Как правильно выдавать расчетные листки по зарплате в России

Расчетный листок по заработной плате

Формирование расчетного листка происходит всегда перед выдачей заработной платы. Этот документ является обязательным и выдается на руки сотруднику вместе с заработанными деньгами.

Что такое расчетный листок

Расчетный листок – это документ, в который вносится подробная информация обо всех начислениях, причитающихся работнику. Сюда включаются все составляющие зарплаты:

• оклад,
• проценты,
• премии,
• бонусы,
• компенсации и т.п. выплаты,
• также сведения об отчислениях во внебюджетные фонды.

Таким образом, расчетный листок предоставляет работнику полную картину о его заработной плате.

Роль документа

Ценность расчетного листка переоценить невозможно – он позволяет работнику предприятия точно понять, из чего формируется его заработная плата, а также, в некоторых случаях вовремя увидеть нестыковки начисления зарплаты с условиями конкретного трудового договора или требованиями законодательства. При выявлении таких фактов сотрудник может обратиться за прояснением спорных или неясных моментов в бухгалтерию предприятия, а если дело дойдет до конфликта, то пойти за восстановлением справедливости в инспекцию по труду или суд.

Обязанность или право

Некоторые работодатели пренебрегают формированием расчетных листков, будучи уверенными в том, что они имеют право обходиться без них. Это в корне неверно – законодательство Российской Федерации обязывает каждого работодателя извещать подчиненных о составляющих их заработной платы.

Для кого необходимо делать расчетный лист

Расчетный лист нужно делать для всех работников без исключения – тех, кто работает в штате, совместителей, временных сотрудников, сезонников и т.д.

Когда следует формировать документ

Расчетный листок нужно делать за несколько дней до зарплатных выплат, выдавать же его можно также заранее или в день выдачи заработной платы. При этом, следует помнить о том, что обычно выдача зарплаты делится на два этапа, в разницей в две недели — так вот расчетный листок должен предоставляться сотрудникам в день получения ими «окончаловки», когда все необходимые суммы уже подсчитаны.

Надо сказать, что расчетный лист касается только заработной платы, поэтому формировать его для выдачи, например, отпускных не нужно.

При увольнении расчетный листок делать следует обязательно (он передается увольняющемуся в его последний рабочий день вместе с заработной платой).

Нужно ли делать расчетные листки, если зарплата перечисляется на карту

Расчетный лист должен составляться вне зависимости от того, каким именно образом происходит выдача заработанных денег – наличкой в кассе организации или на карту. То же самое касается и выдачи зарплаты доверенному лицу работника – если представитель предоставляет нотариально заверенную доверенность, работодатель обязан отдать ему и расчетный лист и все причитающиеся доверителю деньги.

Кто составляет расчетный лист

Расчетный лист составляет специалист отдела бухгалтерии, т.е. сотрудник, который имеет полные данные обо всех полагающихся тому или иному работнику выплатах. Что характерно, заверять лист подписью руководителя компании или хотя бы даже самого бухгалтера необязательно, как и проставлять на нем печать.

Связано это с тем, что лист носит сугубо информационный характер, иными словами, он никак не подтверждает факт получения именно той суммы заработной платы, которая в нем была обозначена к выплате.

А вот что касается работника организации, то он в получении расчетного листка расписаться должен. Для этого бухгалтер или кассир может предоставить ему специальный бланк под названием «лист выдачи расчетных листков».

Образец расчётного листка

С 2013 года стандартные унифицированные формы большинства первичных бухгалтерских документов отменены, как и обязанность по их использованию. Теперь представители предприятий и организаций имеют право разрабатывать собственные бланки документов, утверждаемые в их учетной политике, или использовать ранее общеупотребимые шаблоны.

Вне зависимости от того, какой именно вариант будет выбран работодателем, документ по своей структуре должен соответствовать нормам делопроизводства, а по тексту – правилам русского языка.

Порядок оформления

1. Вначале листка записывают:
   • название предприятия,
   • должность,
   • ФИО работника,
   • период, за который составляется документ (обычно это один месяц),
   • подразделение, в котором трудится работник,
   • его табельный номер.
2. Далее идет основная часть, которая выглядит в виде таблицы из нескольких разделов.
   • В первый вносятся все виды начислений за период (оклад, премия, компенсации, проценты и т.д.). Все данные сюда вписываются с указанием количества дней и часов, подлежащих к оплате по тому или иному виду начислений.
   • Во второй раздел включается все, что касается налоговых удержаний.
   • В третий – информация о взносах во внебюджетные фонды.
3. Далее указывается сумма выданного аванса и сведения о дополнительных страховых взносах.
4. После всех подсчетов, в завершении документа пишется общий размер удержаний и зарплата, подлежащая к выплате. Если у предприятия перед работником есть долг или наоборот — работник должен работодателю, сведения об этом также нужно внести в расчетный листок.

При необходимости бланк можно дополнить и другой информацией, например, сведениями о ведомости, по которой будет производиться выплата, дате выдачи заработной платы и т.п.

Правила формирования расчётного листка

Как к содержанию расчетного листка, так и к его оформлению, законодательство не предъявляет ровно никаких требований: его можно писать на обычном листе или на фирменном бланке организации. Расчетные листки допускается оформлять от руки или печатать на компьютере – конечно, на сегодняшний день распространен именно второй способ. Документ пишут в единственном экземпляре.

Как передать работнику расчётный лист

Расчетный лист можно передать работнику лично из рук в руки в бухгалтерии или кассе организации непосредственно при получении денег или через средства электронной связи или доверенное лицо.

Как по закону производится выдача расчетных листков в бумажном, электронном виде – правила, порядок, штрафы

Расчетным листком называется официальное письменное уведомление работников о начислении им оплаты труда с указанием размера заработка, надбавок или взимаемых средств и общей суммы заработной платы за отработанный период.

Обязательно ли работодателю оповещать своих подчиненных о зарплате, и какие правила выдачи уведомительных листков предусмотрены действующим законодательством.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему – напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

Обязан ли работодатель выдавать, согласно Трудового кодекса?

Ст.136 Трудового кодекса РФ предусматривает обязанность работодателя выдавать расчетные листки с целью донесения до сотрудников сведений о начислении заработка в обязательном порядке. При этом не важно, как выдается зарплата — наличными через кассу или на карту работника.

В указанной статье говориться о том, что работодатель обязан письменно уведомлять каждого своего работника о начислении ему заработной платы за отработанный период.

Это уведомление именуется расчетным листком и должно содержать следующую информацию:

• все составные части получаемой зарплаты (оклад, ставка по тарифу, надбавки и доплаты);
• иные начисления и компенсации;
• размеры и причины удержаний из заработной платы;
• общая сумма, зачисленная для оплаты труда.

Подробнее о том, какие сведения должны быть в листе, читайте здесь.

Предоставление расчетного листа о заработной плате предусмотрено для всех работающих в организации: тех, кто получает заработок в кассе, и тех, кому начисляется зарплата на банковский счет.

Как передать работнику лист по заработной плате?

В Трудовом кодексе указано, что извещать подчиненных коллег необходимо в письменном виде. Зачастую это предписание выполняется путем оповещения сотрудников на бумаге.

Расчетный листок оформляется и распечатывается, после чего выдается в руки каждому работнику.

При этом статья 136 ТК РФ говорит, что форма расчетного уведомительного листа для выдачи работникам должна быть утверждена самим работодателем в локальном нормативном акте.

То есть надлежит создать приказ по утверждению формы расчетного листа, которое производится с учетом мнения органов, представляющих интересы трудового коллектива.

Отсутствие локальных актов и приказа об утверждении формы уведомительного листа по зарплате считается нарушением трудового законодательства и предусматривает уголовную ответственность для работодателя.

Не противоречит действующему законодательству и предоставление листков в электронном виде. Он может быть отправлен на электронную почту работающего или же внесен в базу специальной программы, в которой находятся зарплатные листы организации.

Такой порядок выдачи будет правомерным действием, если такая форма оповещения утверждена актом и приказом компании.

Таким образом, по закону листы по заработной плате можно выдавать следующими способами:

• на бумаге под роспись лично в руки;
• в электронном виде на почту;
• в электронном виде посредством применения специального программного обеспечения.

Выбранный способ выдачи информации персоналу следует закрепить в локальных актах организации работодателя.

Срок предоставления по законодательству

Согласно Трудового кодекса, оплата за отработанный период в виде зарплаты должна происходить в установленные сроки не реже двух раз в месяц. Извещение о начислениях производится один раз в месяц при окончательной выдаче заработной платы за этот период.

В большинстве случаев работодателями уведомление о зарплате выдается на руки работникам при выплате полного заработка за месяц.

Выдавать его за период аванса не рекомендуется, так как не полностью известны все составные части заработка за месяц.

Не нужно уведомлять о зачислении отпускных средств. Но во время увольнения следует произвести полный расчет и уведомить сотрудника обо всех полагающихся ему начислениях и удержаниях.

Порядок передачи под роспись

Чтобы обезопасить себя от привлечения к ответственности, назначении штрафов и разбирательств с сотрудниками работодатель может утвердить документальную форму зарплатных листков с выдачей их под роспись.

Для этого руководство составляет нормативный акт с утверждением формы расчетного листа, предусматривая при этом учет мнения органов, представляющих интересы сотрудников, профсоюза, к примеру.

Также создается приказ для ознакомления коллег с тем, в каком виде они будут получать такие листки – в бумажном под роспись, в электронном или ином виде.

Не обязательно распечатывать листы, чтобы получить подпись работника о получении сведений о его заработной плате.

Выдачу листков по зарплате под роспись можно осуществить несколькими способами:

• утвердить форму документа с отрывной частью, на которой будет ставиться подпись сотрудника о его получении;
• завести журнал или ведомость выдачи письменных листков, где служащие будут расписываться при их получении;
• внести росписи сотрудников в платежную ведомость.

Однако закон не обязывает работодателя брать подписи от работающих о получении извещений по зарплате.

Можно ли по закону отказаться от бумажного варианта?

Закон не запрещает, в случае надобности, перехода от бумажного варианта расчетных листков к электронному.

Такие действия будут считаться правомерными, если иная форма, не в бумажном виде, будет утверждена в локальных актах компании и предоставлена на ознакомление сотрудникам под подпись.

Законно ли отправлять по электронной почте?

Согласно постановлению Министерства труда №14-1/ООГ-1560 от 2017 года направление сотрудникам электронных уведомлений о зарплате не противоречит законодательству.

Такие действия работодателя будут расцениваться правомерными, если электронный вид листов будет утвержден нормативным актом или указан в трудовом или коллективном договоре с ознакомлением в коллективе под подпись.

Главное, чтобы порядок выдачи расчетных листков был донесен до ведома сотрудников и был официально утвержден локальными актами и приказом.

Может ли предприятие демонстрировать листки другим сотрудникам?

Статья 88 Трудового кодекса РФ говорит о поддержании конфиденциальности при передаче персональных данных сотрудников.

Работники, которые имеют доступ к персональным данным штата сотрудников, должны быть ознакомлены под роспись с положением о конфиденциальности персональных данных.

Демонстрация информации о сотруднике другим лицам без его письменного согласия запрещено законом.

Так как в расчетном листке имеется информация о сотруднике (его фамилия, имя или табельный номер), а также данные о его заработке, то выдавать его следует на руки самому сотруднику.

Передача листков через третьих лиц, не подписывающих ознакомление с положением о поддержании конфиденциальности персональных данных, может быть расценена как не правомерное действие.

Срок хранения

Нужно ли по закону хранить в организации листы со сведения о составляющих частях заработной платы сотрудников?

Согласно приказу Министерства культуры РФ №558 расчетные листки хранятся при условии контрольных проверок пять лет, а при отсутствии лицевых счетов 75 лет.

При этом действующее законодательство не предусматривает надобности хранения копий расчетных листков.

Для предоставления инспекторам уведомления о зарплате следует создавать в двух экземплярах, и второй из них работодатель оставляет себе.

Что делать, если на работе не дают сведения о зарплате?

Трудовой кодекс предусматривает в обязательном порядке уведомлять работников о выдаче заработной платы с указанием начисленных сумм, надбавок, удержаний и общей суммы заработка.

Невыдача расчетных листков будет считаться неправомерным действием, которое влечет за собой административную ответственность.

Работнику в таком случае следует обратиться в бухгалтерию своей организации с просьбой выдать расчетные листы, которая обязана это сделать.

Если такая просьба будет проигнорирована, можно обратиться в трудовую инспекцию своего города. При проведении ревизии на предприятии и установлении факта невыдачи листков по зарплате на работодателя и отвечающего за выдачу сотрудника будет наложена административная ответственность в виде штрафов.

Ответственность и штрафы за невыдачу

В случае установления факта не выполнения статьи 136 ТК РФ в части выдачи листков, а именно отсутствие письменных уведомлений работников о начислении им заработной платы, надбавок и удержаний на организацию будут наложены денежные штрафы.

Согласно Кодексу административных правонарушений за подобное нарушение грозит:

• должностным лицам штраф от 1000 до 5000 рублей;
• предпринимателям штраф от 1000 до 5000 рублей;
• юридическим лицам штраф от 30 000 до 50 000 рублей.

В случае вторичного правонарушения сумма штрафа увеличивается должностным лицам до 10 000 рублей, юридическим до 70 000 рублей.

Полезное видео

О порядке и правилах выдачи расчетного листка в бумажном и электронном виде, подробно рассказано в данном видео:

Выводы

В заключение стоит отметить, что согласно действующему трудовому законодательству работодатель обязан оповещать работников о начислении им заработной платы с указанием всех составляющих зарплаты с надбавками и удержанными суммами.

Сделать это можно как в письменном бумажном виде, так и переслав по электронной почте. В случае невыполнения предписаний Трудового кодекса работодатель будет привлечен к административной ответственности с последующими штрафными санкциями.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему – напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (499) 938-43-28 – Москва – ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 467-43-31 – Санкт-Петербург – ПОЗВОНИТЬ

8 (800) 511-52-74 – Другие регионы – ПОЗВОНИТЬ

Могут ли начальники подразделений выдавать расчетные листки сотрудникам? Как это можно оформить?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Передача персональных данных работника в пределах одной организации осуществляется в соответствии с локальным нормативным актом. Если в таком локальном акте в перечне лиц, имеющих доступ к персональным данным работников, будет указана должность начальника подразделения, то он может выдавать расчетные листки работникам этого подразделения.

Обоснование вывода:
Как следует из части первой ст. 136 ТК РФ, при выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате.
Из части второй ст. 136 ТК РФ следует, что письменное извещение работника должно производиться посредством выдачи расчетного листка.
В свою очередь, порядок выдачи расчетных листов трудовым законодательством детально не регламентирован. Не конкретизирован законодательством и документ, в котором обозначенный порядок должен содержаться. По мнению Роструда, порядок выдачи расчетных листов может быть закреплен в локальном акте, определяющем форму расчетного листка (письмо от 18.03.2010 N 739-6-1). Минтруд, в свою очередь, полагает, что такой порядок может быть предусмотрен в трудовом договоре, коллективном договоре, локальном нормативном акте (письмо от 21.02.2017 N 14-1/ООГ-1560).
Отметим, что расчетный листок содержит персональные данные работника, которыми является любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных) (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ “О персональных данных”).
Согласно ст. 88 ТК РФ работодатель разрешает доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом они должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций. Кроме того, работодатель не имеет права сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами*(1).
Из статей 86-88 ТК РФ следует необходимость принятия работодателем локального нормативного акта, устанавливающего порядок обработки персональных данных работников. Таким локальным актом может быть положение о персональных данных, в котором необходимо указать лиц, имеющих доступ к персональным данным работников, порядок обработки этих сведений, защиты и т.д.
Следовательно, если в таком положении среди лиц, имеющих доступ к персональным данным работников, будет указана должность начальника подразделения, то он также может выдавать расчетные листки работникам своего отдела.
Таким образом, считаем, что работодатель в локальном нормативном акте вправе установить, что выдача расчетных листков работникам осуществляется начальником подразделения, в котором они работают. Аналогичные разъяснения содержат и консультации специалистов Роструда (вопрос-ответ 1, вопрос-ответ 2, вопрос-ответ 3 с Информационного портала Роструда “Онлайнинспекция.РФ”). С локальным нормативным актом, устанавливающим такой порядок выдачи расчетных листов, необходимо ознакомить всех работников организации (часть вторая ст. 22 ТК РФ).
Отметим, что в силу ст. 88 ТК РФ работодателю необходимо предупредить лиц, получающих персональные данные сотрудников, о том, что они могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от данных лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Поэтому сотрудники, ответственные за обработку данных персональных работников, в обязательном порядке должны быть ознакомлены с локальным актом, устанавливающим порядок хранения и использования персональных данных. Работник, ознакомившийся с этим локальным актом под подпись и нарушивший режим конфиденциальности сведений о персональных данных работников, может быть привлечен к дисциплинарной ответственности (ст. 90 ТК РФ)*(2).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Евсюкова Валентина

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Воронова Елена

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

————————————————————————-
*(1) Более подробно об этом смотрите ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ на Вопрос: Обязан ли работодатель требовать от работников письменное согласие на обработку персональных данных, в том числе при заключении трудового договора? Необходимо ли брать данное согласие с работников, трудовой договор с которыми заключен до вступления в силу Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ “О персональных данных”? Существуют ли установленные перечни объемов обрабатываемых работодателем персональных данных, которые нельзя превышать?
*(2) Смотрите также материалы:
– Статья “Организуем работу с персональными данными сотрудников” (журнал “Кадровая служба и управление персоналом предприятия”, N 2, февраль 2015);
– Вопрос: В организации локальные нормативные акты предусматривают заключение договора о конфиденциальности с работниками. С каждым работником организации заключается отдельный договор (соглашение) о неразглашении конфиденциальной информации, к которой относятся коммерческая тайна и персональные данные работников. В каких случаях можно расторгнуть трудовой договор с работником в случае нарушения указанного договора? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, ноябрь 2017 г.);
– Вопрос: В целях соблюдения Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ “О персональных данных” работодателем (медицинское учреждение) работнику, который имеет доступ к персональным данным граждан (пациентов), было предложено подписать обязательство (соглашение) о соблюдении конфиденциальности персональных данных. Работник отказался подписать данное обязательство. Какие меры воздействия может применить работодатель, учитывая то, что работника невозможно перевести на другую работу, исключающую доступ к персональным данным? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июль 2011 г.).

Выдаем расчетные листки. Нужны ли подписи сотрудников и другие спорные вопросы

ГИТ часто проверяет, выдает ли работодатель сотрудникам расчетные листки. Инспектор выяснит, утвердили ли приказом форму этого документа и есть ли в ней вся информация, которая нужна по закону. Кроме того, проверяющий уточнит, как часто вы выдаете расчетные листки работникам. И наконец, один из самых спорных моментов – нужна ли подпись сотрудника на расчетном листке и можно ли заменить бумажные листки электронными. Разберемся с проблемными вопросами в статье.

Как утвердить форму расчетного листка

Унифицированной формы расчетного листка нет, каждый работодатель вправе установить ее самостоятельно (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Обычно бланк разрабатывает бухгалтерия и согласовывает с кадровой службой.

Нередко форму берут непосредственно из программы, в которой рассчитывают заработную плату. Это допустимо в случае, если там есть вся необходимая информация.

Если в компании есть профсоюз, необходимо учесть его мотивированное мнение относительно формы расчетного листка. Затем руководитель организации утверждает ее приказом (ч. вторая ст. 136, ст. 372 ТК РФ) (образец ниже).

Что включать в расчетный листок

Работник должен понимать, как ему рассчитали зарплату, не нарушил ли работодатель условия трудового договора. Поэтому в расчетном листке указывают составные части зарплаты, иные начисленные суммы, удержания, общую сумму к выплате (ч. первая ст. 136 ТК РФ) (образец ниже). Когда выделяют составные части заработной платы, отражают расчет оклада, премии, северных надбавок и районных коэффициентов, прочих надбавок, доплат за совмещение, за работу в ночную смену и др.

Закон не требует заверять расчетный листок печатью и подписью ответственного лица (ст. 136 ТК РФ).

К иным начисленным суммам относят проценты за задержку заработной платы, отпускные, компенсацию отпуска при увольнении, пособия по уходу за ребенком, больничные пособия, оплату питания, оплату проезда в соответствии с локальными актами и т. д. В числе удержанных сумм отражают НДФЛ, алименты, выплаты по исполнительным листам, авансы за командировки и др.

Если в расчетном листке не детализировать информацию, указанную в статье 136 Трудового кодекса, то ГИТ может выдать работодателю предписание или оштрафовать. Например, если расчетный листок содержит только общую сумму к выплате и удержания, это нарушение (апелляционное определение Магаданского областного суда от 2 сентября 2015 г. № 33-922/2015).

Каким способом выдавать расчетные листки

Закон не предусматривает, как именно работодателю подтвердить, что сотруднику выдали расчетный листок. Поэтому организация определяет такой способ самостоятельно (письмо Роструда от 18 марта 2010 г. № 739-6- 1, апелляционное определение Магаданского областного суда от 2 сентября 2015 г. № 33-922/2015). Способы выдачи расчетных листков можно разделить на две группы: когда листки вручают сотрудникам под подпись и когда подпись не получают.

Расчетные листки вручают работникам под подпись. Это значит, что выдачу расчетных листков фиксируют на бумаге. Например, работодатель:
– предусматривает в форме листка отрывную часть (корешок), где работники будут расписываться при его получении;
– разрабатывает журнал выдачи расчетных листков, в котором работники ставят свою подпись в их получении;
– вносит отдельный столбец в платежную (форма № Т-53) или расчетно-платежную (форма № Т-49) ведомость либо самостоятельно разработанную форму, где работники будут расписываться, что получили листок.

Подпись работника на расчетном листке не получают. То есть документальный учет выдачи расчетных листков не ведут. Например, работодатель:
– сообщает работникам, где и в каком порядке можно получить расчетные листки, и сотрудники приходят за ними при необходимости;
– направляет расчетные листки работникам по электронной почте;
– размещает листки на электронном ресурсе, например, в личном кабинете на корпоративном сайте;
– уведомляет работников СМС-сообщением о возможности получить расчетный листок в электронном виде по ссылке и т. п.

Комментарий в тему

Суды согласны с тем, что можно направлять расчетные листки работникам по электронной почте

Формально Трудовой кодекс требует, чтобы работодатель извещал работников о составных частях заработной платы, удержаниях и т. д. письменно, в бумажном виде (ч. первая ст. 136 ТК РФ). Однако суды трактуют эту норму более широко и допускают, чтобы расчетные листки направляли по электронной почте. Требования ГИТ выдавать расчетные листки в бумажной форме суды нередко признают необоснованными, если локальные акты работодателя предусматривают рассылку расчетных листков работникам в электронном виде (апелляционное определение Верховного суда Карачаево-Черкесской Республики от 29 апреля 2013 г. по делу № 33-204/2013).

В случае конфликта с сотрудником или при проверке ГИТ работодатель должен быть готов доказать, что расчетные листки работнику на самом деле вручали. Это подтвердят свидетельские показания, заверенная распечатка электронного сообщения, направленного в адрес сотрудника и содержащего расчетный листок, подтверждение входа работника под личным логином и паролем во внутреннюю электронную систему работодателя, где размещен расчетный листок, и т. д.

Способы первой группы безусловно подтверждают, что работодатель исполнил требования закона. Но использовать их не всегда удобно, так как вручать расчетные листки всем работникам под подпись довольно трудоемко. Закон прямо не запрещает применять способы второй группы, однако это более рискованно. Право работодателя направлять сотрудникам расчетные листки в электронной форме подтвердил Минтруд России (письмо Минтруда России от 21 февраля 2017 г. № 14-1/ООГ-1560). Но как отнесется к этому конкретный инспектор, неизвестно. Судебной практики по применению таких способов немного, встречаются отдельные судебные решения в пользу работодателя. Например, в одном деле суд признал законным порядок, при котором расчетные листы находились в бухгалтерии и выдавались работникам, желающим получить их (решение Пугачевского районного суда от 22 июня 2015 г. по делу № 2-585(1)/2015).

Как упорядочить вручение расчетных листков

Закрепите на локальном уровне порядок выдачи расчетных листков. Он включает способ и периодичность их вручения работникам, а также назначение ответственных за это лиц. Эту информацию нужно закрепить в локальном акте, например, правилах внутреннего трудового распорядка, или в приказе (образец ниже).

Сотрудникам можно выдавать один расчетный листок при окончательном расчете за месяц (письмо Роструда от 24 декабря 2007 г. № 5277-6-1). НДФЛ с заработной платы за месяц нельзя исчислить до его окончания. Поэтому из первой части зарплаты налог не удерживают (п. 2 ст. 223, п. 3 ст. 226 НК РФ, письмо Минфина России от 21 июня 2016 г. № 03-04-06/36092). Следовательно, при ее выплате в расчетном листке нельзя указать всю необходимую информацию, в частности, размер и основания удержания НДФЛ.

Лучше извещать работников о составе заработной платы в день ее получения. Это снизит риск обращения сотрудников в ГИТ с жалобой на то, что работодатель нарушает сроки выдачи расчетных листков. Ответственным за выдачу расчетных листков обычно назначают бухгалтера. Но это могут быть и сотрудники кадровых служб, и непосредственные руководители.

Что грозит работодателю, который не выдает расчетные листки

Если работодатель не выдает сотрудникам расчетные листки, ГИТ может привлечь его к административной ответственности (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). При первом нарушении должностному лицу грозит штраф в размере от 1000 до 5000 рублей, а организации – от 30 000 до 50 000 рублей.

Судебная практика подтверждает, что работодателю грозит ответственность, если он не выдавал расчетные листки или делал это с опозданием (апелляционное определение Краснодарского краевого суда от 6 октября 2016 г. по делу № 33-25964/2016). Если работодатель не утвердил форму расчетного листка или не отразил в ней все необходимые сведения, это также нарушение трудового законодательства (апелляционное определение Верховного суда Республики Карелия от 27 сентября 2016 г. по делу № 33-3846/2016).

Своевременная выдача расчетных листков поможет работодателю доказать, что работник пропустил срок исковой давности в споре по поводу невыплаченной зарплаты. В противном случае сложно будет подтвердить, когда работник узнал, что ему недоплатили.

Если работодатель не выдавал сотруднику расчетные листки, суд может по заявлению сотрудника взыскать с компании компенсацию морального вреда. Ее размер на практике может составлять несколько тысяч рублей (ст. 237 ТК РФ, решение Центрального районного суда города Омска от 14 июля 2016 г. по делу № 2-4030/2016).

Важные выводы

1. Работодатель обязан разработать и утвердить форму расчетного листка. Если в организации есть профсоюз, необходимо учесть его мнение.

2. Компания сама определяет, как выдавать работникам расчетные листки. Наиболее безопасно вручать их под подпись, но допустимы и другие способы.

3. Если работодатель нарушит порядок выдачи расчетных листков, ГИТ может его оштрафовать, а суд вправе присудить сотруднику компенсацию морального вреда.