заполнении трудовых книжек допускаются ошибки, то важно знать, как их исправить. Для этого учитываются требования:

  • не допускается пользоваться корректорами;
  • неверные данные зачеркиваются тонкой чертой, после чего рядом вносится достоверная информация;
  • если отсутствуют подписи и печати, то такой документ считается недействительным, поэтому придется гражданину обращаться к прошлым работодателям для получения нужных реквизитов;
  • зачеркивать информацию можно только на титульном листе, а в других частях документа придется делать отменяющую запись, заверяемую ответственными лицами.

Если требуется сделать копию, то она должна быть правильно заверена печатью и подписью руководителя или ответственного лица. Образец такого документа размещен ниже.

Заключение

Каждый работодатель должен разбираться в правилах внесения записей в трудовые книжки работников. Если руководителем предприятия нарушаются разные требования, то это приводит к тому, что он привлекается к административной ответственности. Если вносятся ошибочные данные, то важно грамотно их исправить. Приходится вносить информацию не только о принятии на работу или об увольнении человека, но и о вручении ему разных наград или переводе на другую должность.

От правильности ведения документации зависит легкость использования книжки для разных целей.

Порядок и правила заполнения трудовой книжки работника

Современного человека сложно представить без стабильной работы. Официальная должность, своевременная зарплата, пенсионные и страховые выплаты — все это возможно лишь при оформлении в соответствии с законом. Как правильно заполнить трудовую книжку — основной документ учета работника в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации? Стоит разобраться с этим вопросом подробно.

Значимость трудовой книжки

Трудно переоценить ценность акта, в котором хранится весь служебный путь гражданина. В данной книжке фиксируется не только оформление человека на работу, но и каждое его передвижение по карьерной лестнице, особенности труда, место занятости и должность. С помощью нее вычисляется стаж, а значит, ее правильное ведение напрямую влияет на будущую пенсию гражданина и наличие дополнительных выплат, либо льгот.

К тому же, как и с любым документом государственного образца, с ее помощью можно оспорить неправильное начисление стажа, доказать фактическую принадлежность к тому или иному месту работы.

Важно! Поэтому к ведению книги персонального учета работника следует относиться максимально ответственно.

Нормативная база

Использование любого документа не имело бы смысла без его нормативной закрепленности. Позиции трудовой книжки закрепляют сразу несколько правовых актов. Это:

  1. Трудовой кодекс Российской Федерации. Он устанавливает основы всех отношений в сфере профессиональной деятельности, в нем заложено главенство акта персонального учета работников;
  2. Постановление Правительства Российской Федерации № 225 и Минтруда № 69. В первом акте рассматриваются нормы ведения и учета бумаг, а также их хранения. Во втором — инструкции и основные правила по заполнению и руководства для кадровиков;
  3. Другие подзаконные акты, например, письма Роструда. Могут определять более частные моменты, такие, как возможность временной передачи бланков работнику на руки.

Отдельные вопросы регулируют Уголовный кодекс, а также Кодекс об административных правонарушениях. В их юрисдикции находятся прецеденты подделки документов, подлога, мошенничества с ними, а также нарушение общего законодательства в сфере труда и сходных отношений.

Скачать для просмотра и печати:

Начало заполнения. Ответственное лицо

Кадровая работа — кропотливое дело, требующее большого внимания и сосредоточенности. С целью отсутствия ошибок и консолидации опыта, на предприятиях и в фирмах создаются отделы кадров. Они точно знают, как правильно заполнить акт персонифицированного учета, ведь это относится к их непосредственной юрисдикции. Помимо ее ведения, кадровики отвечают за их своевременное создание и выдачу. Самостоятельное заполнение недопустимо, кроме моментов, когда в одном лице совмещена кадровая функция и необходимость внести изменения (например, строка о поощрении главного бухгалтера).

В случае с индивидуальными предпринимателями ситуация ненамного отличается. Бизнесмен самостоятельно вносит записи для того работника, который был связан с ним рабочими отношениями более пяти дней. А самое главное, работодатель должен не забывать о страховых отчислениях и правилах ведения акта персонифицированного учета.

И только один тип нанимателей в соответствии с законом не обязан вести документарный контроль своих работников. Это физические лица, которые обеспечивают других граждан трудоустройством. Такая норма прописана в ст. 66 ТК РФ.

Основы ведения трудовой книжки

Как уже указывалось, трудовая книжка — обязательный для всех документ. И если кандидат со стажем уже приходит на новое место со своим документом, то что происходит с новичком? В таком случае первый работодатель обязан завести книгу и сделать первые записи самостоятельно.

Интересно! Сумму, затраченную на покупку документа установленной формы, начальник имеет право истребовать у служащего, либо вычесть из его будущей зарплаты.

Изменения имеет право вносить только специальное лицо. Это либо кадровик, либо бухгалтер предприятия. В случае, когда такие должности не предусмотрены, записи имеет право вносить директор фирмы. После регистрации в надлежащем порядке, а также внесения необходимых изменений, книжка отправляется на хранение. Обратно ее можно получить либо после увольнения, либо при крайней необходимости. Например, для банка или пенсионного фонда.

Что делать, если документ пропал

Иногда бывают случаи, когда трудовая книжка теряется, либо проходит в негодность (в варианте намокания или сгорания, а также грубых ошибок в заполнении). Здесь нет ничего непоправимого — достаточно заказать дубликат документа. Тогда на стандартном бланке ставится печать о том, что это не оригинал.

Если пропажа произошла по вине работодателя, оплатить все расходы обязан он. В противном случае пожертвовать деньгами придется работнику. Обратиться можно и к начальнику, у которого гражданин перестал числиться уже давно — указаний на срок давности восстановления записей в законе нет.

Если на бывшем месте устройства информации не осталось, то следует подготовить доказательства и свидетелей. В таком случае стаж подтверждает специально созданная комиссия на основании имеющихся фактов.

Внесение записей

Согласно правовым нормам, вся информация вносится в бланк ручкой со стержнем синих оттенков. Возможно использование и черных цветов.

Требования к записям:

  • написаны аккуратным и разборчивым почерком. Буквы должны быть прописными, а не печатными;
  • направлены на полную идентификацию (недопустимо наличие сокращений и аббревиатур);
  • даты и числа — только арабскими цифрами (пропись и римские цифры использоваться не должны).

Заполнение содержания

Основную часть книжки составляют:

  • титульный лист, который несет основные данные о работнике, а именно его полное имя, дату рождения, степень образования, специальность, а также время создания рассматриваемого документа;
  • раздел информации о работе, в котором содержатся данные о месте служебной деятельности гражданина и его должности, а также ее продолжительности на том или ином предприятии;
  • раздел сведений о награждениях;
  • в случае, когда в акте кончается место, в него включается факультативный раздел — вкладыш.

Первая часть — титул — заполняется при открытии книжки и первом поступлении на работу. Все личные данные вносит кадровик в соответствии с предоставленными документами. Он же заверяет их подлинность подписью и печатью организации.

Пример заполнения титула:

В часть, посвященную сведениям о работе, компетентное лицо вносит номер записи, дату поступления, увольнения или продвижения по службе, наиболее точную информацию об организации, а также должности, на которую был принят соискатель.

Пример заполнения сведений о работе:

Также в этом разделе указываются основания событий, по которым заполнялись другие графы. Зачастую это внутренние локальные акты, которые принимаются руководством компании.

Пример внесения записи об увольнении:

Важно! Особым моментом является запись о работе на неполную ставку (по совместительству). В соответствии с трудовым кодексом, совместительство может быть как внешней (в другой компании), так и внутренней (в той же компании, но на другой должности или отделе). Сведения о дополнительном месте вносятся лишь по желанию работника и после предоставления доказательств, подтверждающего такой факт. Для него такая отметка будет важна, так как тоже увеличивает общий стаж. Размер ставки в этом случае отражать не надо.

Раздел награждений содержит сведения о поощрениях, которые получит гражданин за время трудоустройства. Это могут быть грамоты, памятные вещи, знаки отличия, получение нового звания, денежной премии. Чтобы внести такую отметку, само поощрение должно основываться на локальном акте предприятия. В ином случае, награда не подлежит учету в трудовой книжке. К этой категории также не относятся устные благодарности, символические рукопожатия, а также регулярные денежные премии.

Пример внесения сведений о награждениях:

Для сведения! Включению подлежит и отметка о восстановлении на месте труда, например, в случае судебного признания увольнения или сокращения неправомерным.

Особым случаем внесения записи является смерть сотрудника. Тогда договор расторгается днем смерти, она же указывается в качестве основания. Для этого необходимо предоставить соответствующее свидетельство и документ, подтверждающий личность покойного.

Вкладыш подшивается в самый конец книги. А на ее титульном листе указывается его наличие, а также номер. Правила ведения такого дополнения идентичны основному акту.

Внесение исправлений

Существует несколько частных случаев, когда необходимо изменить старую информацию, которая находится в документе.

Если работник сменил имя, фамилию или специализацию, предыдущая запись аккуратно перечеркивается горизонтальной линией. Новая информация пишется рядом. Также указывается нормативный акт или документ, являющийся источником изменения. Такую запись следует заверить печатью организацией и личной подписью кадровика.

Пример изменения фамилии:

Несмотря на то, что для работника такое событие не влечет никаких изменений, переименование компании также отражается в трудовой книжке. При этом строки с порядковым номером записи и датой остаются чистыми, а в графе сведений о рабочем месте делается пометка о смене наименования. Указывается номер приказа, устанавливающего такое событие.

Пример изменения наименования предприятия:

В том случае, если в ходе заполнения была допущена ошибка, ни в коем случае нельзя зачеркивать запись. В графа сведений дополняется надписью о том, что определенная строка недействительна, после чего указывается необходимая информация и соответствующий приказ.

Пример исправления ошибки в трудовой:

В ходе трудовой деятельности может возникнуть прецедент, когда кадровик по той или иной причине мог пропустить запись. В таком случае следует обратиться для внесения изменений уже прошедшим числом. Необходимо следить за тем, чтобы дата была указана фактически, иначе это может негативно отразиться на общем стаже лица.

Сохранность документа

В силу особой важности трудовой книжки, а также сложности ее восстановления, на предприятиях обязательны особые условия их хранения и контроля. Такие документы хранятся в сейфах, а если работник проходит службу в филиале, они отправляются в центральный офис.


Ссылка на основную публикацию