Стадии договорной работы

Стадии договорной работы

Действия, составляющие содержание договорной работы, группируются по стадиям, на каждой из которых работниками корпорации решаются вопросы формирования и исполнения договорных обязательств.

Перечень вопросов, которые необходимо решить в процессе заключения и исполнения договоров, специфичен для каждой отдельной организации и различных хозяйственных связей.

Подготовка к заключению договоров

Порядок и сроки заключения договоров обусловлены порядком и сроками планирования корпорациями своей производственно-хозяйственной деятельности. Основная масса договоров заключается во второй половине календарного года, даже ближе к его завершению. В связи с этим появилось понятие договорной кампании как работы по массовому оформлению договорных отношений на очередной год. Потребность в проведении таких кампаний более ощутима у предприятий, заключающих значительное количество договоров. Для заключения отдельных договоров (неординарных, сложных по характеру и по количеству согласовываемых сторонами вопросов либо по их субъектному составу) требуется подготовка, причем особая.

В содержание подготовительной стадии договорной работы в том числе входят: 1)

преддоговорные контакты с будущими контрагентами; 2)

разработка основных условий; 3)

подготовка бланков договорной документации; 4)

составление планов проведения договорной кампании.

Первые два пункта подготовительной стадии реализуются, как

правило, путем переговоров с контрагентами. Именно переговоры определяют суть договорных отношений, от них многое зависит. Сам процесс переговоров — дело психологически очень трудное. Вот почему в западных компаниях не только для облегчения труда переговорщиков, но и прежде всего для достижения нужного эффекта от переговоров составляется специальная внутренняя инструкция (корпоративный акт), своего рода перечень «ценных ука- заний» для ведения переговоров’.

гибко («нет» менять на «да, но. »).

В ходе переговоров можно приглашать партнеров на обед или ужин (на дом — только при тесных контактах плюс при наличии симпатии). Если сотрудник сам принимает приглашение прийти на домашний ужин, он должен приобрести цветы, сувенир и т. п. для хозяйки дома.

Оценка оснований заключения договоров

Главный вопрос, который должно решить предприятие, — заключать или не заключать договор. Оценка базируется главным образом на анализе производственной и коммерческой ситуации, в которой находится организация. Однако право предприятия выбирать контрагентов по договору на основе своего усмотрения нельзя абсолютизировать. Если принимается решение об отказе от заключения договора при наличии предварительного договора или договора о намерениях, у организации возникает обязанность аргументировать свой отказ, причем сделать это нужно до того, как предполагаемый контрагент совершит определенные действия, связанные с материальными затратами.

Оформление договорных отношений

Заключение договоров может включать следующие этапы: 1)

работа над проектами договоров; 2)

урегулирование разногласий; 3)

конкретизация содержания заключенных договоров; 4)

изменение или расторжение договоров.

Проекты договоров, как правило, разрабатываются службой, ответственной за ведение договорной работы. Результаты фиксируются в документах, выполненных в виде проекта договора, протокола разногласий или другой договорной документации. Эти документы подлежат всестороннему рассмотрению службами, отвечающими за участки работы, связанные с техническим, произ водственным, материальным, финансовым и правовым обеспечением исполнения договоров. Традиционная форма проверки соответствия проектов договорной документации интересам предприятия — визирование.

Разработанные проекты договорных документов подлежат рассмотрению и подписанию руководителем или другими должностными лицами, уполномоченными на заключение договора от имени предприятия.

Информация о договоре (воля сторон) может фиксироваться традиционными способами (языковые правила, специальные термины, таблицы для формулирования отдельных договорных условий) , а также в электронном виде.

Составленный проект договора передается контрагенту. Во многих случаях содержание договора вызывает возражения контрагента, и тогда требуется применение процедуры разрешения разногласий.

Работа, связанная с урегулированием разногласий, во многом сходна с работой над проектом договора: в обоих случаях стоит задача отыскать вариант, приемлемый для сторон и отвечающий их законным интересам.

READ
Что нужно будет делать, если страховые компании откажут?

Доведение содержания договоров до исполнителей

На практике распространены следующие виды информации о договорах: —

непосредственное ознакомление заинтересованных лиц с договорной документацией, что обычно удостоверяется их подписью; —

передача подразделениям выписок из договоров (копий договорных документов); —

издание специально составленных документов, содержащих систематизированную информацию об основных условиях договоров (описи заказов, планы поставок и т. д.).

Нарушение порядка доведения договорной информации до исполнителей должно рассматриваться как серьезное дисциплинарное нарушение, влекущее применение мер ответственности.

Контроль над исполнением договоров

Деятельность по контролю над исполнением договоров направлена на поддержание соответствия работы предприятия задачам достижения конечных результатов производства, установ- ленным в договорах. Осуществляется она путем сравнения данных об условиях договоров с данными о ходе производства. Контроль может быть периодическим (задекаду, месяц, квартал и т. д.), выборочным, сплошным, постоянным. Использование компьютеров позволяет наладить точный и постоянный контроль над процессом выполнения договорных обязательств.

Оценка результатов исполнения договоров

Содержание оценки результатов исполнения договоров составляют: —

определение результатов исполнения договоров путем сравнения предусмотренных в договоре показателей с фактически достигнутыми; —

анализ результатов исполнения с точки зрения возможности применения мер стимулирования или, возможно, санкций; —

разработка мероприятий, направленных на улучшение исполнения договоров, устранение причин их нарушения.

По итогам оценки результатов исполнения обязательств к сотрудникам могут применяться меры поощрения или негативные санкции, а также разрабатываются мероприятия, направленные на устранение недостатков в организации производства, повышение уровня исполнительской дисциплины, предъявляются претензии к недобросовестным контрагентам.

Описанные выше стадии договорной работы лучше зафиксировать в корпоративном акте, поскольку работники могут меняться.

Правила же составления столь важных юридическихдокументов, как договоры, должны оставаться и непременно выполняться.

Как видим, договорная техника довольно сложна. Нарушение ее правил, порой даже самых, на первый взгляд, мелких, например несвоевременное доведение до сведения исполнителей договора его условий (заданий по договору), способно причинить организации немалые убытки. Получается, что скрупулезное исполнение договорной техники — залог успешной деятельности организации.

Бахтин С. В. Субправо. СПб., 2002.

Брагинский М. И. О нормативном регулировании договоров//Журнал российского права. 1997. № 1.

Брагинский М. И., Витрянский В. В. Договорное право. М., 1997. Калабеков Ш. В. Договор как универсальная правовая конструкция: автореф. дис. канд. юрид. наук. М., 2004.

Кашанша Т. В. Предпринимательство: правовые основы. М., 1994. Пугинский Б. И. Правовые средства повышения эффективности производства. М., 1980.

Хойер В. Как делать бизнес в Европе. М., 1991.

Хохлов С. А. Договорная работа. Свердловск, 1986.

Хохлов С. А. Организация договорной работы в народном хозяйстве. Красноярск, 1986.

Договорная работа

Автор: Крайнев Дмитрий | 21.09.2017 | Публикации | 11829 | Время чтения: 5 мин. | Читать позднее

Юридическая компания «Крайнев, Корчуганова и партнеры» поможет составить Регламент ведения договорной работы в организации с учетом сферы деятельности. Проводим экспертизу договоров.

Договорная работа, под которой понимается целый комплекс мероприятий, так или иначе, затрагивает все структурные звенья организации, предприятия и занимает значительное место в деятельности юриста. От ее правильной постановки зависит репутация компании в качестве надежного контрагента, прибыльность, риски привлечения к юридической ответственности.

Основные положения договорной работы

Деятельность любой организации связана с заключением и исполнением договоров. Они обеспечивают снабжение сырьем и деталями, продажу товаров и услуг. Каждый контракт или соглашение влекут за собой правовые последствия, в том числе негативные в случае нарушения условий одной из сторон. Это принудительное изъятие вещей, взыскание денежных сумм (возмещение убытков, неустойка).

READ
Функции независимой экспертизы после дтп по осаго

Поэтому в серьезной компании всегда создается Положение о договорной работе в организации (предприятии). На практике получили распространение три основных модели, которые служат основой его составления.

  • Система визирования договоров

Проект соглашения, основные условия разрабатываются заинтересованным отделом, который инициирует заключение сделки. Далее документ передается на согласование другим лицам в соответствии с Положением о договорной работе в организации (предприятии). По общему правилу, в список входят руководители подразделений, участвующие в исполнении контракта, юрисконсульт, первый руководитель. Ответственным за исполнение контракта в этом случае является инициатор, стоящий первым в списке. Он организовывает исполнение договора, согласовывает его с контрагентами, контролирует исполнение.

Создание временных рабочих групп

Положение по договорной работе на предприятии может предусматривать оперативное формирование группы для обсуждения и согласования определенного контракта. В нее обычно входит руководитель отдела, который непосредственно будет исполнять его, и смежных подразделений. Фактически она выполняет техническую часть, о результатах докладывает ответственному лицу (юристу, директору).

  • Система делегирования полномочий

В этом случае основные положения договорной работы сводятся к тому, что некоторые отделы (их руководители) получают право на самостоятельное заключение соглашений по профилю своей деятельности. Чаще все они используют типовые формы, проверенные и согласованные с юристом. Такие схемы распространены в компаниях, где подписывается множество однотипных соглашений с клиентами — физическими лицами.

Ведение договорной работы с использованием каждого из перечисленных механизмов имеет плюсы и минусы. Так, группа может качественно решить поставленную задачу, но при условии, что сотрудники разных отделов способны на конструктивный диалог. Визирование — самый распространенный метод, но занимает много времени. Преимущества делегирования — оперативность, недостаток — трудность разрешения нетипичной ситуации, и опасность превышения полномочий.

Специфика сферы деятельности компании

В зависимости от конкретной сферы деятельности, договорная деятельность организации (предприятия) может быть построена разным образом. Если заключается большое количество контрактов на регулярной основе, обычно создается договорной отдел. Там осуществляется их учет, регистрация, хранение, его специалисты координируют действия всех других подразделений.

Если предприятие занимается производством и сбытом продукции, то ведение договорной работы часто возлагается на отдел сбыта, который занимается договорами поставки, оптовой купли–продажи, закупками сырья и т.д. В рекламной компании составлением контрактов на предоставление услуг часто занимается отдел маркетинга, в организациях по предоставлению услуг — отдел по работе с потребителями.

Если бизнес построен на недвижимости, часто создается отдел по управлению недвижимыми объектами (имуществом). На его сотрудников возлагается договорная деятельность организации по заключению соглашений с арендаторами, вопросы капитального ремонта, взаимодействия с пожарными и санитарными службами.

Положение о договорной работе в организации (предприятии)

Как правило, порядок взаимодействия отделов, специалистов, юрисконсульта прописывается в локальном нормативном акте — Регламенте ведения договорной работы в организации, или в Положении. Документ содержит основные ключевые моменты, и утверждается первым руководителем.

Помимо четко определенного механизма взаимодействия между отделами, установленного порядка визирования договоров, Положение о порядке ведения договорной работы должно отражать следующие основные этапы:

  1. порядок ведения преддоговорной подготовки;
  2. составление проектов, согласование условий с контрагентами, заключение предварительных соглашений;
  3. проведение экспертизы проекта (антикоррупционная, правовая) в совокупности с анализом аукционной, конкурсной и другой документации;
  4. порядок заключение договора, составления протокола разногласий;
  5. процедуру контроля над исполнением контрактов и соглашений;
  6. порядок проведения претензионной, исковой работы;
  7. оказание консультативной помощи при исполнении обязательств.

Кроме того, положение о договорной работе в организации (предприятии) может регламентировать технические элементы: инструменты моделирования (типовые образцы), средства фиксации, передачи информации (почтовый, электронный документооборот).

Важно! Правоприменительная судебная практика показывает, что если руководитель подписывает контракт, при отсутствии всех требующихся согласований (приписанных в Положении об организации договорной работы на предприятии), он впоследствии несет полную ответственность за нанесенные убытки. Добросовестность его действий ставится судом под сомнение.

READ
Бухучет в оптовой торговле в 2022 годуПростая бухгалтерия

Порядок заключения коммерческих договоров

Положение по договорной работе на предприятии устанавливает процедуру заключения контрактов. Наиболее распространенные способы:

  • проведение переговоров — все условия согласовываются в процессе обсуждения;
  • обмен офертой и акцептом — отсылка конкретно поименованному адресату предложения о заключении сделки с описанием условий; он может не отвечать на него, ответить полным согласием, выслать протокол разногласий;
  • запрос предложений (котировок) — в первом случае все желающие высылают заинтересованному лицу свои предложения, и он выбирает лучшее; во втором — отбор ведется только по цене;
  • обмен проформами — каждая сторона разрабатывает свои условия, и отсылает их контрагенту, в итоге утверждаются совпадающие позиции.

В Положении о договорной работе в организации (предприятии) желательно четко прописать ответственных за проведение переговоров. Обычно в них участвуют непосредственные исполнители и юрист. Это помогает соблюсти баланс между чрезмерно осторожным подходом (избеганием рисков) и коммерческой выгодой.

Положение о договорной работе в бюджетном учреждении

Положение о порядке ведения договорной работы в бюджетных организациях может отражать исключительно внутренние правила: назначение ответственных лиц и распределение обязанностей. Что касается порядка заключения сделок, он строго регламентирован законами № 44–ФЗ от 05.04.2013 (о контрактной системе в сфере госзакупок) и № 223–ФЗ от 18.07.2011 (о закупках товаров и услуг отдельными видами юридических лиц). Положение о договорной работе в бюджетном учреждении должно соответствовать их требованиям.

Главный способ заключения договоров поставки для обеспечения государственных (муниципальных) нужд — проведение электронного аукциона с размещением заявок. Победителем признается участник, предложивший наименьшую цену. Также контракты заключаются путем проведения конкурсов, и в этом случае договор подписывается с компанией, чье предложение было признано лучшим. Значение имеет не только цена, но и другие факторы.

Договорная работа юридической службы

Юрист — первый помощник руководителя, способный снять множество рисков уже на стадии заключения контракта. Он участвует в обсуждении финансовой и правовой схемы сделок, составлении Положения об организации договорной работы на предприятии.

При этом важно не допускать двух ошибок:

  1. целиком и полностью возлагать договорную работу на юридическую службу — юрист не всегда может оценить детали технологического процесса, выявить значимые условия для сторон;
  2. полностью исключать ее из процедуры — использование типовых образцов, составленных с помощью «конструкторов» приводит к недооценке индивидуальных особенностей сделки.

Не стоит забывать, что несоответствие наименования договора, избранной модели и фактических отношений контрагентов дает основания для ее оспаривания и признания недействительной. Договорно-правовая работа юриста на предприятии в том и заключается, чтобы учесть все обстоятельства с учетом намерений сторон, не отходя от установленных законодательных норм.

При нарушении условий соглашения контрагентом, ответственный исполнитель доводит информацию до руководителя, и при невозможности исправить ситуацию документы передаются в юридический отдел. Урегулирование спорных ситуаций, возникающих по поводу неисполнения обязательств — вторая часть договорно-правовой работы юриста на предприятии. Это стадия предъявления претензий и подачи исковых заявлений в суд.

Она включает решение целого ряда задач:

  1. выяснение положения и позиции контрагента в сложившихся обстоятельствах;
  2. выявление всех нарушений, понуждение к исполнению обязательств;
  3. снижение негативных последствий ненадлежащего исполнения договора;
  4. прекращение отношений путем обращения в третейский, арбитражный суд.

Грамотно составленное, учитывающее специфику деятельности, Положение о договорной работе в организации (предприятии) сокращает риск возникновения споров, заключения «кабальных» сделок или с невыполнимыми условиями. Особенно важную роль выполняет юридическая служба при заключении экстраординарных сделок: крупных и с особой заинтересованностью, для которых установлен особый порядок совершения.

READ
Как получить гражданство Эстонии

3.1. Стадии договорной работы

Перечень действий, характеризующих процесс заключения и исполнения договоров, неодинаков для различных участков договорной работы, предопределен порядком заключения договоров, дифференцированным по их типам и видам, и отражает особенности конкретных хозяйственных связей и системы управления предприятием. Вместе с тем следует говорить об общих чертах этого процесса. Договорная работа проходит ряд стадий, отражающих типичное в последовательности, содержании и значении составляющих ее действий.

Вопрос о стадиях правовой деятельности детально разработан на примере работы юрисдикционных, административных и других правоприменительных органов. Многие авторы определяют стадии правоприменения исходя из характера интеллектуально-волевых операций, совершаемых в ходе принятия и реализации правовых решений. Примером такого подхода является признание в качестве стадий правоприменительной деятельности следующих элементов целенаправленных юридических действий: установление фактических обстоятельств дела, выбор, анализ, толкование норм права, вынесение и оформление решений [83. С. 389; 105. С. 48; 125. С. 82; 132. С. 39; 146. С. 161–164]. Существует и иное понимание стадий правоприменения. Стадиями называют не элементы отдельных правоприменительных действий, а комплексы действий, осуществляемых в различные периоды сложного управленческого цикла. Признавая многозначность термина «стадии», следует присоединиться к выводу, что «с одной стороны, надо выделять стадии исключительно процедурного характера, составляющие логическую последовательность принятия правоприменительных актов вспомогательного и основного назначения, с другой – четко отграничить стадии функционального характера, стадии разбирательства всего дела, представляющие собой последовательность различных процессуальных действий, закрепляемых в разнообразных правоприменительных актах и преследующих цель достигнуть общего результата, предусмотренного нормой материального права» [102. С. 193].

Работа по заключению и организации исполнения отдельных договоров, и тем более их совокупности, характерной для предприятия в целом и участков его производственно-хозяйственной деятельности, включает в себя большое число действий. Совершение каждого из них связано с выполнением аналитических и волевых операций, свойственных любому целенаправленному осуществлению права. Юридическая оценка ситуаций, выбор и вынесение оптимальных по содержанию и форме правовых решений пронизывают весь процесс договорной работы. Образцы, приемы и способы проведения таких операций важно конструировать и использовать с учетом назначения соответствующих действий, их роли в обеспечении своевременного и качественного заключения и выполнения договоров. Поэтому за основу подразделения договорной работы на стадии нужно принять указанный «функциональный» критерий.

Цикл договорной работы составляют следующие стадии:

1) подготовка к заключению договоров (проведению договорных кампаний);

2) оценка оснований заключения договора;

3) оформление договорных отношений (заключение договоров);

4) доведение содержания договоров до исполнителей;

5) контроль за исполнением договоров;

6) оценка результатов исполнения договоров.

Первые три стадии включают в себя действия, имеющие общую цель, – формирование и договорное закрепление системы хозяйственных связей предприятия. Достижение этой цели предполагает в свою очередь поэтапное совершение действий (совокупности действий), отличающихся по содержанию решаемых с их помощью задач.

Подготовка к проведению договорных кампаний вызвана необходимостью вынесения за рамки формальной процедуры заключения договоров, жестко лимитированной по срокам, значительного объема работ по определению содержания, оформлению и согласованию договорной документации. Потребность в проведении подготовительных мероприятий наиболее ощутима для предприятий, заключающих значительное число договоров. Подготовка требуется и для заключения отдельных договоров, сложных по характеру и количеству согласовываемых сторонами вопросов. В ряде случаев законодательством прямо предусмотрена обязанность сторон осуществлять преддоговорные контакты.

Оценка оснований заключения договоров имеет целью разрешение предприятием ключевой для него альтернативы: устанавливать или не устанавливать конкретную хозяйственную связь. В условиях формирования хозяйственных связей по усмотрению сторон решение этого вопроса базируется главным образом на анализе собственно производственной и коммерческой ситуации и до начала реализации юридически установленной процедуры заключения договора не приобретает самостоятельного правового значения. Выделение данной стадии договорной работы обусловлено тем, что в рамках разрешительного порядка правового регулирования и других способов правовой регламентации (см. 1.2) для большинства хозяйственных связей плановыми и иными правовыми актами предусмотрено, с кем и на каких условиях предприятие может или должно установить договорные отношения. Действия по учету, контролю за поступлением, содержательному анализу, принятию или отказу от принятия к исполнению документов, служащих основаниями к заключению договоров, тесно примыкая к непосредственному оформлению договорных отношений, обособились в специальную и важнейшую стадию договорной работы на основных ее участках.

READ
Как узнать о наложении ареста на имущество

Работа с договорами. На что обратить внимание

Ведение договорного документооборота является одной из ключевых задач в работе любой организации, а такой процесс, как заключение договора, требует повышенного внимания. Стоит отметить, что этот процесс включает в себя каждый шаг работы с договором, от создания и утверждения до внесения корректировок и контроля соблюдения обязательств сторон.

Полный цикл работы с договором — это сложный процесс, в который обычно вовлечены сразу несколько подразделений компании, что влечет за собой большие риски возникновения ошибок и весьма размытые сроки введения документа в силу.

Зачастую работа строится по принципу — кто свободен, тот и ответственный. Но это в корне не верно.

Правильно организованная и регламентированная работа с договорами заметно снижает эти риски, в то время как автоматизация согласования договоров полностью исключает их и делает этот процесс абсолютно прозрачным.

Зачем создавать регламент?

СЭД — система электронного документооборота , которая переводит в автоматический режим процессы согласования договоров и любой другой документации организации, например, приказов или документов отдела кадров.

Но, прежде чем внедрять электронный документооборот, необходимо разработать регламент о договорной деятельности компании с такими разделами как: порядок согласования договора и сроки исполнения, ответственные лица, учет договоров, контроль соблюдения сроков. После создания подобного положения, можно приступать к выбору СЭД и автоматизации документооборота.

Регламент структурирует и четко расписывает все этапы работы с договорами, определяет ответственных лиц, регламентирует процесс согласования.

Если все сделано правильно, то в организации:

  • Оптимизируются сроки каждой процедуры;
  • Юридически договоры будут более грамотно составленными;
  • Снизятся риски;
  • Повыситься качество претензионной работы;
  • Легко выявлять, кто и за какое решение отвечает..

При этом можно поручить подготовку договоров специальному отделу, группе специалистов или по каждой сделке ответственными будут разные лица, например, менеджеры по продажам будут работать каждый со своим кругом клиентов.

Второй вариант более гибкий, т.к. можно дать менеджерам определенные права менять условия доставки, размер скидки и другие параметры, чтобы привлечь клиента.

Какой бы подход вы не выбрали, но в итоге все равно все контракты будут собираться в одном месте, к примеру, в бухгалтерии, или у руководителя подразделения. Их хранение — это тоже часть бизнес-процесса.

Независимо от организационных особенностей, необходимы единые для всех сотрудников правила и инструкции по работе с договорами. Ограничение прав и обязанностей отдельных работников — юрист будет рассматривать договор с точки зрения права, главбух — с финансовой точки зрения и налогообложения и т.д.

Стоит также определить, кто принимает окончательное решение и подписывает договор. Причем можно разделить разные виды сделок — с поставщиками, покупателями, на услуги связи, по командировкам и т.д.

Проще всего собрать все правила в едином документе, например. в Положении по договорной работе.

READ
Что значит привлекался к уголовной ответственности

С чего начать?

В Положении предусмотрите несколько разделов:

  • Формирование проектов, образцов договоров для различных видов сделок;
  • Проверка контрагента, с которым будет заключаться сделка и предоставление собственных подтверждающих документов (что можно и нельзя передавать);
  • Согласование;
  • Порядок подписи;
  • Контроль за сделкой;
  • Хранение и архивирование .

По каждому этапу должен быть назначен ответственный, который будет вести учет, координировать работу и следить за исполнением.

Когда вы подготовили регламент, можно переходить к составлению стандартных форм, которые будут универсальны и могут использоваться без специального согласования.

В таком договоре можно сразу установить обычные условия для клиентов, например — срок поставки товара 10 рабочих дней, транспортные расходы за счет покупателя, 100% предоплата. Если какие-то условия будут меняться, их необходимо согласовать по регламенту.

Не забудьте о деталях

Определите формат проекта договора. Изначально ведь не обязательно иметь бумажный оригинал или электронный договор, достаточно обычного файла, составленного в Word или pdf.

Рассчитайте ориентировочные сроки согласований , но не давайте на каждый этап слишком много времени, если сотрудники будут загружены, то станут тянуть до дедлайна — период согласования будет сильно затягиваться.

Уточните информацию, относящуюся к коммерческой тайне , которую нельзя раскрывать.

Обговорить алгоритм действий на случай, если не получается прийти к единому мнению по тексту договора.

Если у вас есть юридический отдел или юрист, то, скорее всего он и сам знает, что делать. Если нет — постарайтесь обратить внимание на некоторые важные особенности:

  • Текст контракта должен соответствовать действующему законодательству . Если принципиально в нем вы ничего корректировать в будущем не планируете — лучше попросите составить несколько стандартных проектов профессионального юриста. Проверьте ссылки на законы или статьи НК, если они присутствуют в тексте;
  • Изучите судебную практику, связанную с вашим видом деятельности — какие камни преткновения чаще всего мешают спокойно вести бизнес, какие ошибки в договоре могут повлиять на исход дела и т.п.;
  • В первую очередь делайте упор на собственные интересы . Если контрагента не устоят какие-то условия, он это отметит и вы сможете найти «золотую середину», но далеко не всегда договоры пристально изучают, поэтому ваша задача — сделать так, чтобы обеспечить собственную финансовую и правовую безопасность;
  • Обговорить четко сроки выполнения договора, сроки передачи документов, условия и размер оплаты . Если договор заключается на длительный срок, а конкретные условия сделки оговариваются, например, в спецификациях, то необходимо отслеживать подписание таких документов также жестко, как и сам контракт;
  • На случай претензий опишите порядок действий — кому они передаются, в каком виде и в какие сроки. Это касается претензий с обеих сторон. Здесь тоже важно изучить судебную практику и самые частые причины разбирательств.

Чем вы рискуете, заключая договор: ТОП рисков и способы, как их избежать

Самый распространенный риск — выбор проблемного контрагента . Проверять бизнес-партнеров необходимо тщательно, т.к. здесь речь не только о прямых возможных потерях — отсутствие оплаты, задержка поставок, отказ возврата аванса и т.п., но и налоговый ущерб — снятие НДС и расходов. ФНС сейчас активно использует электронные сервисы, межотчетную сверку, встречные проверки.

Если ваш контрагент ненадежен, то вам грозит в лучшем случае запрос на целую кучу документов, в худшем — серьезные финансовые потери и доплата налогов.

Второй риск в нашем ТОПе — отсутствие у лиц, подписывающих договор, соответствующих полномочий . По умолчанию только директор имеет право бесспорно подписывать документы от имени компании. Другие сотрудники получают такое право путем выдачи соответствующей доверенности или на основании приказа. В договоре необходимо указать основание, по которому то или иное лицо его пописывает.

Пример преамбулы договора: ООО «Спутник», в дальнейшем именуемое Поставщик, в лице коммерческого директора Иванова И.И., действующего на основании доверенности № 456 от 01 февраля 2022 года, и ООО «Петров и Ко», именуемое в дальнейшем Покупатель, в лице менеджера Сидорова С.С., действующего на основании Приказа № 6 от 31 декабря 2022 года.

У предоставленных полномочий есть границы и сроки. Допустим менеджер может подписывать договор, но не имеет право вносить в него изменения, а его доверенность действует только 1 месяц.

READ
Список отделений ПФР в Липецкой области

Доверенность должна содержать данные о доверителе и доверенном лице, иметь номер и дату, срок действия.

Очень часто документы, связанные со сделкой — соглашения, протоколы разногласий, переписка и другие, теряются или дублируются . Чтобы этого избежать необходимо создать удобный архив документации .

Снизить риски работы с договорам позволяет СЭД .

В чем же плюсы СЭД?

Первый этап автоматизации — подготовка договора . Сперва создается проект или типовой бланк, на основе которого будут формироваться все последующие договоры. На этом этапе вам нужно будет указать тип договора, стадию работы, сроки и суммы платежей, а также всех ответственных лиц для его согласования и подписания.

Согласование договора является ключевым этапом при автоматизации электронного документооборота. В первую очередь, этот процесс должен быть основан на положении о договорной деятельности, включающем в себя список уполномоченных лиц, последовательность в движении договора и сроки его согласования.

На этом этапе система автоматически рассчитывает маршрут движения договора. Для этой работы СЭД использует матрицу согласования и визирования, с помощью которой система определяет документ по таким признакам как вид договора, ответственные лица, тип контрагента и т.д.

При ручном ведении договора время на его конечное утверждение равняется тому времени, которое требуется для утверждения каждым из ответственных лиц или отделов. Согласование договоров при помощи СЭД автоматизирует этот процесс и рассылает требующий утверждения договор по всем согласующим сотрудникам одновременно или в той последовательности, которая необходима. Это значительно упрощает процесс согласования.

После учета и внесения всех предложенных исправлений, договор снова выходит на тот же цикл согласования. Как только документ согласован, он отправляется на утверждение руководителю организации.

Поддержка работы с электронной подписью и интеграция с Диадок позволяет максимально ускорить подписание договора вашим контрагентом.

Подводя итоги, можно сказать, что автоматизация договорного документооборота делает работу с договорами максимально удобной и эффективной, значительно сокращает время работы с каждым из них и повышает уровень безопасности работы с документами.

Кроме того, система электронного документооборота предполагает и создание электронного архива , модуль которого входит в СЭД. Управлять документами и согласованиями становится просто, удобно и прозрачно.

Для этого подойдет СЭД EnDocs Cloud . Вот только несколько ее преимуществ:

  • Информация удобно систематизирована — на каждый договор существует своя карточка со всеми основными данными;
  • Сроки согласований контролируются, а о дедлайне вам напомнить оповещение на e-mail;
  • Перемещение документа фиксируется — ответственное лицо всегда в курсе, у кого находится договор;
  • Можно настроить маршруты согласования, по которым должен пройти договор;
  • Вы сможете формировать аналитические отчеты о проведенных согласованиях;
  • Вы можете подписывать договоры электронной подписью, в т.ч. через Диадок;
  • Благодаря интеграции с 1С, все согласованные договоры передаются в вашу программу 1С.

EnDocs Cloud — это не только сервис для работы с договорами, но и электронный архив . В нем все документы хранятся в виде сканов или в электронном формате. Их можно удобно группировать, собирать в подборки, распечатывать, пересылать, скачивать и т.д.

READ
Аренда и найм квартиры

С документами могут работать сразу несколько сотрудников, даже если они находятся на удаленке.

8 этапов договорной работы

В статье Создаем регламент договорной работы мы обсудили принципы организации договорной работы в организации и риски, которые возникают при работе с документами. Какие этапы проходит договор при подготовке, кто должен согласовывать работу и на что нужно обращать внимание при проверке контрагентов — читайте в продолжении статьи, подготовленной на основе практического курса преподавателя Русской Школы Управления, юриста, тренера-консультанта в сфере права Юлии Межниковой.

1 этап: инициатива заключения договора

Подразделение, сотрудник-инициатор заключения договора или специалист по договорной работе взаимодействуют с представителями контрагента. В процессе подготовки обе стороны начинают обсуждать технические условия.

Если вы занимаетесь подготовкой:

Обоснуйте необходимость и целесообразность заключения договора.

Разработайте первоначальный проект документа: возьмите за основу вариант договора, полученного от контрагента, или используйте типовой шаблон основных заключаемых договоров, уже прошедший проверку.

Согласуйте условия с контрагентом.

2 этап: определение основных условий

Как правило, на этапе определения условий проходит много встреч с контрагентами. Это нужно, чтобы достигнуть компромисса. Во время переговоров стороны обсуждают условия сотрудничества, обмениваются своими вариантами описания условий и деталей реализации документа, согласуют цену и порядок расчетов.

Перед встречей внесите в проект договора семь важных условий:

Краткую характеристику договора (поставка, оказание услуг или другой вид работ).

Наименование сторон (например, крупные холдинги могут состоять из большого числа юридических лиц).

Предмет договора (результат, ради которого прилагаются усилия).

Цену или условия расчетов.

Ответственность за неисполнение.

Сроки и дополнительную информацию.

3 этап: проверка контрагентов

Компания несет ответственность за последствия работы с недобросовестным бизнес-партнером. Вы должны проявлять осмотрительность — ваша ошибка может привести к проблемам с ФНС и обвинениям в получении необоснованной налоговой выгоды. Кроме того, сотрудничество с непроверенными контрагентами часто приносит убытки из-за срывов договоренностей или обмана.

Проверяйте наличие документов, подтверждающих легитимность и законность деятельности партнера. Поищите информацию в открытых источниках о добросовестности потенциального контрагента.

Стандартный перечень документов для досье контрагента

  • Копия выписки из ЕГРЮЛ (ЕГРИП) со свежей датой. Если вы проводите сделку с недвижимостью или крупным активом — не старше 10 дней.
  • Копия устава (обязательно). В нем указаны полномочия руководителя, все положения о заключении и одобрении крупных сделок, риски признания сделок недействительными и другие важные аспекты.
  • ИНН/ОГРН.
  • Протокол назначения генерального директора. Этот документ подтверждает полномочия действующего руководителя.
  • Копия доверенности на иных лиц.
  • Копия лицензии на деятельность.
  • Бухгалтерская отчетность, налоговая декларация. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» исключил их из перечня документов, содержащих коммерческую тайну.
  • Письменное согласие на предоставление персональных данных, копии паспорта ИП.
  • Сведения о наличии необходимых активов, ресурсов, квалифицированного персонала.

Читайте также нашу статью о 17 бесплатных сервисах для проверки контрагента. Смотрите также: Как проверить контрагента

4 этап: доработка текста договора

На этом этапе сформулируйте существенные и дополнительные условия, состав дополнительных документов, проработайте вопрос подписания договора (кто будет визировать — первое лицо компании или кто-то по доверенности), внесите положения об ответственности и досрочном расторжении.

5 этап: согласование

Круг согласующих лиц организация назначает самостоятельно, причем он может меняться в зависимости от вида договора. Любой договор обязательно рассматривают:

  • Финансовые службы.
  • Юристы.
  • Служба безопасности (при ее наличии). Она проверяет репутацию контрагента и его способность выполнить обязательства по договору.
  • Руководитель.

Составьте лист согласования, который будут визировать все службы и сотрудники, привлекаемые к процессу. Внесите в лист пять обязательных пунктов:

READ
Установление юридических фактов: что это значит

Обоснование необходимости составления договора.

Обоснование выбора контрагента.

Краткую информацию о контрагенте и предмете договора, сумму, порядок расчета.

Срок согласования для каждого подразделения.

Пояснительную записку с дополнительной информацией.

Лист согласования также должен содержать:

  • ФИО, должность и отдел ответственного исполнителя.
  • Визу ответственного исполнителя.
  • Визы руководителей ответственного исполнителя.
  • Вид документа (договор, допсоглашение).
  • Наименование контрагента.
  • Список визирующих лиц.
  • Дату поступления на визирование и обратно.

Подготовленный проект договора подлежит обязательному согласованию — его визируют структурные подразделения и ответственные сотрудники. Визирование должно занимать не более одного рабочего дня (8 часов), для сложных договоров большого объема — не более двух дней (16 часов). Свои замечания визирующее подразделение отмечает на листе согласований, записывает на отдельном листе, чтобы приложить к проекту договора.

После устранения замечаний исполнитель должен снова получить визу структурного подразделения. Если исполнитель не согласен с замечанием, решение о его исключении принимает лицо, уполномоченное заключать договоры от имени компании.

Смотрите также: Договорное право. Предмет, условия договора

6 этап: подписание договора уполномоченным лицом и передача контрагенту

Передайте согласованный проект договора вместе с листом согласований и обоснованием на подписание сотруднику, который уполномочен заключать договоры. После этого отправьте документ на подпись партнеру.

Зарегистрируйте подписанный обеими сторонами оригинал договора: присвойте номер и внесите сведения о нем в реестр договоров.

Подписанный договор для передачи контрагенту передается ответственному исполнителю под расписку. Обязательно оговаривайте сроки подписания договора и возврата экземпляра подписанного документа.

Важно: договор вступает в силу с момента подписания сторонами.

Реестр договоров

Картотеки с договорами и актами должны быть наглядными для удобства использования. При заключении договора внесите в реестр следующие сведения:

  • Регистрационный номер.
  • Дополнительный номер (номер контрагента).
  • Дату договора.
  • Наименование контрагента.
  • Предмет договора.
  • Срок действия.
  • Ответственное подразделение (исполнитель).
  • Цена договора.
  • Наличие приложений.
  • Кто подписал договор.

7 этап: контроль за исполнением

В регламент договорной работы в составе обязанностей внесите контроль исполнения уже заключенного договора. Эту же обязанность отразите в положении о структурном подразделении, трудовых договорах и должностных инструкциях сотрудников, отвечающих за сопровождение договоров и взаимодействие с контрагентами. Уточните критерии, при наступлении которых сотрудники подразделения обязаны известить юридический департамент и финансовую службу (например, просрочка исполнения обязательства и возникновение дебиторской задолженности, изменение нахождения контрагента).

Дополнительно включите в регламент процедуру выборочного или постоянного контроля за исполнением договора со стороны юридического подразделения в зависимости от суммы договора, сложности сделки, длительности сроков исполнения и других важных факторов.

Задачи ответственного сотрудника

  • Контроль исполнения договора.
  • Направление копии договора в другие подразделения и бухгалтерию, обеспечение исполнения договорных обязательств по срокам, объему и качеству.
  • Мониторинг действующих договоров, решение вопросов исполнения обязательств, оплаты, своевременного продления, разрешения конфликтов.
  • Информирование финансового и юридического отдела при возникновении дебиторской задолженности или других проблем неисполнения договора (в течение одного рабочего дня).

8 этап: хранение

Регистрация договоров ведется в отдельных журналах, реестрах. Минимальный срок хранения — 4 года, после чего договоры сдаются в архив. Копии и подлинники выдаются на основании запроса, заверенного руководителем структурного подразделения.

Схема работы с договором в электронном виде

Создание проекта договора в электронном виде и учет его в системе управленческого учета.

Предварительное рассмотрение проекта договора в электронном виде (выполняется в случае необходимости).

Визирование проекта договора в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи.

Подписание проекта договора с использованием электронной цифровой подписи.

Регистрация договора в электронном реестре.

Передача договора в электронном виде для регистрации в системе управленческого учета.

READ
Как получить гражданство Эстонии

Преобразование подписанного договора в электронном виде в бумажный договор, подписание договора всеми сторонами, простановка печатей.


Развивайтесь вместе с нами, учитесь в удобном формате в любое время и в любом месте! Посмотрите каталог наших учебных программ. Светлана Щербак Автор медиапортала Русской Школы Управления

Специалист договорного отдела: как организовать договорную работу в компании

Договор — письменное соглашение лиц, устанавливающее, изменяющее или прекращающее взаимные права и обязанности. Он содержит условия, особые для каждого вида договорных обязательств и указанные в ГК РФ. В некоторых случаях для возникновения договорных отношений достаточно только счета, оформленного в виде оферты.

Договорная работа в организации — цикл мероприятий, состоящий из заключения договоров и их исполнения. Деятельность регулируется законами и внутренними нормативными актами, которые отвечают за правильную подготовку и оформление документации, а также согласование условий с контрагентами.

За создание договора обычно отвечает отдел сбыта. Иногда ради выполнения функций создается подразделение со специалистами договорного отдела.

Как правильно составить договор

Перед встречей внесите в проект договора:

  • краткую характеристику и вид договорного обязательства;
  • наименования сторон;
  • предмет договора;
  • цену и условия оплаты;
  • ответственность за нарушение условий договора;
  • сроки выполнения и дополнительные сведения;
  • список ответственных лиц.

Специалист договорного отдела поможет не наломать дров. Если его нет, не допускайте следующие ошибки:

  • не копируйте договор бездумно, проверяйте, не противоречат ли условия документа текущим обстоятельствам;
  • проверяйте срок действия договора — он не всегда равен сроку действия обязательств;
  • не обменивайтесь документами по электронной почте — так вы не соблюдаете письменную форму;
  • отсутствие доверенности у вас или другого ответственного лица может привести к лишним спорам.

Этапы договорной работы в организации

Заключение договора проходит через шесть стадий.

  1. От одной из сторон исходит инициатива заключения договора. Она обосновывает необходимость оформления сделки и ее цели.
  2. Устанавливаются условия сотрудничества, цена и порядок оплаты, достигается компромисс между сторонами.
  3. Проверяется, насколько добросовестный бизнес-партнер. Ошибка приведет к проблемам с ФНС, срыву договоренностей или обману.
  4. Договор дорабатывается: уточняются условия, составляются списки дополнительных документов, уточняется процесс визирования.
  5. Изучение договора финансовой службой, юристом и руководителем.
  6. Подписание договора, присвоение номера и занесение сведений в реестр договоров.

Дополнительный пункт — преобразование подписанного электронного договора в бумажный договор, простановка печатей.

Типовые формы договоров

Типовая форма договора — шаблон, основанный на образце из справочно-правовой системы. Он ускоряет работу менеджеров и специалистов договорного отдела, дает правовую и финансовую безопасность, упрощает работу с клиентами и партнерами. Предприниматели не создают каждый раз документ заново, а лишь немного его корректируют.

Уменьшаются издержки, появляется полное понимание условий сотрудничества, повышается прибыль в результате роста общих показателей эффективности. При возникновении спора типовой договор дает больше доказательств сторонам, не «размываются» их права и обязанности.

Какие нормативные документы регламентируют договорную работу

Договорная работа в организации основывается на действующем законодательстве и локальных нормативных актах — регламентах. Эти акты описывают:

  • подготовку проекта договора;
  • проверку контрагентов;
  • порядок подписи договоров;
  • организуют их исполнение;
  • контролируют выполнение;
  • учитывают возможные претензии и иски;
  • устанавливают специфику хранения.

Если условие не определено сторонами в договоре, отношения сторон определяются обычаями делового оборота.

Локальные акты носят как комплексный характер, так и отражают часть стадий. Чрезмерная детализация стадий рождает правила, которые не используются. Корпоративные акты утверждает руководитель.

Рекомендуем

Курс охватывает весь спектр вопросов, связанных с договорной работой, предусматривает изучение всех этапов договорной работы от создания договора, до исполнения договорных обязательств. Программа имеет практическую направленность в подготовке специалиста договорного отдела.

Ссылка на основную публикацию