Как правильно вести кассовую книгу в России

Инструкция и особенности заполнения кассовой книги

До недавнего времени абсолютно все юр. лица и индивидуальные предприниматели были обязаны четко следовать кассовой дисциплине, т.е. формировать кассовую книгу, составлять кассовые документы. С начала лета 2014 года индивидуальных предпринимателей освободили от ведения кассовой книги в соответствии с указанием Центрального Банка России.

Что такое кассовая книга?

Касса есть у всех юр. лиц и индивидуальных предпринимателей. Однако многие путают два понятия: контрольно-кассовый аппарат и касса.

Контрольно-кассовая машина (ККМ) — это аппарат, необходимый при приеме наличной оплаты, т.к. когда вы продаете что-то за наличные деньги, вы должны применять контрольно-кассовую машину. В некоторых случаях допускается выдача бланка строгой отчетности вместо кассового чека.

Касса — это совокупность всех наличных операций предпринимателя или организации. Т.е. по кассе отражаются и наличные доходы, и наличные расходы. Выручку наличными, которую вы получаете, в том числе через контрольно-кассовый аппарат, или при выдаче бланка строгой отчетности, нужно отразить по кассе. Если даже у вас нет ККМ, и вы не совершаете наличных операций, кассу все равно следует вести. Заполнение кассовой книги никак не связано с расчетом налогов. Например, по упрощенной системе налогообложения расходы не влияют на расчет налога. Точно также при уплате единого налога на вмененный доход.

Все о правилах ведения кассовых операций.

Особенности регистрации контрольно-кассовой машины в ООО.

Кто должен вести кассовую книгу?

По новому Указанию Центробанка от 11 марта 2014 года под номером 3211-У индивидуальные предприниматели могут не вести кассовые книги наравне с организациями. Индивидуальные предприниматели и малые предприятия должны только формировать расчетные и платежные ведомости, если они выплачивают заработную плату и другие вознаграждения наличными деньгами физическим лицам. А юридич. лица как и раньше должны вести и составлять кассовую документацию при работе с наличными деньгами.

Как правильно оформить кассовую книгу?

Кассовая книга имеет стандартный вид, что упрощает ее заполнение. Но нужно соблюдать определённые требования к порядку оформления кассовой книги. Итак, как вести кассовую книгу?

  • На титульном листе книги должны располагаться полные реквизиты юридического лицa или индивидуального предпринимателя, а также промежуток времени, в течение которого она будет вестись.
  • Одну книгу можно использовать на протяжении лишь одного календарного года. Не допускается использование одной книги на протяжении нескольких лет.
  • В книге все страницы должны быть пронумерованы и прошиты, а в конце обязательно указание количества страниц.

Инструкция по заполнению кассовой книги

В соответствии с новым Указанием, весь порядок ведения кассовой документации будет делиться на: обычный и упрощенный. По простому порядку документацию будут вести ИП и субъекты малого предпринимательства, а соблюдать обычный порядок должны все юридические лица, кроме банков.

Подписи в кассовой документации должны проставлять бухгалтер и кассир. Если на предприятии отсутствует бухгалтер, тогда подписи проставляет руководитель организации. А также, если кассовые операции осуществляет только предприниматель, то в документации достаточно его подписи.

С начала июня 2014 платежные агенты для учета денежных средств, которые были получены по средствам агентской деятельности, обязаны вести отдельную кассовую книгу. Также отдельными ордерами должны оформляться все операции по принятию и расходу денежных средств в рамках деятельности платежного агента.

Важно, что после нового Указа Центрального банка, все формы документов не претерпели изменений.

Как долго регистрировать ИП в налоговой?

Требования к ведению кассовой книги включают в себя обязательное оформление данной операции на основании 6 документов:

  • книга для учета выданных и принятых денег необходима для учета движения денежных средств в течение дня;
  • приходный и расходный кассовые ордеры, предназначенные для оформления поступления и выдачи в кассу наличности;
  • кассовая книга, необходимая для сбора информации обо всех операциях с наличными деньгами;
  • платежная ведомость для учета выплаченной заработной платы;
  • расчетно-платежная ведомость, предназначенная для учета рабочих часов, удержаний и выплат заработной платы работникам.

Как заполняется кассовая книга в свете произошедших изменений?

1. Всю кассовую документацию разрешается вести в электронном формате. Исправления в данных документах недопустимы. Для подтверждения документов необходима электронная подпись.

2. Не требуется заполнение отчетов кассира (второго листа кассовой книги).

3. Единый приходный кассовый ордер теперь можно оформить не только на основании дневной контрольной ленты кассового аппарата, но и на основании БСО.

4. Получателю больше не нужно указывать сумму полученных наличных письменно в расчётном кассовом ордере.

5. Для выдачи денег в подотчет работнику необходимо оформить в произвольной форме заявление, в котором будет указана сумма наличных и срок, на который выдаются денежные средства, дата и подпись директора.

6. В ведомостях о выдаче заработной платы по-прежнему напротив фамилии работника указывается «депонировано», а вести реестр депонированных средств больше не требуется.

Образец оформления кассовой книги

Образец кассовой книги обязательно учитывает следующие правила:

  • на титульном листе обязательно указание полных реквизитов юридического лица или индивидуального предпринимателя, а также временной промежуток, на который заводится книга;
  • на бланке листов, сверху, указывается полная дата заполнения листа;
  • в ячейке «остаток средств на начало рабочего дня» цифрами вносится сумма денежных средств, находящихся в кассе на начало дня. Эта цифра переносится из ячейки «остаток средств на конец дня» за предыдущий рабочий день;
  • по данным расходного и приходного кассовых ордеров заполняются с 1 по 5 столбцы;
  • в первом столбце указывается номер ордера;
  • во второй столбец вносятся фамилия и инициалы лица, которое получило либо сдало деньги в кассу;
  • третий столбец заполняется только организациями;
  • суммы расхода и прихода вносятся в остальные два столбца;
  • сумма всего расхода и прихода, указанных в предыдущих строках, вносится в поле «перенос»;
  • на все незаполненные ячейки ставится прочерк;
  • в ячейку «итого за день» цифрами вносятся отдельно суммы прихода и расхода за рабочий день;
  • в ячейке «остаток на конец дня» указывается остаток наличных в кассе, который необходимо рассчитывать по формуле:

ОНД — остаток наличных средств на начало дня,

СПД — сумма прихода за рабочий день;

СРД — сумма расхода за день.

  • ниже расписывается кассир и бухгалтер (или руководитель предприятия);
  • еще ниже указывается количество приходных и расходных кассовых ордеров.

Как сшивать кассовую книгу?

Как же прошить кассовую книгу? Для этого необходимо:

• определить период, за который сшивается книга, проверить наличие и правильность всех страниц;

• пронумеровать все листы;

• при помощи нитки с иголкой сшить книгу так, чтобы узелки на концах ниток находились сзади книги. На узелки ниток следует наклеить маленькие прямоугольники, вырезанные из чистой бумаги;

• на книгу приклеивается бумага, в которой должны указываться цифрами и прописью, сколько пронумеровано и прошнуровано страниц, а также, сколько листов заверено печатью. На этой же бумаге расписывается директор и бухгалтер, ставится печать.

Сшивание книги не составляет большого труда.

Видео о том, как сшить кассовую книгу

Особенности кассовой книги для ИП и ООО

Как уже отмечалось ранее, с введением нового указа в начале лета 2014 года, индивидуальные предприниматели освобождаются от ведения кассовой книги. Однако любой желающий индивидуальный предприниматель может продолжать вести учет с помощью кассовой книги. Как и раньше третий столбик «номер корреспондирующего счета» по-прежнему заполняется только организациями.

Юридические лица обязаны указывать лимит остатка наличных средств, а индивидуальные предприниматели и малые предприятия с июня 2014 года освобождены от данной обязанности. Напомним, что малыми считаются предприятия с численностью сотрудников до 100 и выручкой не более 400 миллионов в год. Однако организациям позволено на время выплат заработных плат накопление сумм в кассе сверх обозначенного лимита. На ликвидацию суммы, которая превышает установленный лимит, организациям выделяется максимум пять дней.

Как отмечалось ранее, многие путают понятия «касса» и «контрольно-кассовый аппарат». Касса есть абсолютно у всех участников торговли. Однако с начала лета 2014 индивидуальные предприниматели освобождены Центробанком от ведения книги наравне с организациями.

Некоторые нововведения Центрального банка России коснулись и упрощения ведения кассовых документов для юридических лиц. Отмена ведения отдельных документов для индивидуальных предпринимателей отнюдь не означает, что они не имеют право их вести. Если с помощью кассовой книги индивидуальному предпринимателю удобно вести учет, то он вправе составлять документы и осуществить регистрацию кассовой книги в налоговой на их основе.

Кассовая книга: образец 2020

Кассовая книга является одним из самых важных документов кассира. В ней отражают все поступления наличных в кассу и любой расход. Другими словами, ежедневно фиксируют движение наличности. Приведем образец кассовой книги и расскажем на примере, как ее заполнять и вести.

Формировать книгу следует строго по форме № КО-4, утвержденной постановлением Госкомстата от 18.08.98 № 88 (скачать ее можно по ссылке выше). Но вот каким способом ее можно заполнять – вручную или в электронном виде – не имеет значения. Нужно выбрать способ, который больше подходит. Как заполнить форму – расскажем подробно далее.

Образец заполнения кассовой книги

На титульном листе указывают наименование компании. К примеру, ООО “Салют”. Далее о- структурное подразделение, если оно есть, и следом ОПКО и период.

Обычно период – календарный год. К примеру, с 1 января – по 31 декабря 2020 года. Но бывают случаи, что записей слишком много, поэтому в течение года понадобится завести новый экземпляр. Поэтому можно сразу не ставить даты январь-декабрь, а отразить лишь месяц, как начали ее применять. Когда места в документе не останется, ее понадобится сшить, тогда то и внести завершающий месяц.

Основанием для заполнения кассовой книги являются кассовые операции. Вносить сведения надо только за те дни, в которых они были (подп. 4.6 п. 4 Указаний Банка России от 11.03.14 № 3210-У). При этом остаток на начало дня – это сумма на конец предыдущего дня. К примеру, 14 февраля остаток 525 тыс. рублей – эти данные надо заполнить на начало 15 февраля в графе 4 “Приход”.

На конец рабочего дня, когда кассир закрывает кассу, следует сверить все данные кассовой книги, а также суммы приходных и расходных кассовых ордеров.

Затем следует подвести итоги дня всех операций, как поступлений, так и выдачу наличных денежных средств. И вывести итог. При этом суммы для выплаты зарплаты по ведомости прописывают в строке “в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии”.

После этого кассир проставляет свою подпись и расшифровку фамилии, и инициалы – И.О.

Как вести и заполнять кассовую книгу в 2020 году

Главные принципы заполнения кассовой книги содержатся в Указании Банка России от 11.03.14 № 3210-У. Вот восемь правил, которых надо придерживаться, оформляя этот документ.

  1. Записи в книгу вносят вручную или в электронном виде на компьютере. Выбранный метод необходимо зафиксировать в приказе руководителя.
  2. В книге каждое поступление наличных денег отражают на основании приходного кассового ордера, а каждую выдачу – на основании расходного ордера.
  3. Если книгу ведут вручную (бумажный вариант), надо пронумеровать, прошнуровать и опечатать все листы книги на последней странице. С апреля 2015 года многие организации отказались от круглой печати (Федеральный закон от 06.04.15 № 82-ФЗ). В этом случае на оборотной стороне книги (на прошивке) надо поставить штамп с реквизитами организации.
  4. Вести кассовую книгу следует через копирку. Так, чтобы каждый лист кассовой книги сохранялся в двух экземплярах. Один из них является неотъемлемой частью книги, а другой (отчет кассира) отрывается и в конце дня передается в бухгалтерию вместе с приходно-кассовыми и расчетно-кассовыми ордерами.
  5. При электронном ведении кассовой книги можно распечатывать ее в единственном экземпляре. Указание ЦБ № 3210-У не содержит требования оформлять в этом случае два экземпляра. Однако в Указаниях по заполнению книги (утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88) такого послабления для электронного документа нет. А значит, у проверяющих могут появится вопросы. Чтобы их не было, можно каждый лист книги, которая ведется на компьютере, распечатывать дважды.
  6. Кассовую книгу заводят на календарный год. Поэтому минимум раз в год (в последний рабочий день декабря) распечатанные листы электронной книги надо пронумеровать, прошить и скрепить печатью (при ее наличии) или штампом с реквизитами (при отсутствии печати). В приказе, которым разрешен электронный вариант ведения книги, может быть закреплена более частая прошивка книги. Например, раз в полгода или каждый квартал, если в организации большой оборот наличных.
  7. Не надо заводить листы кассовой книги в дни, когда наличные расчеты не осуществлялись.
  8. В конце дня следует сверять информацию из книги с той, что содержится в кассовых документах. Надо вывести сумму остатка наличности в кассе и поставить подпись. Документ сдается на проверку главбуху либо руководителю, если в организации нет бухгалтера.

Бывают случаи, что в книгу кассира записаны ненужные сведения или ошиблись с суммой поступлений или выдачи денег. Эти данные можно исправить. Но только если вести книгу в бумажной форме или на компьютере, в электронные – исправления не вносят (подп. 4.7 п. 4 Указаний № 3210-У).

Чтобы исправить ошибочную запись, надо перечеркнуть ее и рядом с ней записать верные показатели. Их вносят аккуратно, поскольку важно, чтобы правильные сведения были читаемы и разборчивы. Здесь же надо указать дату и поставить подпись того, кто вносит исправления.

Имейте в виду, что если ошиблись не сегодня, а несколько дней назад, то потребуется скорректировать несколько листов.

Как сшивать кассовую книгу

Если вести кассовую книгу вручную или на компьютере, ее следует сшить. Но прежде надо пронумеровать каждый ее бумажный лист. Причем так, чтобы нечетные и четные страницы имели одинаковый номер листа. К примеру, странице 3 и 4 проставьте номер листа – 1, на странице 5 и 6 – ставьте 2. Так следует делать, так как одна из частей листа кассовой книги – отчет кассира. То есть, дубликат, который после заполнения изымают из книги и хранят отдельно.

Если книга в электронной форме, сшивать надо первые экземпляры листов не реже, чем раз в год. Для этого распечатывают титульный лист и последнюю страницу, где прописывают общее число листов. Эту страницу следует завизировать у главбуха и руководителя, поставить печать.

Срок хранения кассовой книги

Хранить кассовую книгу надо в течение пяти лет после года, за который ее оформили. При этом за хранение отвечает руководитель, а не сотрудник, который ее вел (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ).

Кассовая книга: кто должен вести в 2020 году

С внедрением онлайн-касс многие полагают, что в вести кассовую книгу не нужно. Но это ошибка. Формировать книгу обязаны все компании любой организационно-правовой формы, если принимают и выдают наличность из кассы.

Действительно в связи с внедрением онлайн-касс чиновники отменили часть первичных документов по учету денежных расчетов. К примеру, журнал кассира-операциониста (письмо ФНС от 29.09.16 № ЕД-4-20/18059@). Но в списке упраздненных документов кассовой книги нет. Ее, как и прежде, следует формировать ежегодно, а записи вносить по хронологии – с 1 января по 31 декабря. Это обязательное условие. При его несоблюдении грозит штраф до 50 тыс. рублей.

Если есть обособленное подразделение, для него следует вести отдельную кассовую книгу. В этом случае одна книга – по головному офису, вторая – по подразделению. Например, две книги надо вести, если у компании есть магазин, который размещается в торговом центре, и отдельный административный офис с кассой для выдачи зарплаты.

Что же касается предпринимателей, им вести документ не обязательно. Для них действует освобождение, хотя ее можно применять добровольно. К примеру, чтобы было удобнее вести учет движения наличности.

Ссылка на основную публикацию